高校檔案管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策

閆明

摘 要：檔案記錄保存了人類社會(huì)方方面面的實(shí)踐活動(dòng)，在目前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案因其豐富的信息資源成為了推動(dòng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱。高校檔案從紙質(zhì)載體發(fā)展為現(xiàn)在的電子載體，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展。本文擬通過(guò)研究信息時(shí)代下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，提出具有可操作性、針對(duì)性強(qiáng)的具體措施改進(jìn)高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

高等院校作為行業(yè)尖端知識(shí)、頂尖人才和高科技的聚集地，對(duì)高新技術(shù)的發(fā)展起到了重要推動(dòng)作用。高等院校的檔案管理是用文字、圖像、視頻等方式保存高校的科研、教學(xué)、黨政管理等活動(dòng)內(nèi)容，高校的發(fā)展歷史和學(xué)科的實(shí)踐材料都被完整的保存于高校檔案之中，高校檔案蘊(yùn)含的豐富知識(shí)蔚為可觀。21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)版為載體的檔案管理受到極大沖擊，傳統(tǒng)檔案管理的工作方法、工作模式都需要進(jìn)行改進(jìn)，以促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、加強(qiáng)檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展的意義

目前的檔案管理主要包括檔案資源的管理和檔案中蘊(yùn)含信息的管理，維護(hù)檔案的完整性、安全性、科學(xué)性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、時(shí)代性是檔案管理的基本要求。上個(gè)世紀(jì)80年代中期，中共中央批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國(guó)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請(qǐng)示》上指出：“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。”作為見(jiàn)證人類文明，維護(hù)歷史真實(shí)面貌的檔案管理學(xué)，影響和制約著國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，信息意識(shí)也不斷加強(qiáng)，各行各業(yè)都需要利用信息來(lái)加強(qiáng)交流、溝通。大量爆炸性、碎片化的零散信息使信息的利用者無(wú)所適從。這時(shí)候，檔案管理固有的對(duì)信息和信息的完善、系統(tǒng)保存可以有效解決這一問(wèn)題。檔案所具備的憑證和情報(bào)價(jià)值，極大的滿足了人們對(duì)于信息的需要，從而產(chǎn)生了很高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、我國(guó)高校檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理發(fā)展歷程。與國(guó)外高校相比，我國(guó)高校檔案管理事業(yè)起步較晚，1987年《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》文件下發(fā)后，絕大部分高校開(kāi)始建立檔案管理室。隨著高校的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作也在不斷的深入發(fā)展，政府部門開(kāi)始重視檔案管理工作的重要性，出臺(tái)了各種規(guī)章制度保障檔案管理的規(guī)范化、制度化，許多高校開(kāi)始根據(jù)自身特色和實(shí)際情況，按照分類法的要求對(duì)本校檔案重新分類整理，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。為了適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，各大高校開(kāi)始普遍增加檔案管理工作的硬件設(shè)施，通過(guò)增設(shè)檔案閱覽室、復(fù)印機(jī)、電腦查閱室等方式，提高檔案的利用率。同時(shí)，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的大力支持和幫助下，很多高校成立了檔案學(xué)會(huì)定期召開(kāi)相互交流檔案學(xué)工作研究和理論知識(shí)，有效的推動(dòng)了高校檔案管理工作的發(fā)展和檔案管理者素質(zhì)的提高。

