電子檔案管理存在的問題與改進對策

蘇伊

摘要：電子檔案管理是信息技術高速發展的必然產物，對于檔案管理工作者必須要與時俱進學習電子檔案管理的具體方法。本文首先分析了電子檔案管理中存在的主要問題，然后詳細討論了相應的解決對策，旨在為相關檔案管理工作者提供參考。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；管理對策

一、電子檔案管理中存在的主要問題

在檔案管理系統，電子檔案的管理方式已經取代了傳統的紙媒檔案管理方式，這種新的高科技的檔案管理方式來提高工作效率的同時，也引發了一些新的問題。其主要問題有以下五個方面，以是電子檔案管理規范的內容與電子檔案管理工作的匹配度較低，無法對其工作進行有效的指導和約束；二是電子檔案的管理軟件參差不齊，不利于不同檔案管理部門之間進行檔案調動工作；三是電子檔案的保存質量有待于提高，出現過檔案存儲磁盤消磁而無法讀取信息的案例；四是電子檔案的信息安全，在虛擬空間上的信息因為計算機操作失當而造成信息的銷毀，這嚴重影響了檔案管理的質量；五是檔案管理工作人員的職業道德素質和電子檔案從業能力有待于提高，傳統的檔案管理能力已經無法滿足當下電子檔案管理的需要。

二、電子檔案管理的改進對策

（一）制定科學合理的電子檔案管理規范

科學合理的電子檔案管理規范是解決當下電子檔案管理問題的關鍵。電子檔案的突出特點是信息含量大，信息分類清晰而明確，所以在電子檔案管理規范的制定過程中一定要將管理工作細化到每個環節，不論是檔案的建立與處理，還是檔案的保管與更新都要進行詳細的規定，從而能夠有效避免客戶信息的丟失或者信息錄入錯誤以及惡意篡改客戶信息，進而保證電子檔案的真實性。通過建立健全電子檔案管理規范，有效地對檔案管理的相關工作人員的工作行為進行約束，對檔案管理部門的職能進行有效限制，從而為電子檔案管理工作營造一個良好的環境。此外，為了能夠為檔案原件提供更好的保護，要優化電子計算機以保證軟件的兼容性，要完善網絡系統保密驗收方式以保證文件安全，要制定嚴密的密集電子文件的特殊管理規定，這樣能夠柜檔案文件的原始性和真實性以及安全性進行三維保障。

（二）統一電子檔案管理軟件

信息技術的飛速發展推進了檔案管理等信息化進程，與此同時，電子檔案管理軟件的升級不同步也成為電子檔案調動工作中的主要問題。為次，要對檔案管理軟件進行統一管理，在同一時期內，檔案管理系統的軟件要同同一種類型的同一個版本，從而能夠有效避免不同電子檔案管理系統中無法調入調出檔案的現狀。在具體的工作開展上，首先要有政府相關部門對檔案管理部門進行檔案電子化進程的監督，同時要有信息技術指導來指導其電子檔案管理軟件的學習；其次，檔案管理部門要對自己的檔案管理工作人員進行實時培訓，堅決杜絕一勞永逸的思想，要隨著軟件的升級而持續性地學習，樹立終身學習的理念。此外，要在具體的工作經驗當中分析決定，不同種類文件的規格和畫質要求，從而方面不同電子檔案系統進行文件交流，進而避免不必要的檔案電子文件格式轉換而增加工作量。

（三）提高電子檔案的保存質量

電子檔案的保存主要分為兩個層面，一是物理層面，即對電子檔案的光盤和磁盤等進行保存。這些光盤或者磁盤是有化學材料制成的，在不同的溫度和濕度以及磁場中會發生不同的化學變化，例如，高溫下容易變形，強磁場中會消磁，其結果都是一樣的，即磁盤信息無法讀取。為了提高電子檔案的保存質量，要對其物理環境進行保護，具體的保護方法可以參考光盤或者磁盤的使用說明書?？茖W技術和信息化程度的急速發展下，光盤和磁盤的材料也在發生變化，所以其所需要的適宜的物理環境也在變化，保存時要嚴格按照相應的說明書來進行。二是信息安全層面，即保護檔案文件免于黑客和電腦病毒的襲擊。互聯網在將信息在虛擬空間實現信息互通和共享的同時，也將大量信息暴露在公共空間，部門不法分子運用高科技手段盜取個人或者企業信息以威脅其安全。檔案管理部門要對檔案信息的安全進行全力保障，對檔案系統的文件傳輸技術和文件傳輸環境進行高度慮化和清潔。

（四）加強電子檔案的安全

第一，建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全性隱患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。第二，要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。第三，對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性， 也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

（五）提高檔案工作人員素質和能力

檔案管理工作者素質和能力是保證檔案信息工作安全開展的關鍵因素。在提高檔案管理工作者的職業素質方面，要提高其政治修養以增強其社會責任感，進而在具體的工作當中嚴謹細致；要提高其思想道德素質，從而有效避免檔案工作人員泄漏客戶信息以威脅客觀安全。在提高檔案管理工作者的職業能力方面，要提高其信息技術能力和圖片處理能力以及信息統籌等專業技能；提升其英語能力，尤其是計算機英語能力，這樣有利于其對電腦黑客發送的惡意軟件進行識別，對計算機系統的提示進行準確的分析并做出決定。

三、結語

相關的檔案管理部門也要對傳統的檔案管理方式進行革新，制定科學合理的電子檔案管理規范，統一電子檔案管理軟件以便于電子檔案在不同檔案管理中心的調出和調入，提高電子檔案的管理質量，加強對檔案管理工作者的業務能力培訓。全面建成小康社會，國家的各行各業都要提升一個層次，檔案管理部門也不例外，電子檔案管理工作的有效落實，有利于提升檔案管理工作的質量和效率，有利于各項工作的順利開展，從本質上符合全面建成小康社會的需要，是全面深化改革的踐行。

【參考文獻】

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