區域檔案信息資源共建共享的協同機制研究

吳加琪

摘 要：檔案信息資源共建共享對建設檔案資源體系和利用體系具有重要作用，建立協同機制可促進區域檔案信息資源共建共享目標實現，協同機制主要包括管理協同、資源協同、技術協同、利益協同和主體協同。

關鍵詞： 共建共享；檔案；協同機制

Abstract： Archives information resources construction and sharing plays an important role in archives resources system and use system， establishing a coordination mechanism may promote regional archival information resources construction and sharing， collaborative mechanism mainly includes collaborative management， collaborative resource and technical collaboration，benefit collaborative and body collaborative.

Keywords： Construction and Sharing；Archives；Coordination mechanism

檔案信息資源共享是檔案服務利用的重要途徑，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統對接，實現資源共享”[1]，由于資源、技術、資金、人才等諸多因素的制約，由檔案部門單獨開展區域內檔案共享難度較大，因此多地提出檔案信息資源共建共享（下文簡稱檔案共建共享）的理念，浙江省在全省各地大力推進檔案共建共享工作，并取得了階段性成果。在現有檔案管理體制下，區域內檔案信息資源分散保管在跨行業系統各單位中，建立檔案共建共享協同機制可保證多元主體共同參與建設，節約工作成本，最終實現區域檔案信息資源的共享，建立有效的區域檔案信息資源體系和利用體系。

1 管理協同

1.1 建立協同法規制度。檔案共建共享的法規制度是規范各單位協同開展檔案信息建設和共享的基本依據，隨著檔案整合和共享工作的深入推進，相應的政策和制度建設也在逐漸建立和完善，2014年7月23日，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，明確提出要“積極推進館室一體化、館際一體化建設，提升檔案共建共享水平”[2]，海寧市兩辦發文《關于開展檔案共建共享利用工作的通知》，檔案局向各單位發出《關于整理數字檔案管理系統數據庫的函》對區域檔案共建共享的具體工作進行規范。上述政策和規章是對區域檔案共建共享工作的導向性及指導性文件，今后仍需檔案部門努力將相關措施上升到法規制度層面，提升其強制性。同時，為確保區域檔案共建共享工作規范有序地開展，應進一步加強檔案共建共享相關法規制度的研究，對各參與單位的權利和義務、檔案信息的采集整理、共享交換、信息安全及個人隱私保護等做出具體規定，為檔案共建共享協同開展營造良好的制度環境。

1.2 成立協同管理機構。當前區域內檔案信息資源由各行業系統單位自行管理，在推進區域檔案共建共享工作中，各地主要采取由檔案行政管理部門全面負責區域檔案共建共享工作的模式，由于未建立協同管理機構，僅憑檔案部門自身的力量開展區域各單位檔案共建共享工作存有困難，如海寧市檔案共建共享工作中，“針對部分單位檔案門類多、數據庫龐大，對納入工作有畏難情緒的情況，局領導親自上門做好協調工作”[3]，而建立協同的管理機構可以更合理有效地推進檔案共建共享工作。可由各地檔案行政管理部門牽頭，會同民政、衛生、教育、勞動和社會保障等部門共同組建區域檔案共建共享工作協同管理的領導機構、執行機構和咨詢機構，實現區域內各單位檔案信息的建設與共享傳遞，在具體工作中承擔下述職責：制定檔案共建共享工作的法規、制度和政策；對區域各部門的檔案信息的篩選、清洗和規范，確定共建共享的檔案信息范圍；建立統一的技術標準、業務規范、數據目錄交換體系等；建立和完善區域檔案共建共享的系統平臺；統籌協調各參與主體的工作和利益；加強各單位的監督、評估、績效考核；組織各參與單位工作人員的培訓等。

2 資源協同

2.1 信息資源的協同整合機制。要實現區域檔案共建共享的目標，需要將區域內跨行業系統各單位檔案全面共享，但當前檔案信息分散在各職能部門的日常業務系統中，由各保管主體負責開展，“信息孤島”效應明顯。部分地區檔案共建共享主要是整合區域內綜合檔案館的檔案資源，如湖州市建設“湖州市數字檔案資源共建共享工程”將下轄三縣兩區及市本級6家國家綜合檔案館檔案資源整合，實現“資源自建、信息共享、異地查檔、跨館出證”的目標[4]， 因此并未充分實現區域內相關檔案資源的整合，同時檔案的內容直接關系到檔案的利用效果，當前綜合檔案館的館藏內容結構也決定了現有的檔案共建共享模式不能完全滿足現代社會有效利用檔案的需求。因此檔案共建共享工作一方面在綜合檔案館資源整合基礎上，應擴大檔案資源范圍，加強行業系統檔案數據的融合，此外，應重點將檔案內容建設納入共建共享體系，以關注民生為導向，將分散在各系統行業的涉民檔案信息進行整合，建立起滿足民眾需求的區域檔案共建共享資源體系。

