淺析利用ERP系統(tǒng)實施企業(yè)內(nèi)部控制利弊

關(guān)曉麗

摘要：隨著市場競爭體制的不斷完善，企業(yè)之間的競爭壓力也不斷提升，現(xiàn)代企業(yè)為提升自身的競爭實力，逐漸嘗試對高科技信息技術(shù)進行有效地運用，ERP系統(tǒng)作為能夠?qū)ζ髽I(yè)現(xiàn)有資源進行充分挖掘利用，保證企業(yè)正常運行，提升企業(yè)整體效率的現(xiàn)代信息化技術(shù)，將其應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)核算中，對提升企業(yè)財務(wù)核算能力具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)；內(nèi)部控制

中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-0000-01

傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制手段具有很大的局限性，如果不進行改革，不僅會制約企業(yè)運營管理效益的提升，也會阻礙企業(yè)經(jīng)濟效益和發(fā)展目標(biāo)的順利實現(xiàn)。其局限性主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

一、難以對全業(yè)務(wù)范圍進行有效內(nèi)部控制。如今，很多企業(yè)都設(shè)置了內(nèi)控制度與措施，但是，只針對部分重點業(yè)務(wù)板塊，例如，物資管理系統(tǒng)或財務(wù)系統(tǒng)等。有的盡管覆蓋的范圍比較廣泛，然而，由于各業(yè)務(wù)板塊彼此獨立，無法實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致很多資源重復(fù)和浪費。

二、全業(yè)務(wù)內(nèi)部控制難度較大。一般來說，以往的企業(yè)內(nèi)控制度只注重事中、事后控制，是企業(yè)的“消防員”。對于事前控制并不重點關(guān)注，導(dǎo)致后續(xù)各環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)問題。更重要的是，由于缺少計算機信息管理系統(tǒng)，內(nèi)控各環(huán)節(jié)的信息和數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)共享，導(dǎo)致內(nèi)控難度很大。

三、企業(yè)管理人員素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)的人工內(nèi)控，由于受到管理人員的主觀因素影響，在內(nèi)控實踐中，難以完全逾越人情障礙。不少內(nèi)控人員在工作過程中，因為“抹不開面子”、“躲不開人情”，往往就在半遷就中放棄了原則，另外，由于疏忽、紕漏等，也會使內(nèi)控不可避免地出現(xiàn)一些錯誤或問題。這些都影響了企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量。

四、人工內(nèi)部控制效率低下。建立內(nèi)部控制的企業(yè)，一般規(guī)模都比較大，經(jīng)營項目比較過，甚至?xí)卸鄠€子公司，各類數(shù)據(jù)信息不僅量大，而且非常龐雜。如果憑借人工進行提取、傳輸和校驗等，將會耗費大量的人力、物力和財力，難以及時地發(fā)現(xiàn)和解決問題。

從上述可以發(fā)現(xiàn)，利用傳統(tǒng)的內(nèi)控手段，將無法實現(xiàn)全面有效的內(nèi)控。目前，信息科技已經(jīng)逐漸滲透到社會經(jīng)濟的各個方面，并在很多行業(yè)中成為重要的生產(chǎn)力。基于信息科技手段的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning， ERP），集成了系統(tǒng)化的管理思想，現(xiàn)已在很多企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。如果利用ERP來進行企業(yè)全面內(nèi)控，將能有效提高內(nèi)控效率，促進內(nèi)控工作順利進行。

筆者所在單位利用ERP系統(tǒng)實施內(nèi)控實踐結(jié)果表明，ERP在企業(yè)內(nèi)部控制方面，具有如下突出優(yōu)勢：

（一）借助ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)全業(yè)務(wù)內(nèi)控

ERP系統(tǒng)集成了企業(yè)經(jīng)營活動所涉及的全部業(yè)務(wù)，例如，財務(wù)、資產(chǎn)、項目、生產(chǎn)維護、采購、物料、人力資源等，是企業(yè)實施內(nèi)控的良好平臺。它通過整合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)，對企業(yè)資源進行優(yōu)化配置，來幫助企業(yè)實現(xiàn)高效化的經(jīng)營。ERP系統(tǒng)的控制范圍與《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的控制范圍基本相符，通過它可以對企業(yè)經(jīng)營管理的各環(huán)節(jié)進行控制，避免了內(nèi)控平臺的重復(fù)建設(shè)和資源浪費。

