淺議檔案的電子化管理

劉文海　耿敏

摘 要 我們在日常工作中形成了大量的電子檔案，本文主要論述電子檔案形成的原因、應(yīng)用等，重點(diǎn)討論了電子檔案的優(yōu)越性、檔案的電子化管理的步驟，指出了檔案電子化管理存在的問題。

關(guān)鍵詞 檔案 電子化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案領(lǐng)域新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，以及辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步普及，我們在日常工作中形成了大量的電子檔案，如何保管好電子檔案已成為當(dāng)前擺在檔案工作者眼前日益突出的問題。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不能適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要，怎樣實(shí)現(xiàn)電子檔案科學(xué)、高效的管理成為一個(gè)新的課題。

一、電子檔案的產(chǎn)生和應(yīng)用

電子檔案的產(chǎn)生是由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的不斷發(fā)展。過去用紙質(zhì)形式傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、影像、資料、刊物等，都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，由此產(chǎn)生了電子文件。目前，電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，具有長期保存價(jià)值的電子文件必須要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，就是通過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件轉(zhuǎn)存在磁性存儲(chǔ)載體或光盤上。電子文件歸檔后，即形成電子檔案。電子檔案在西方許多發(fā)達(dá)國家早已十分普遍。隨著我國電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅猛發(fā)展，政府機(jī)關(guān)和各行各業(yè)都在積極改善和創(chuàng)造條件，采用電子計(jì)算機(jī)提高辦公效率，加速現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。黨中央、國務(wù)院已采用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將黨中央、國務(wù)院的決定、決議、通知等，及時(shí)傳遞給各地方黨委、政府。全國部分省市黨政機(jī)關(guān)也都采用了無紙辦公，大大提高了工作效率。我國政府還成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，組織力量對電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進(jìn)行研究，并逐步制定出相應(yīng)的管理辦法，為電子檔案廣泛的普及打下了基礎(chǔ)。

二、電子檔案的優(yōu)越性

作為現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有許多優(yōu)越性。第一，容量大。電子檔案可存儲(chǔ)于電子計(jì)算機(jī)軟硬磁盤及光盤上。一張光盤容量可達(dá)數(shù)百兆，可存數(shù)十萬張紙質(zhì)文字信息，大大節(jié)省了儲(chǔ)存空間。第二，能同時(shí)保存文字、聲音、圖形。電子檔案可以單獨(dú)對文字、聲音、圖形進(jìn)行保存，也可以同時(shí)對它們進(jìn)行保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性。第三，檔案信息與載體相分離。紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不可分離的整體，其內(nèi)容必須依托于載體。電子檔案則不同，其內(nèi)容存儲(chǔ)的位置不是固定的，而是可以變化的，可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。第四，資源共享。電子檔案建成以后，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的任何終端設(shè)備都可以讀取存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，而且一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。在網(wǎng)絡(luò)管理方面，國務(wù)院于出臺了《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》，并成立了國務(wù)院經(jīng)濟(jì)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決有關(guān)國際聯(lián)網(wǎng)工作的重大問題；郵電部門還頒布了《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)入口信道管理辦法》，從而保證了網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的合法性、安全性。第五，易更改。電子文件在起草階段的突出優(yōu)點(diǎn)就是增加、刪除、修改、復(fù)制方面都很方便，修改后又不留痕跡。而且，每次做的任何修改都可記錄于計(jì)算機(jī)上，作為歷史記錄保存，確保了電子檔案的真實(shí)性。第六，方便快捷。電子檔案的錄入有鍵盤錄入、掃描錄入、語音錄入等幾種方法，使用起來非常方便。制作好的電子檔案對于用戶來說，查閱起來非常方便。只要在計(jì)算機(jī)上輕敲鍵盤，輸入相關(guān)命令，計(jì)算機(jī)很快就能提供相關(guān)資料。由于網(wǎng)絡(luò)資源的共享，人們還可以進(jìn)行遠(yuǎn)程檔案資料查詢。

三、實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的可能

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷推廣，檔案館建立電子檔案已成為可能。第一，已具備相應(yīng)的物質(zhì)條件。現(xiàn)在，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨完善，有的檔案館內(nèi)部還實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)，并成立了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)，基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公。這就為實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為檔案電子化管理提供了技術(shù)及法律上的保障。各單位只要在計(jì)算機(jī)上安裝相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，如大型存儲(chǔ)器、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，建立電子檔案即可實(shí)現(xiàn)。電子檔案依賴電子計(jì)算機(jī)，看起來是比較復(fù)雜的。但是，由于許多的實(shí)際工作已由電子計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件完成，檔案管理人員及辦公室人員只需學(xué)會(huì)運(yùn)用管理軟件制作、存儲(chǔ)、查閱、管理電子檔案即可。第二，制定相應(yīng)的管理辦法及人員崗位職責(zé)。國務(wù)院已成立了相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，并制定了相應(yīng)的管理?xiàng)l例。各單位可結(jié)合自己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理辦法，如查閱制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度、查閱權(quán)限、管理權(quán)限、電子檔案憑證、加密技術(shù)等。利用國家的有關(guān)法規(guī)，確立電子文件的法律效力，并制定相應(yīng)的人員崗位職責(zé)，確保電子檔案能正常運(yùn)行。第三，電子檔案的日常管理。隨著電子計(jì)算機(jī)軟件的不斷更新，必須加強(qiáng)檔案的維護(hù)，以確保其連續(xù)性、真實(shí)性、完整性。當(dāng)要查閱個(gè)人電子檔案時(shí)，可以向檔案管理部門申請，經(jīng)確認(rèn)后，即可在網(wǎng)上查詢。如果要打印成紙質(zhì)文件，則處理后經(jīng)檔案管理部門蓋章。當(dāng)前各單位的辦公設(shè)備不斷更新，打印出來的檔案材料基本上可保持原貌。

四、檔案電子化管理存在的問題

電子檔案在目前還屬于一個(gè)新生事物，在建設(shè)與使用中還存在這樣或那樣的問題。例如，網(wǎng)絡(luò)的不安全性，計(jì)算機(jī)的病毒入侵；對不同的電子文件需要不同的設(shè)備；電子檔案的真實(shí)性、安全性問題；有關(guān)的法規(guī)及管理制度不夠健全；軟件技術(shù)的完善與管理人員技能水平等。這一切有待于在以后的工作中不斷修改與完善。

相信隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)軟件技術(shù)的不斷發(fā)展，今天的許多問題在不久的將來都會(huì)得到很好的解決。以后我們在工作中形成的所有檔案都可以建立成電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、計(jì)算機(jī)化管理，為檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展開創(chuàng)新的局面。

（劉文海單位為煙臺海洋環(huán)境監(jiān)測中心站；耿敏單位為煙臺張?jiān)＜瘓F(tuán)）

[作者簡介：劉文海，男，山東招遠(yuǎn)人，2004年畢業(yè)于中國海洋大學(xué)海洋管理專業(yè)，煙臺海洋環(huán)境監(jiān)測中心站工程師，主要研究方向：海洋觀測、預(yù)報(bào)。]

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