高職院校檔案管理信息化運用分析

黃春蓓

[摘要]由于檔案管理工作量大、繁雜，采用信息化技術在檔案工作中的運用，無疑能夠提升高職院校檔案分類、管理的效率。目前，已有較多高職院校在檔案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平臺開發了檔案管理系統。文章介紹已有系統的不同特點，并分析了如何根據各自檔案管理工作的需要選擇不同的開發平臺。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；高職院校

[DOI]101.3939/jcnkizgsc20162.7205

1引言

高職院校在近年來因教育教學改革需要、招生就業工作的日益繁雜，檔案文件日益增多，檔案的分類也更為精細化。作為檔案員，處理如此繁雜的檔案文件將費時費力。為此，加大信息化技術在檔案工作中的運用，無疑能夠提升高職院校檔案分類、管理的效率。

2各類信息化軟件在檔案管理中的運用

目前，各高職院校多基于不同的軟件平臺開發適合自身使用的檔案管理系統，之所以稱為管理系統，是因為它有登錄界面，有菜單，并且具備了增、刪、改、查功能。其中最為廣泛應用的軟件為Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等。

2.1Excel軟件在檔案管理中的運用

Excel辦公軟件是最為常見和使用最普遍的軟件之一，Excel在檔案管理上最大的優點是制作檔案管理目錄，然后根據內容查找檔案編號及頁碼。

多數高職院校在使用中多采用以下步驟建立數據庫，具體過程如下：

①先建立一個空表，表內按照各檔案文件分小表。②建一個文件包，包內再設置多個文件包（以各檔案文件命名）。③完成第1步操作后，登記文件，并將文件標題，時間等基本信息填好。再使用超鏈接將此文件與存放在文件包中的文件對應。

由于Excel軟件具有易學、易制作和便于管理等特點，為此得到了高職院校廣泛運用。然而，檢索條件過于單一及分類不便等問題是Excel軟件在檔案管理中的軟肋。

2.2VB+Access在檔案管理中的運用

Visual Basic是一種由微軟公司開發的模塊化的、結構化的、面向對象的、包含協助開發環境的事件驅動為機制的可視化程序設計語言。VB擁有快速應用程序開發（RAD）系統和圖形用戶界面（GUI），可以輕易地使用DAO、ADO鏈接數據庫，快捷創建Active X控件。

VB+Access檔案管理系統結合VB軟件能開展個性化設計及Access軟件便于管理的優點而設計。該管理系統主要完成系統用戶管理、檔案信息錄入及維護管理、檔案分類管理、檔案信息管理以及檔案信息查詢等。使用VB+Access作為數據庫，可使檔案管理系統更智能化，此外設計界面也更美觀、精巧。

2.3VB+SQL Server在檔案管理中的運用

Microsoft SQL Server 是一個全面的數據庫平臺，使用集成的商業智能（BI）工具提供了企業級的數據管理。VB+SQL Server對于開展檔案聯網錄入、查詢、管理具有較大優勢。運用該技術所創建的檔案管理系統基于檔案文件信息進行管理，同時掌握檔案文件的簡單信息，將有效降低檔案管理人員的工作負擔。結合VB和SQL Server實現了檔案管理、檔案文件分類查詢等功能。通過該管理系統，實現檔案信息管理的電子化，真正為檔案管理人員提供一個電子平臺。

2.4ORACLE在檔案管理中的運用

Oracle Database是甲骨文公司的一款關系數據庫管理系統。Oracle Database是在數據庫領域一直處在領先地位的產品。該數據庫系統是目前世界上流行的關系數據庫管理系統，具有良好的可移植性、使用方便等特點。此外，該數據庫是一種高效率、可靠性好的、適應高吞吐量的數據庫解決方案。

當前，在一些檔案數據繁雜、錄入信息量大的高職院校檔案部門中，會采用聯合WINDOWS NT網絡及VB開發工具進行的檔案管理系統。對于一些對檔案管理工作要求更細致的場合，還會在WEB服務器上用 IN-TRANET方式，開發檔案管理網絡系統，該系統模仿WINDOWS的資源管理器風格，使用查詢生成器，從而使整個檔案管理網絡系統的窗體風格保持一致。

2.5Myeclipse在檔案管理中的運用

Myeclipse，是基于Eclipse開發的功能強大的企業級集成開發環境。該系統提供了對UML、Ajax、擴展數據庫以及各種應用服務器的集成支持。

采用Myeclipse開發環境，結合高職院校檔案信息錄入及維護管理、檔案分類管理、檔案信息管理的需求分析，能開發出功能強大的檔案管理系統。該檔案管理系統具有操作簡便、靈活、實用、界面友好等特點。一般涵蓋如下功能：可實現對檔案資料進行有效的修改、錄入、刪除，根據文檔編號或文件名對符合條件的檔案文件進行編輯以及根據文檔編號或文件名對符合條件的檔案資料進行刪除，根據文檔編號或文件名查詢符合條件的檔案資料，同時具有打印查詢結果等功能。

2.6LabVIEW在檔案管理中的運用

LabVIEW是一種程序開發環境，由美國國家儀器（NI）公司研制開發，該開發環境類似于C和BASIC開發環境。NI為LabVIEW用戶提供了一個專門和數據庫鏈接的工具包：Database Connectivity。安裝好工具包后，Database Connectivity工具包的VI將會在函數選板的附加工具包列中出現。

從已有資料可見，已有高職院校利用LabVIEW的Register變量和分離鏈地址法實現了HashTable的檔案信息存儲功能，并有效開展檔案信息的快速搜索和樹形文檔組織結構的便利搜索。通過LabVIEW8x提供的類控制VI的訪問權限，可保護在設計檔案管理系統中不正確參數調用。采用LabVIEW平臺，結合NI的Database工具包設計的檔案管理系統，能方便實現對檔案文件的添加、刪除和修改功能。

使用NI所提供的數據庫工具包Database Connectivity只能操作數據庫，但是無法創建數據庫，因此需要借助第三方數據庫管理系統，如Access等來創建數據庫，但由于LabVIEW軟件有著很強的兼容性，檔案管理人員還可以很方便地將已編號的檔案管理系統嵌入到Access中使用。

3結論

已有較多高職院校在檔案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平臺開發了檔案管理系統。各開發平臺有著不同的特點，采用信息化技術在檔案工作中的運用，無疑能夠提升高職院校檔案分類、管理的效率。

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