2.2 人力資源協同建設機制。區域檔案共建共享工作參與單位多、檔案類型多樣化、技術要求高，這些都對人力資源的結構提出了更高的要求。應建立滿足檔案共建共享工作的各類不同層次、不同能力及不同崗位要求的專業型人才隊伍，重點加強高級管理型、信息技術型、協調溝通型和具體操作型等相關人才的引進和培養。信息環境在不斷發展變化，為促使區域檔案共建共享工作形成長效機制，應加強對相關人員的培訓，通過舉辦各類業務工作培訓班、不同檔案部門之間的學習交流等形式，加強對檔案共建共享知識的學習，提高現有人員的專業化水平。如海寧市在建設區域檔案共建共享工作中對不同行業系統、不同知識結構、不同業務層次的人員多次舉辦專題培訓，對共建共享工作的重要性、平臺建設和使用情況、具體業務操作進行培訓講解，培訓工作提升了相關人員對檔案共建共享工作重要性的認識，增強了凝聚力，為區域檔案共建共享工作提供了人才支撐。

2.3 財政資源協同配置機制。檔案共建共享是跨行業系統的綜合工程，區域檔案共建共享需要投入大量資金，如檔案信息硬件設備購置、配備專業技術人員及培訓、軟件平臺的建設和管理等，單純依靠檔案部門的財政力量是不夠的，各地政府應當成為共建工作資金投入的主體，要設立區域檔案共建共享和業務協同的專項財政資金，并納入各級政府的財政預算，如湖州市數字檔案資源共建共享工程項目由湖州市發改委立項，核定工程總概算為712.32萬元，用于建設數字檔案資源共建共享工程的制度標準和安全保障體系，互聯網、政務外網和專網等應用支撐環境及數字檔案資源接收、管理、保存和利用平臺等[5]。同時可爭取上級主管部門和本地合作設立共建共享的共建項目，爭取共建專項資金的投入。

3 技術協同

3.1 搭建檔案共建共享協同平臺。現代信息網絡技術快速發展，檔案共建共享工作應充分利用物聯網、云計算、大數據等新興信息網絡技術，對區域內檔案信息資源進行整合，構建區域檔案共建共享平臺，集成各單位不同類型的檔案平臺和數據、促使不同的檔案部門統一平臺操作、檔案各項具體業務基于平臺開展，最終實現跨系統行業檔案的深度整合共享，檔案共建共享平臺應實現以下功能的協同：

（1）平臺、數據及應用協同。平臺應以檔案的收集、整理、保管和服務利用的檔案基礎業務為依據，以方便社會各方面有效利用為目標，設計包含各類檔案信息平臺、數據庫及服務利用的一站式檔案共建共享平臺的整體架構。如麗水市檔案共建共享平臺包括四層結構：以云計算為核心的基礎平臺層，館藏檔案和室藏檔案2個大數據倉庫，智慧管理、智慧發布、智慧監管3個智慧操作系統，云檔案共享中心、物聯檔案超市、智囊檔案、民生檔案4個智慧應用體系架構[6]。

（2）管理和運行協同。在平臺運行過程中，各單位的職能應分工明確，共同維護平臺的運行，檔案行政管理部門負責平臺的統籌規劃、組織協調工作，如平臺的軟硬件構建、操作培訓、業務指導和運營維護等工作；各單位負責將本部門共建共享檔案的整理編目、將相關檔案信息資源提交上傳到平臺的應用系統，利用平臺智能化管理檔案，根據權限從平臺獲取相應的各類檔案資源。

（3）業務功能協同。檔案共建共享平臺在實現檔案的收、管、用等基礎業務的基礎上，各單位通過平臺應實現檔案辦公自動化、開展實時業務交流等，如檔案行政管理部門可通過平臺開展檔案管理文件發布、網上年檢、網上移交等工作，可對基層單位進行在線監督指導和業務監管，解答基層部門提出的各類問題。

3.2 建設檔案共建共享協同標準規范。統一的標準是區域內跨行業系統檔案信息共享和協同的基礎，區域內檔案資源由條塊分割的跨行業系統各單位建設和管理，數據庫結構、信息標準及運行機制等差異較大，異構信息系統造成各行業系統的檔案信息兼容性很低。為實現跨行業系統各類檔案信息共享，首先應加大現有檔案信息標準執行力度，如《電子檔案移交與接收辦法》《數字檔案管理與技術規范》等。同時應推動檔案信息共享標準規范建設，如檔案信息平臺體系建設規范、檔案數據標準及規范、檔案數據交換與共享資源目錄規范、開發信息中間件等。通過標準建設實現各部門獨立的檔案信息系統的互聯互通和檔案數據、系統及網絡的整合。

