文科實習自動化管理的問題與對策

梁沛 黎小業(yè)

【摘要】針對文科專業(yè)的實習自動化管理問題，包括觀念態(tài)度、信息通訊、數(shù)據(jù)處理和管理控制等，提出了解滿足需求、數(shù)據(jù)適度細化、互動渠道暢通、系統(tǒng)自動規(guī)范等解決方法，以供各文科專業(yè)的實習工作參考。

【關鍵詞】文科 實習 自動化 管理控制

由于文科信息技術應用能力一般都弱于理科，要實現(xiàn)實踐教學自動化管理就會遇到更多的難題。本文預設在一般文科專業(yè)都經(jīng)費不足、人才缺乏和技術有限的前提下，探討如何搞好實習管理的信息自動化建設問題。本文按照自動化管理的一般標準、我國本科院校教學評估的要求、校內(nèi)外的相關需求、相關職業(yè)模型標準、本學院文科實習自動化管理的現(xiàn)狀和其他院校的相關經(jīng)驗，來歸納概括文科實習自動化管理的一般問題和具體問題，并提出有針對性的對策。

問題一：觀念態(tài)度問題

在管理自動化系統(tǒng)（包括OA系統(tǒng)）推廣應用過程中，首先遇到的障礙就是人員觀念問題，我院文秘專業(yè)的實習自動化管理也不例外。主要表現(xiàn)在：

（一）作為文科的領導和專業(yè)老師，一般電腦技術水平都不會高，對傳統(tǒng)手工作業(yè)方式依賴性強，難以適應自動化的操作方式和流程化的管理方式，會產(chǎn)生很多疑問和抵觸情緒。有時候領導很重視了，并帶頭使用，但由于信息應用技術水平不高，示范帶頭作用并不明顯。所以使用者往往采取“用得好就用， 用得不好就算了”的態(tài)度， 并沒有主動想辦法解決與改進，造成某些專業(yè)購進的自動化管理系統(tǒng)與實踐教學系統(tǒng)沒有得到充分利用。

（二）對實習管理自動化的意義認識不足。許多領導和實習指導老師對實習管理自動化理解不深，認為所謂的實習管理自動化就是在實習過程中使用先進技術和設備，目的只是要提高工作效率。其實對于實習來說，自動化管理有保持實習通信暢通、交流方便、方便發(fā)布信息、實現(xiàn)實習管理流程化自動化遠程化、實現(xiàn)實習資料管理自動化等多方面的好處，還能實現(xiàn)在學校、實習師生和實習單位之間的信息集成、協(xié)作管理與分工等，也有利于實習工作決策、實習統(tǒng)計分析等。

（三）較多領導和實習指導老師對實習自動化管理系統(tǒng)有十全十美的思想，影響了實習自動化管理系統(tǒng)的推廣和應用。有些教師要求實習管理系統(tǒng)能完全代替教師的工作，盡量使教師少做甚至不用做，妄想什么功能都能通過自動化系統(tǒng)實現(xiàn)，功能稍不滿意就不想用；有些教師因一時之間出現(xiàn)操作問題未能解決，沒有主動聯(lián)系提出問題就放棄使用。

對于以上觀念態(tài)度問題，一般人提出的解決方案如下：1.加強宣傳與培訓，以爭取領導重視和人員支持；2.完善制度，人為約束，保障實習管理自動化的安全與應用；3.先易后難，逐步推進；4.完善軟硬件建設，使相關人員樂于使用實習自動化管理系統(tǒng)。

以上對策環(huán)環(huán)相扣、相輔相成，對于解決實習自動化管理的觀念問題有一定作用。但他們往往忽視了很重要的一點，就是首先要了解相關組織和人員（領導、師生和實習企業(yè)）的需求，使實習自動化管理系統(tǒng)能真正能解決他們的問題與困難。如果實習自動化管理系統(tǒng)沒有能很好地滿足需求，即使領導重視了帶頭了，培訓做好了，認識到位了，仍然會使人產(chǎn)生“有用，但我不需要”的想法。為此，在實習管理系統(tǒng)設計、開發(fā)、推廣和應用過程中，都需要通過詢問、調(diào)查問卷和查看實習日志等多種形式了解使用者的需求，以利于系統(tǒng)能真正得到充分的應用。

問題二：通訊溝通問題

我院文秘專業(yè)實習的信息溝通，除了用手機電話等傳統(tǒng)通訊手段，還建立了班級實習Q群、小組微信群、視頻會議等，也就是主要應用公用程序來進行實習工作的信息溝通。這種通訊、信息交流方式當然也是實習自動化管理的手段之一，但還需要解決以下問題：1.由于通訊手段分散，還未能更好地進行實習工作的多方溝通、信息直接暢通、快速自動收集和自動選錄等；2.本科教學評估要求實習資料具有完整性，包括實習檢查記錄、考勤記錄等，單純的利用公用軟件還未能更好地收集這些通訊記錄，會增加實習指導教師的工作量；3.本院文秘專業(yè)實習還未建立起與實習用人單位、實習生家長的快捷方便的通訊方式和信息交流渠道，未能更好地進行實習的多方協(xié)同管理。

