淺談檔案管理信息化建設

周雪眉

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎的現(xiàn)代化管理方式被逐步應用到了各行各業(yè)的工作中，使管理工作的信息化建設成為了一種趨勢，這種趨勢主要體現(xiàn)在檔案管理工作中。信息化的檔案管理工作能夠讓檔案發(fā)揮出最大的利用價值，也能夠簡化工作人員的工作，提高工作效率。本文主要談一下檔案管理工作在信息化建設方面所存在的問題，并對如何建設好檔案管理信息化以及未來的發(fā)展趨勢進行闡述。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

檔案管理信息化建設是指利用現(xiàn)代信息技術作為支撐，將檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工模式轉變成智能化模式，使檔案管理工作逐步趨向于智能化、信息化、科學化、系統(tǒng)化、標準化，這是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，因此，研究檔案管理工作的信息化建設有重要意義。

一、目前檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化建設的設施不完善

在檔案管理信息化建設的過程中，需要應用到對檔案進行管理的軟件，這種軟件的開發(fā)和推廣直接決定了信息化建設的最終結果。進行這種軟件開發(fā)的人員對檔案管理工作的了解程度不夠，導致開發(fā)的軟件設施不能滿足檔案管理人員的需要。由此可見，為了提高檔案管理信息化基礎設施的質量，需要讓進行檔案管理工作的人員和從事軟件開發(fā)的人員共同研發(fā)，讓軟件基礎設施適用于檔案管理工作的各項業(yè)務。

目前我國進行檔案管理的信息系統(tǒng)還無法真正的實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，檔案資源無法共享，除此之外，國家檔案管理機構、企業(yè)檔案管理部門、事業(yè)單位檔案管理部門、各高校檔案管理部門等用于檔案管理的軟件設施不完全一樣，各種軟件之間通用性較差，使得檔案資源不能夠協(xié)調，我國目前這種不完善的軟件基礎設施嚴重制約了檔案管理信息化建設的發(fā)展。

（二）相關法律法規(guī)落后

在推動檔案管理信息化建設的過程中，需要有相關法律法規(guī)作為保障，加快法制化建設的步伐，提出較為成熟的立法建議，并配之以完善的行政規(guī)章。而目前，我國檔案管理工作在這方面的工作還存在著一定的問題，主要表現(xiàn)為：首先，現(xiàn)有的檔案法規(guī)的約束性較低，很多需要注意的問題并沒有在法規(guī)中體現(xiàn)出來，法規(guī)內包含的懲戒措施力度太小，導致人們忽略其法律效力。其次，社會更新?lián)Q代速度太快，檔案之間的關系也在不斷的發(fā)展變化，需要定期對法律法規(guī)進行修改，并及時廢止不合時宜的法規(guī)。最后，在信息化法制的建設過程中，缺乏保障信息安全的法律條例，這導致檔案資源的安全性無法保障，存在著安全性隱患[1]。

（三）存在信息安全問題

檔案管理工作信息化建設是讓檔案記錄在互聯(lián)網(wǎng)上，通過多媒體電子技術實現(xiàn)對檔案的整理、排序，檔案管理工作的信息化可以實現(xiàn)小空間、海量存儲的目標，具有方便、快速、高效的特點，但同時，這種完全依賴于網(wǎng)絡的信息化建設也存在著信息安全的問題。比如說，檔案管理工作完全依賴于網(wǎng)絡，一旦網(wǎng)絡出現(xiàn)癱瘓，或者電腦遭受病毒入侵，就會導致信息丟失、文件被毀，一些機密的檔案會被黑客盜走或任意篡改等等，由此可見，檔案管理信息化建設的過程中存在著信息安全問題。

（四）領導重視程度不夠、員工專業(yè)素質低

無論是國家、企業(yè)、事業(yè)單位，還是高校的領導都將工作重心放在了提高經(jīng)濟效益上面，而忽視了檔案管理工作的中心地位。在每一個單位幾乎都存在著檔案管理部門，但是由于單位領導的重視程度不夠，從而對檔案管理工作的經(jīng)費投入不足，無法引進先進的檔案管理信息系統(tǒng)，使工作人員對檔案的管理工作難以開展。除此之外，領導的重視程度低，導致工作人員在進行檔案管理工作時一直處于被動的狀態(tài)，員工在工作中缺乏一套完整的領導體系作為引導，使他們的檔案管理工作一直處在復雜以及繁瑣的狀況之中。

