探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

吳江榮

摘 要 辦公室文書檔案是組織或個人為處理事務、保存信息而制作的有信息的材料。而對文書檔案進行管理既是辦公室管理工作中的重要組成部分，也是協(xié)調(diào)其他部門工作的必要要求。本文從辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的重要性出發(fā)，探究檔案管理人員應該如何在相關規(guī)范的指導下優(yōu)化辦公室文書檔案的收集與歸檔管理。

關鍵詞 文書檔案 辦公室 重要性 歸檔管理

一、引言

在我們?nèi)粘９ぷ髦?，為處理各種事務、溝通各種關系，組織與組織之間，組織與個人之間都要發(fā)生這樣或那樣的聯(lián)系，而這些聯(lián)系通常以信函的形式實現(xiàn)。因此，這些從一定實用目的出發(fā)，逐漸形成的具有相對規(guī)范格式，用以處理各種事務，溝通各種關系的文字材料，都被稱為文書。對文書的管理是現(xiàn)代辦公室管理工作中不可或缺的一部分，而辦公室文書檔案收集與歸檔工作是否有效，在很大程度上決定著信息的傳遞是否準確，以及事務的處理是否順暢。

二、辦公室文書檔案概述

國家機關、團體、企事業(yè)單位在黨務和行政事務管理活動中，直接形成的，由命令、指示、決定、通告、公告、請示、報告、批復、通知、函、會議記錄、簡報、計劃和總結(jié)等通用文書直接轉(zhuǎn)化形成的檔案，稱為文書檔案。而在辦公室檔案管理工作中，不是所有的文件都需要歸檔，轉(zhuǎn)化為文書檔案，只有滿足辦理完畢、具有保存價值、經(jīng)過系統(tǒng)整理這三個條件的文書才能歸檔為檔案。所謂辦理完畢，即文件的處理程序已經(jīng)完成，如發(fā)文在登記發(fā)出以后，就算辦理完畢，收文承辦結(jié)束后就算辦理完畢，所以正在辦理階段的文書不能進行歸檔處理。所謂具有保存價值，即保存的文件應該對各部門的工作具有理論和實踐價值，而那些對今后工作沒有考查和利用價值的文件，如臨時性、事務性文件和與本單位無關的文件，按照國家規(guī)定，不得歸檔保存，所以也就不能成為文書檔案。所謂經(jīng)過系統(tǒng)整理，是指歸檔文件只有按照規(guī)范立卷或按件整理編目后，才能轉(zhuǎn)化成為檔案，而那些未經(jīng)系統(tǒng)整理，雜亂無章的文件只能算是積存文件，不能算作檔案。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探索

（一）辦公室文書檔案收集工作的探索

在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關注其完整性，并監(jiān)督文件管理的全過程。如果發(fā)現(xiàn)了問題，則應盡快通過有關的領導建立、健全制度，幫助本單位文書部門、承辦部門和相關人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過程中出現(xiàn)的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。

1.文書檔案收集的涵義。文書檔案的收集就是相關人員按照工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關、部門、個人手中的資料，集中到單位辦公室的檔案科室以進行科學的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。

2.文書檔案收集工作的內(nèi)容與要求。辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強檔案室外工作的調(diào)查和指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。只有在達成這幾項要求的基礎上，才能達到檔案收集工作的“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、結(jié)構(gòu)合理、工作及時、體現(xiàn)特色”的總要求。

（二）辦公室文書檔案歸檔工作的探索

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十條之規(guī)定，“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有?！庇纱丝芍瑢k公室文書檔案的收集與歸檔，不僅是企事業(yè)單位工作文書工作的重點，也是國家保證文件管理工作質(zhì)量的客觀要求。

1.文書檔案的歸檔的原則。文書檔案的歸檔工作應遵循以下三個原則：第一，保持文件之間的歷史聯(lián)系，即文件在來源、時間、內(nèi)容、形式上要存在一定的聯(lián)系；第二，在前任工作的基礎上開展新的整理工作，即工作人員應充分利用前人整理的工作基礎和檔案形成的自然基礎，切忌隨意拆撒原有的文件體系重新整理檔案；第三，便于保存與利用，即工作人員在整理檔案過程中，要保證檔案的可查找性和可利用性。

2.文書檔案歸檔的操作流程。文書檔案歸檔在實踐中主要包括以下流程：分類，即工作人員在整理檔案前，按照相應的標準對檔案進行分類。常見的分類法主要有年度分類法、機構(gòu)分類法、保管期限分類法等，這幾種分類方法在工作過程中通常組合使用，以保證檔案類別清晰。裝訂，即工作人員要對檔案進行拆釘和修裱處理，而在維修破損檔案的過程中，應盡量保持文件的原始面貌。排列，即工作人員在完成裝訂后，應該在分類方案中的最低一級類目中，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件的先后次序。最常用的排列方法為時間順序法，這種方法不論是針對同一事務的發(fā)生順序，還是針對不同事務的發(fā)生順序均具有很強的操作性。編號，即工作人員要將每份歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，這一環(huán)節(jié)主要是為后面的編目工作做準備。編目，即編輯歸檔文件目錄。在工作中，編目應該以“件”為單位進行，在文件目錄中一件只能體現(xiàn)一個條目，如來文與復文作為一件時，在歸檔文件目錄中，只能對復文進行編目。裝盒，即工作人員應該嚴格按照件號的先后順序?qū)n案裝入檔案盒，同時要保證檔案盒的順序與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序一致，以便于檔案查找、使用。

四、結(jié)語

文書檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過程中，工作人員要本著認真負責的態(tài)度，對不合乎要求的文書檔案應予以剔除，對于文書中的缺項記錄應及時退回補齊。同時，檢查文書的書寫質(zhì)量，對不符合書寫規(guī)范的，應通知有關業(yè)務人員更正或填補。只有這樣，才能夠保證辦公室文書檔案的完整度，便于文件的儲藏和查找，從而提高辦公室管理工作的質(zhì)量，確保各部門工作的順利開展。

（作者單位為廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院）

參考文獻

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