針對我院文秘專業(yè)實習的通訊暢通、信息溝通問題，可采取的解決方法：1.把即時通訊功能添加到文秘專業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡平臺（包括辦公自動化模擬教學系統(tǒng)）或以后專門的實習自動化管理系統(tǒng)中。但對此法不能寄予過多的期望，因為專門的即時通訊工具雖然更有利于通訊記錄的自動收集、保留和選錄，但畢竟即時通訊功能本身還是比不上公用軟件更方便；2.在文法實驗教學中心的網(wǎng)絡平臺或以后的實習自動化管理系統(tǒng)中添加實習問答、新聞簡報等功能，利于收集部分實習動態(tài)和實習交流記錄；3.要求學生按實習小組提交部分通訊、信息交流記錄；4.利用文法實驗教學中心現(xiàn)有的網(wǎng)絡平臺或以后的實習管理系統(tǒng)，建立與實習單位、家長等的外部聯(lián)絡渠道；5.除了利用公用通訊軟件來進行視頻會議等即時通訊，還可利用本中心現(xiàn)有網(wǎng)絡平臺及以后的實習管理系統(tǒng)來建立領導、師生和實驗管理員之間的內(nèi)部聯(lián)絡系統(tǒng)；6.實習考勤記錄方面可暫時利用模擬教學平臺中的自動化辦公模塊中的考勤打卡功能進行遠程考勤。

問題三：數(shù)據(jù)管理問題

我院文秘專業(yè)多年以來，采取多種形式來收集、儲存實習資料，包括光盤資料、紙質(zhì)版資料、硬盤版資料等，長期儲存每學年實習的文檔、圖片、錄音和視頻等資料。

按照我國本科教學評估要求，實習教學要提交保存的資料相對于其他教學來說要更多，如要求實習管理部門提交實驗教學大綱、實驗指導書、實習成績單和工作記錄等，要求實習指導教師提交的資料包括實習計劃表、實習考評情況記錄、實習檢查情況記錄、實習動員會網(wǎng)頁報到、實習工作方案、實習總結(jié)、校外實習學生考勤記錄、實習鑒定表和實習成績總表等，要求實習生提供的資料包括實習日志、實習報告和調(diào)研報告等。

由于我院專門的實習自動化管理系統(tǒng)還未完全建立，這些資料的收集主要還是利用傳統(tǒng)手段和現(xiàn)有的網(wǎng)絡平臺，未能真正符合自動化管理標準的要求，未能很好地體現(xiàn)管理自動化的重要意義。其中一個較大的難題是，如果要實習指導教師完整提交這些資料，無疑會增加工作量。教師本身的其他工作已繁忙，要他們再做這些整理提交資料的工作會很不愿意，亟需要建立一個自動化管理系統(tǒng)來自動快捷地收集這些資料。

針對這些問題，本文設想的對策：

（一）數(shù)據(jù)安全問題的處理。本院文秘專業(yè)雖然采取多種形式來儲存實習資料，但仍然有一個漏洞，就是網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的儲存與安全備份。如果自動化管理系統(tǒng)的源碼丟失了，還可通過多種渠道找回來，但如果儲存于數(shù)據(jù)庫的資料被刪除了，那么通知公告、實習動態(tài)、其他發(fā)布內(nèi)容和用戶名等就無法顯示在動態(tài)頁面上。并且每更新一次內(nèi)容，就要重新備份一次數(shù)據(jù)。曾經(jīng)在我院的另一個部門有一次深刻的教訓，由于管理員初接手網(wǎng)站，未能及時備份數(shù)據(jù)，不知是由于誤操作還是程序有漏洞造成黑客入侵（已有被黑客植入廣告現(xiàn)象），數(shù)據(jù)完全丟失無法恢復，造成大損失。文法實驗教學中心網(wǎng)絡平臺也曾有過黑客入侵現(xiàn)象，不可不防。所以，本中心亟需要建立一個數(shù)據(jù)自動定期備份系統(tǒng)，這樣，數(shù)據(jù)還原問題就可基本無憂。如果僅備份到服務器的硬盤中，有可能遇到因硬盤長久使用而損壞無法恢復的問題，最好還是同時進行網(wǎng)絡備份。只要將數(shù)據(jù)自動加密并改名，與程序分離，無人知道這是什么文件。