（二）利用ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)業(yè)務(wù)全過程控制

ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢就是能對業(yè)務(wù)進行事前、事中、事后全過程控制，避免了傳統(tǒng)內(nèi)控只重視事中、事后控制的不足。ERP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)發(fā)生前，通過預(yù)算控制來分解企業(yè)整體目標(biāo)，將其分為具體控制項目和明確控制標(biāo)準(zhǔn)，然后，通過細分進行層層落實，從而將責(zé)任明確到人，確保了后續(xù)事中的有效執(zhí)行；依據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)及員工崗位職責(zé)，進行授權(quán)控制，每個層級的員工只能憑借相應(yīng)的操作權(quán)限進行信息查詢，無法進行越級或非法操作，所有的業(yè)務(wù)只能由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行，這樣將會有效保證信息數(shù)據(jù)的安全性。在業(yè)務(wù)發(fā)生時，也就是事中過程，ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作控制將對不合規(guī)的業(yè)務(wù)操作，與預(yù)算目標(biāo)進行比較之后，予以自動拒絕或提請授權(quán)機構(gòu)決策。在業(yè)務(wù)發(fā)生后，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析控制能夠?qū)Πl(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，進行自動核對，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，就將其自動提交至監(jiān)管部門。ERP系統(tǒng)可定期比較企業(yè)實際績效與計劃目標(biāo)，對各項工作進程是否合規(guī)進行監(jiān)控；ERP系統(tǒng)風(fēng)險評估控制能對業(yè)務(wù)全過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進行定期搜集，然后根據(jù)風(fēng)險模型自動進行計算分析，并生成企業(yè)風(fēng)險評估報告。

（三）ERP系統(tǒng)能有效解決人工控制的不足

ERP系統(tǒng)以計算機和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，進行信息處理和傳輸工作，能夠大大提高工作的效率和準(zhǔn)確性，克服人為因素的干擾，保證內(nèi)部控制結(jié)果客觀、公正、公平。而且，所有的操作記錄都可以定期保存，以供查詢和監(jiān)督。

（四）ERP系統(tǒng)內(nèi)控高效準(zhǔn)確

利用ERP系統(tǒng)，可以快速提取、傳輸和校驗等內(nèi)控相關(guān)數(shù)據(jù)，而且，由于其具有統(tǒng)一的操作流程和量化的控制目標(biāo)，可以有效杜絕錯誤或舞弊，從而提升了企業(yè)內(nèi)部控制的效果與質(zhì)量。

盡管ERP系統(tǒng)具有顯著的優(yōu)勢，但是，由于其只是企業(yè)進行內(nèi)部控制的一種輔助手段，并不能完全取代人工，而且，在設(shè)計過程中，由于受到各種因素的制約，其本身尚存在一定的問題與不足，例如：

1.數(shù)據(jù)信息的安全性問題

網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，雖然計算機自身具備防火墻等安全防護功能，但仍然會不可避免地受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等的入侵或攻擊，嚴(yán)重者甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失或被破壞，給企業(yè)帶來很大的損失。在使用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)部控制的時候，企業(yè)管理人員一定要重視系統(tǒng)及信息的安全性問題，加強對員工的信息安全教育，通過安全防護軟件和系統(tǒng)安全設(shè)置，以及定期安全檢查，來切實保證系統(tǒng)的安全性。

2.控制成本問題

企業(yè)利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)部控制，相較于人工控制，其控制成本講會有一定的提高。同時，還要定期對ERP系統(tǒng)進行更新，以使其與企業(yè)經(jīng)營管理保持一致，這也會增加維護成本。

3.局限性問題

ERP系統(tǒng)功能雖然強大，適用性也非常高，但并非是只有擁有了ERP系統(tǒng)，企業(yè)就可以高枕無憂。在具體的生產(chǎn)實踐中，企業(yè)的內(nèi)部控制目標(biāo)會有很多，其中一些不能進行量化，還有一些無法通過計算機程序進行模擬。因此，必須要將EPP系統(tǒng)于其他有效控制手段進行融合使用，以保證內(nèi)部控制結(jié)果的有效性。

綜上所述，企業(yè)利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)部控制，優(yōu)勢非常顯著，是企業(yè)內(nèi)部控制進一步完善的標(biāo)志。企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的時候，需要結(jié)合企業(yè)的實際情況，具體分析ERP系統(tǒng)的利弊，做到揚長避短。在使用過程中，還需要根據(jù)市場和企業(yè)內(nèi)部情況變化，及時對ERP系統(tǒng)進行調(diào)整，使其更好地幫助企業(yè)提升管理效益，增強企業(yè)的核心競爭力。