如何做好高校的公文收發工作

林然　馮道麗

摘 要：高校辦公室所日常所做的一個重要工作便是對公文的收發工作，其工作對于辦公室來說較為繁瑣，事務雖小但是其意義巨大，因此，做好辦公室的公文收發工作需要引起辦公室工作人員的重視。本文對公文收發工作的意義進行闡述，并提出做好公文收發工作的建議。

關鍵詞：高校辦公室；公文收發；重要意義

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2095-9214（2016）01-0219-01

前言

當前階段，高校辦公室的工作已經開始受到校級領導的關注和注意，做好辦公室的工作對于校級領導整體的工作安排其到了非常重要作用。辦公室工作中的公文收發工作在其工作內容中占有一席之地，并因為其簡單而沒有得到工作人員的重視。但是，其公文收發并非一項簡單的工作，其對于校級整體的工作安排，對于領導審閱公文內容，對于之后公文的核對復查都有重要意義。

一、高校公文收發的重要意義

高校辦公室公文的收發工作被很多工作人員認識是一件非常簡單的工作，大部分人認為公文的收發僅僅需要人在傳真件便等待，待收到文件之后交到相關人員手中即可，也正因為這種偏頗的認識使公文收發工作沒有得到相應的重視。其實，公文收發工作是一件看似簡單，但是卻非常重要的辦公室工作，其需要對所收到的公文進行審閱、核實，需要將其交給相關工作人員手中，進行文件的傳遞，在面臨數量較多的公文的時候還要對公文進行匯總整理，以便于對公文進行有效的管理。只有做好公文的管理才能保證信息的有效傳達，才能保證事務的及時處理和解決，才能保證校級工作的正常進行，才能讓高校的部門工作做到協調和配合。因此，公文看似簡單，但其內涵豐富，內容龐雜，做好公文收發并不是一件小事。

二、如何做好高校的公文收發工作

1.保證文件的規范性

做好高校的公文收發工作，首先要做到的便是規范公文的內容、格式等，使公文做到規整，便于對公文的整理。文件的規范性包括以下幾個方面：第一，核對公文是否加蓋單位公章；第二，核對簽發時間是否正確、及時；第三，注意是否留有聯系人及聯系方式；第四，文件內容是否規范，用語是否得體；第五，其是否帶有附件，附件是否完整、齊備。做好文件的規范性是為了防止公文在流通過程中產生其他問題或者流轉困難。

2.給文件做好編號工作

工作人員在收發多份文件的時候，要注意對文件進行整理、匯總，進行編號的填寫。文件編號可以根據工作人員習慣進行統一編排，不過，按照文檔管理的編號要求來說，一般順序是：發布年號—文件順序號—發文部門代號—文件類別代號—公司名稱的漢語拼音第一個字母。所設計的編號要做到統一，免于因為編號不同而造成的文件丟失。

3.接收文件后及時傳閱

工作人員在接收到公文，執行過相關程序之后，應當將公文及時交到各級領導手中，不可在自己手中耽擱時間，免于因為公文內容緊急而耽誤信息的傳達，也免于因為延誤流轉所造成的文件丟失。

4.及時跟蹤文件辦理進展情況

工作人員對于文件進入到流轉環節之后，不應當不聞不問，認為是工作的結束，而應當對文件的流轉情況進行跟進，與各個領導核實文件的閱讀情況，對于領導審閱完畢的文件要做到及時取回。對于有領導批示或者意見、建議的文件要及時將其流轉到下一個環節或者部門，進行信息的及時轉達。必要的情況下，要對文件流轉情況進行記錄，防止工作人員因為文件流轉情況的不了解而造成文件的丟失或者誤傳。

5.及時記錄領導批示

部分文件的收發是為了獲得領導的批示，對領導進行工作開展的請示，因此，此類文件必然會有領導的批示或者意見、建議。對于此類文件，工作人員要做好及時的記錄，或者在辦公軟件中進行標注。這樣就可以對重要文件有一個宏觀把控，在需要進行核對、審查的時候做到有據可查，防止因為文件丟失或者找不到而對文件內容一無所知，對工作造成延誤。

6.及時將文件數字化

當前，辦公室工作也已經進入數據化、信息化時代，因此，部分紙質文件完全可以轉化成為數字文件，在電子設備中進行保存，比如通過掃描儀對文件進行掃描，或者通過照相機對文件進行拍照等。數字化文件的保存量非常大，并且便于查閱和管理，在部分文件進行歸檔管理之后，可以通過電子版的形式查閱，方便管理人的管理和查閱人快速、及時進行查閱。

7.及時完成文件的歸檔

工作人員對于所收到的文件要及時進行整理、匯總，整理完成的文件及時進行分門別類、歸檔處理，便于文件的整齊劃一，減少文件混雜所產生的錯誤，防止文件的丟失，保證文件的完整。

三、結語

高校辦公室公文收發需要工作人員耐心、細心的工作，需要工作人員做好日常工作中的小事，只有做好細節處的公文收發、整理，才能讓公文收發工作高效高質運轉，才能讓公文發揮其流轉中的重要作用，才能保證高校各項事業的順利開展。高校辦公室管理人員要對此引起重視，不斷尋找好的工作方法，促進公文收發工作不斷前進。

（作者單位：重慶工程職業技術學院）

參考文獻：

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