4 利益協同

4.1 約束與沖突協調機制。約束機制是利益協同機制的基礎，是用來規范各單位行動的相關約束規范，通過約束機制對檔案共建共享工作中各單位的責、權、利進行明確，確保參與主體的行為有助于實現檔案共建共享的目標，同時也保證了參與檔案共建共享工作的其他參與主體的利益，因此約束帶有強制性的特征，需要注意的是約束機制的目的主要是發揮正向激勵功能，而不是限制多元主體的發展。同時區域檔案共建共享參與主體復雜，涉及多個行業系統，運行過程中可能在系統、技術、思想觀念等諸多因素發生沖突，此時需要建立沖突協調機制，通過統一思想、建立溝通渠道、合理的利益分配等方式進行協調，保證共建共享工作的穩定推進。

4.2 利益協同分配和激勵機制。區域檔案整合共享工作中，檔案的內容構成、服務方式等都產生了較大的變化，因此可產生更多的經濟利益和社會利益。同時各參與單位在共建共享工作中因投入、壟斷信息共享服務等致使原有利益結構被打破，原來利益可能會出現增加、不變和減少三種情況，只有在利益增加的條件下，參與單位才有可能具有工作的積極性，其他兩種情況相關單位不會有動力開展共建共享工作，這就需要將利益在各參與主體間進行合理的分配和補償。應綜合考慮各單位的投入成本、貢獻度、承擔的風險及績效等因素對所得利益制訂分配補償方案。同時適當的利益激勵機制也可調動成員單位的積極性，可對各參與單位和工作人員采取物質或精神獎勵等方式調動各參與單位和工作人員的積極性，實現利益協同，如浙江省測繪資料檔案館大力推進區域檔案共建共享工作，實現含國土、民政、交通、水利、農業、林業、環保、公安、文物等41個省級部門和單位的251類數據資源的共建共享，形成了全省地理空間數據共建共享的長效機制，2016年1月18日，獲“全省檔案系統先進集體”稱號 [7]。

5 主體協同

檔案行政管理部門對區域內檔案工作具有指導職能，是區域檔案共建共享工作的組織者；區域內綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館和企事業檔案館集中管理著豐富的檔案信息，是區域檔案共建共享工作重要的參與者；跨行業系統的許多單位尚未設立檔案館，檔案資源由檔案室等類似職能部門自行管理，他們也是檔案共建共享工作的重要參與單位。此外，應將市場力量和民眾納入檔案共建共享的參與主體中，建立社會各方參與的主體協同機制。

5.1 市場機制有其自身的優勢，在檔案共建共享工作中引入市場機制，可充分利用市場中的資金、技術、人才及管理經驗，提升檔案共建共享的效率，節約投入成本，并真正體現社會共建、均等共享的內涵?？稍谝韵骂I域重視發揮市場的作用：如檔案共建共享平臺的開發、運行管理及后期維護；系統運行中的物聯網、云計算、大數據等信息網絡技術的研發；特色檔案數據庫建設及智慧型應用系統開發；檔案保管單位內紙質檔案數字化項目外包；以商業購買的方式直接在信息市場上獲取部分檔案數據等。

5.2 民眾是檔案共建共享工作的直接受益者，同時也應當是工作的重要參與者，在檔案共建共享的內容選擇、平臺建設、監督評估等各方面工作中都應當注重民眾作用的發揮，民眾的意見不僅是檔案共建共享工作的起點，同時民眾能方便、及時、全面、安全獲取檔案服務更是檔案共建共享工作的最終歸宿。如嘉興市檔案局館始終堅持“公眾參與、共建共享”，開展了“行進中的歷史記憶”“檔案連著你我他”“讓百姓走進檔案館”等系列活動，引導社會各界積極參與檔案事務，提升了檔案共建共享工作的效果[8]。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享理論及其實現機制研究”（2014-X-48）研究成果。

參考文獻：

[1]關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見.[EB/OL].[2014-05-02].http：//www.saac.gov.cn/.

[2]搶抓新機遇 開創新局面——中共浙江省委辦公廳 浙江省人民政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》[J].浙江檔案.2014（7）.

[3]海寧市檔案局三舉措扎實推進檔案共建共享利用工作.[EB/OL].[2015-12-20].http：//news.haining.gov.cn/

bmdt/201505/t20150504_430304.htm.

[4]湖州市建成檔案館信息資源共享平臺.[EB/OL].[2015-10-20]. http：//cs.zjol.com.cn/system

/2015/04/16/020606504.shtml.

[5] 我委已批復湖州市數字檔案資源共建共享工程項目.[EB/OL].[2015-12-20]. http：//fgw. huzhou.gov.cn/

index.php？controller=Show&action=Index&id=7731.

[6]朱悅華，王正媛.服務至上：科技挑起智慧檔案[J].中國檔案.2014（9）.

[7]浙江省測繪資料檔案館喜獲“全省檔案系統先進集體”稱號.[EB/OL].[2016-01-18]. http：//www.zjch.gov.cn

/art/2016/1/18/art_55_69615.html.

[8]浙江嘉興：讓老百姓享有更多更好的檔案服務.http：//www.tjdag.gov.cn/tjdag/wwwroot/root/template/main/zwxx/zhxx_article.shtml？navid=&id=14774.

作者單位：南京信息工程大學檔案館

來稿日期：2016-02-17