從事檔案管理工作的員工缺乏專業(yè)素質、學習能力差也會阻礙信息化建設，如果單位引進先進的信息技術，他們無法快速掌握使用技巧，甚至在使用的過程中會出現(xiàn)錯誤，這會嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。同時，缺乏專業(yè)素質的工作人員對待工作的熱情和積極性相對較差，他們對待檔案管理工作的觀念也相對滯后，思想上做不到與時俱進，工作人員之間缺乏對檔案管理工作的經(jīng)驗交流、方法總結，由此可見，先進的信息化建設理念無從談起[2]。

二、如何做好檔案管理信息化建設工作

（一）建立高效率的信息管理系統(tǒng)

一套高效率的信息管理系統(tǒng)是檔案管理工作的核心內容。在檔案管理信息化建設的過程中，需要配置一個高效統(tǒng)一的數(shù)字化軟件設施，在此基礎之上，建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作的所有步驟都在網(wǎng)絡上進行，借助多媒體電子技術的功能實現(xiàn)檔案資源的自動轉換、檢索、存儲、查詢等過程，并將檔案進行一體化管理。除此之外，完整的信息管理系統(tǒng)還需要借助后臺數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)掃描技術以及數(shù)據(jù)的壓縮技術，將所有的數(shù)字信息、聲音信息、視頻信息存儲在電子檔案中，建立起規(guī)范化、信息化的電子檔案。

（二）定期對檔案管理的工作人員進行培訓

信息化的檔案管理工作需要較強的技術性，由于我國科技水平發(fā)展的速度非常快，帶動著多媒體電子技術更新?lián)Q代速度也變得非常快，因此，為了保證工作人員能夠掌握最新的技術，需要定期對檔案管理工作人員進行培訓。再對工作人員進行培訓的過程中，不僅要向工作人員傳授基本的檔案管理知識，還需要傳播先進的管理理念、交給員工先進的計算機網(wǎng)絡知識以及操作技能，實現(xiàn)對員工的技術化培養(yǎng)，以此來實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設。

（三）建立檔案的信息數(shù)字化標準

我國不同單位的不同檔案管理部門采用的檔案管理軟件是不同的，不同軟件系統(tǒng)之間的信息不可以兼容，這種不兼容的模式導致信息無法共享，因此，要實現(xiàn)檔案信息的共享，就需要建立檔案信息的數(shù)字化標準。完整的檔案信息數(shù)字化標準包含的內容有：數(shù)據(jù)保存標準、信息如何輸出、數(shù)據(jù)如何實現(xiàn)交換、數(shù)據(jù)如何檢索、電子文件如何歸檔、文件的保密、查詢和使用規(guī)則等等，只有建立好這個數(shù)字信息化標準，才能保障檔案管理工作的有效開展。

（四）處理好檔案信息的安全問題

檔案管理信息化的建設意味著對檔案的處理工作都要在網(wǎng)絡上進行，但是，網(wǎng)絡經(jīng)常會出現(xiàn)一些難以預料的問題，這些問題會導致檔案信息丟失，為了保證檔案信息的安全，需要在建立檔案信息時設立安全保護墻，同時還要應用數(shù)據(jù)恢復技術，從而保證檔案信息的安全。

三、檔案管理信息化建設的未來發(fā)展趨勢

未來，檔案管理信息化建設會實現(xiàn)檔案資源的共享，檔案信息管理軟件系統(tǒng)的通用性將會提高，在這個基礎之上，除一些要求保密性的檔案信息以外，其他信息會實現(xiàn)檔案的共享，無論人們身在何處，只要有網(wǎng)絡，就可以對檔案進行實時查詢，讓人們的日常工作變得非常容易。

檔案管理工作會逐步發(fā)展成為一個規(guī)范化的體系，在這個體系之下，采用科學的方式記錄信息，采用專業(yè)的方式整理信息，并用先進的數(shù)據(jù)處理技術將電子檔案整理成有秩序的文件系統(tǒng)。除此之外，電子文件處理技術、保存技術、安全處理技術也會有很大的提高，檔案管理工作人員的知識結構也會更加廣泛[3]。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作包含了對檔案的記錄、收集、整理，它是一個單位工作的核心，已經(jīng)引起了各個部門的重視。但是就目前我國檔案管理信息化建設來看，還存在很多問題，為了推動檔案管理信息化的健康發(fā)展，需要對其進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的標準化、專業(yè)化、科學化，提高檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013，30：214+216.

[2]王丹丹.淺談檔案信息化建設[J].蘭臺內外，2015，03：37.

[3]王建華.淺談檔案管理信息化建設[J].北方交通，2014，06： 131-132.