2.高校檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀。一是高校檔案意識(shí)薄弱。目前我國(guó)仍有很大一部分高校將教書育人作為學(xué)校的中心任務(wù)，對(duì)高校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)有所偏差，仍存在對(duì)檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的錯(cuò)誤認(rèn)知。檔案意識(shí)的薄弱讓很多人并不了解檔案的重要意義，檔案工作疏松，檔案流失嚴(yán)重，信息保存殘缺等種種問(wèn)題大量存在。二是檔案管理者素質(zhì)不高。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和大眾長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案管理的忽視，檔案管理員也開(kāi)始降低對(duì)自己專業(yè)技能的要求，對(duì)檔案信息的搜集、編排趨于機(jī)械化，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。甚至由于學(xué)校的不重視，大部分檔案管理場(chǎng)所環(huán)境艱苦，整天埋頭于材料的裝訂、檔案的抄寫讓檔案管理者認(rèn)為這是“吃力不討好的工作”。待遇和地位的低下，扼制了檔案管理者再學(xué)習(xí)的欲望，檔案管理者整體素質(zhì)的偏低已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的腳步。三是檔案信息開(kāi)發(fā)利用少。檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)都被動(dòng)的局限于“你來(lái)查閱、我來(lái)調(diào)取”，管理者的工作也大多是對(duì)分散的檔案進(jìn)行裝訂、整理，對(duì)檔案中蘊(yùn)含的豐富信息資源利用并不到位。即使是編研開(kāi)發(fā)了一些檔案資源，也因?yàn)閷?duì)信息市場(chǎng)的認(rèn)識(shí)不足、定位不準(zhǔn)，所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益很低。四是檔案管理方式落后。從對(duì)大量高校檔案管理的研究調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)高校的檔案管理尚有很多仍然停留在傳統(tǒng)手工抄寫、編訂、造冊(cè)的工作方法上，這與時(shí)刻走在高新技術(shù)和知識(shí)前沿的高等院校發(fā)展格局格格不入。信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，電腦技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于高校各個(gè)學(xué)院、專業(yè)的發(fā)展，甚至傳統(tǒng)的課堂板書都被PPT所取代。但大部分高校的檔案管理并沒(méi)有利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整合檔案卷宗，少數(shù)高校的檔案管理室雖配備有電腦，卻沒(méi)有配齊相關(guān)的復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，計(jì)算機(jī)高效率、高準(zhǔn)確率的優(yōu)勢(shì)在這里毫無(wú)體現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作造成了極大的時(shí)間、精力和資源浪費(fèi)。

三、多重措施改進(jìn)高校檔案管理的措施

在21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，高校檔案管理應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，樹(shù)立新的檔案管理思想，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的檔案管理者，推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

1.正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。傳統(tǒng)模式下的檔案管理部門安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，嚴(yán)重阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及檔案信息的有效利用。在知識(shí)社會(huì)的今天，人們對(duì)信息的需求量不斷的增加，這就需要深化檔案的開(kāi)放意識(shí)，滿足社會(huì)大眾的期待和要求。高校的檔案管理工作人員要樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，采取靈活多樣、服務(wù)于大眾的開(kāi)放模式，為大眾提供良好的檔案利用環(huán)境。同時(shí)要提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，找準(zhǔn)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的著力點(diǎn)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，樹(shù)立資源共享意識(shí)，積極主動(dòng)發(fā)展檔案管理工作。

2.轉(zhuǎn)變檔案工作管理模式。首先是變傳統(tǒng)檔案實(shí)體為中心的管理模式為人力資本管理模式，注重對(duì)檔案管理工作人員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的提高，不斷推進(jìn)檔案管理事業(yè)改革，抓住知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理發(fā)展帶來(lái)的良好契機(jī)。其次變傳統(tǒng)硬性管理為軟性管理，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案的數(shù)量、閱讀的人次等成為了衡量檔案館發(fā)展的重要指標(biāo)，但在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，這些指標(biāo)已經(jīng)開(kāi)始轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案蘊(yùn)含的知識(shí)含量、價(jià)值含量和產(chǎn)生的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益。最后是由區(qū)域性分散管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化全面管理，利用電子網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，在全社會(huì)進(jìn)行檔案聯(lián)網(wǎng)查詢，高效、快速提供各種有用信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息全方位、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

3.推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化。加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應(yīng)用，推進(jìn)文檔一體化管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)和快速檢索功能，提高檔案查閱的工作效率。加快檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，將所有檔案信息分門別類全部上網(wǎng)，以其權(quán)威性、真實(shí)性吸引大量讀者。加強(qiáng)檔案編研工作，將分散的材料集中整理，了解用戶的檔案需求，提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用率。

4.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。21世紀(jì)是“以人為本”的時(shí)代，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的核心就是知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，開(kāi)展各種培訓(xùn)提高高校檔案管理工作人員的現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新方法、創(chuàng)新能力，提高檔案管理工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立完善的高校檔案管理工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)系統(tǒng)教育、繼續(xù)教育、在實(shí)踐中學(xué)習(xí)等方式，為高校培養(yǎng)出一批具有真才實(shí)學(xué)的檔案管理人才。總而言之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代為高校檔案管理的發(fā)展提供了良好的發(fā)展機(jī)會(huì)，高校檔案部門應(yīng)該從轉(zhuǎn)變思想意識(shí)入手，以提高檔案管理人員素質(zhì)為根本，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理的改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化，將高校檔案的信息資源充分發(fā)揮，促進(jìn)更多社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生。

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