（二）在專門的實習管理系統(tǒng)還未開發(fā)或采購之前，除了可利用OA公用軟件，如WPS辦公系列軟件、音視頻編輯軟件等，也可利用本中心模擬教學平臺中的自動化辦公模塊來輔助收集電子版的實習資料，更有利于全員協(xié)作管理。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析問題的處理。市面上的實習管理系統(tǒng)一般都有數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，但仍然有可改進的地方。其他院校應用的實習管理系統(tǒng)一般可進行實習人員及到崗率統(tǒng)計、各實習小組信息發(fā)布統(tǒng)計、指導老師活動統(tǒng)計、實習單位區(qū)域分布統(tǒng)計、實習單位行業(yè)分布統(tǒng)計、實習崗位分布統(tǒng)計等。為了進行更多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可讓相關人員對數(shù)據(jù)進行更細化的分類，比如在實習生提交電子版的實習報告中，添加“不足之處”、“問題與困難”等字段，以便快速提取統(tǒng)計實習生常見有哪些不足之處。又如對實習單位作適度細化的統(tǒng)計分析，就能更快捷直觀地了解用人單位對工作人員的職業(yè)標準要求、他們眼中實習生常見的不足之處等，以構(gòu)建更準確的職業(yè)模型標準。總之，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析做好了，就可快速自動生成實習總結(jié)的大部分重要內(nèi)容，有效減輕指導老師的工作負擔。

問題四：管理控制問題

文秘專業(yè)經(jīng)過多年的實習工作，已經(jīng)形成一整套成熟的實習工作流程，但未能很好地體現(xiàn)到實習自動化管理系統(tǒng)及管理制度中，影響到工作流程的操作和落實。工作流程涉及到中心主任、實驗管理人員、指導教師、實習生和實習單位等，難以作更進一步的簡化，有時候一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響到整個實習工作的順利進行。

對于本學院文秘專業(yè)的實習來說，多變的工作可不用OA系統(tǒng)進行流程化管理，但一般工作都可固化成流程并體現(xiàn)到實習管理系統(tǒng)中。實習之前可同時將工作流程發(fā)送到主任端、管理員端、指導教師端、實習生端和實習單位端，并作定時提醒和監(jiān)控，進行更好的自動化管理。另外，教師的實習指導工作也可流程化并體現(xiàn)到實習管理系統(tǒng)中。

另外，其他管理控制問題也要改善，如：

（一）實習單位給實習生打分過高問題，通過完善實習管理平臺、建立統(tǒng)一的評價參考標準、加強評價保密性等來改善。

（二）實習生提供的電子版、紙質(zhì)版資料多有標題、命名不規(guī)范的現(xiàn)象，對資料的查找、分析利用等造成較大的麻煩。處理措施設想：1.多次提醒強調(diào)；2.通過填空（可分必填項和選填項），自動生成相關標題和命名，讓實習小組和個人確認后再提交。

（三）按照上面的措施完善實習管理系統(tǒng)，建立實習任務進度管理，就能更好地對實習進行跟蹤管理，及時掌握實習動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時整改。

問題五：軟硬件建設問題

（一）軟件問題

本中心具有一定的程序開發(fā)能力，在經(jīng)費有限的前提下可嘗試針對現(xiàn)有網(wǎng)絡系統(tǒng)開發(fā)一些外掛程序，來幫助更好地實現(xiàn)實習的自動化管理。同時利用本中心的技術力量自行開發(fā)系統(tǒng)會有不少好處，包括更容易滿足需求，更容易不斷升級改進，更有利于避免因購進某些系統(tǒng)但利用不上而造成浪費經(jīng)費的現(xiàn)象。

可考慮利用市面上的相關源代碼，將其改裝成實習管理系統(tǒng)。利用開源程序來開發(fā)實習管理系統(tǒng)的一個大難題是：市面上這些開源程序幾乎都是假開源，核心代碼都是加了密的，甚至植入了廣告等黑客后門。而完全開源的程序往往又不成熟不完整，毛病過多。對市面上這些難以直接利用的源碼可多方參考對比，也可利用其他類別的成熟源代碼進行改裝，比如盡可能地將論壇社區(qū)改編成實習管理系統(tǒng)。

（三）硬件問題

本學院文秘專業(yè)實習過程中所使用的硬件包括電腦、光盤、移動硬盤、打印機、照相機、攝像機、路由器和服務器等，但目前這些設備大都遇到性能不足、老舊殘破現(xiàn)象，亟需要升級更新?lián)Q代。

結(jié)語

綜上所述，解決文科實習自動化管理問題需要長期漸進的努力，主要方法包括：1.充分了解并滿足需求；2.充分利用有限的技術力量進行改進；3.充分利用部門現(xiàn)有的網(wǎng)絡平臺和各類公用軟件；4.能自動化就盡量自動化；5.盡量追隨現(xiàn)代管理自動化的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)“個人信息處理→全員信息共享→網(wǎng)絡數(shù)字神經(jīng)”、“事務型自動化→管理型自動化→決策型自動化（以數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析為起點）”、“C/S模式→B/S模式（即web模式）”等多種轉(zhuǎn)變。相信本文所述對策體系對其他院校的文科實習自動化管理都有重要的參考借鑒意義。