淺談如何做好郵政企業檔案收集整理歸檔工作

段新華

【摘 要】本文針對如何做好郵政企業檔案工作，確保檔案資源的系統性、完整性；確保檔案管理規范化、標準化。提出了要把好檔案入口關、檔案收集整理關、立卷歸檔關、檔案思想意識關的建議。

【關鍵詞】郵政企業；檔案；收集整理；歸檔

郵政企業檔案收集整理歸檔是檔案工作的一項基礎性工作，如何及時、準確、系統、完整地歸檔，為檔案的利用創造條件，以滿足郵政企業的需求，筆者結合工作實際談幾點體會。

一、規范公文處理，把好公文形成關、檔案入口關

1.公文是檔案的前身，是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。公文處理要規范，把文秘工作和檔案工作很好地銜接起來，能不斷提高企業文書檔案管理質量，提高其利用率。公文擬制是公文形成的關鍵環節，要注意公文的擬稿、核稿、會簽、簽發、繕校、封發等環節，確保公文質量和文書檔案質量。

2.文件的歸檔工作是文書工作和檔案工作結合點，是檔案工作流程的起點。歸檔文件是指郵政企業在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的材料，包括紙質和電子文件材料。郵政企業各部門在公文承辦過程中將相關聯的文件，如正件與附件、印件與定稿、印件與依據性文件、請示與批復、轉發件與原件等成套收集，才能保證歸檔文件材料齊全、完整，反映問題的全貌。對文件收集應注重細節，對于郵政企業自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，做好檔案入庫前的各項準備工作。

二、確保郵政企業檔案材料完整歸檔，把好檔案收集整理關

1.收集、整理文件材料要齊全。檔案的收集工作，是實現郵政企業檔案資源建設的基礎和前提，它是按制度通過接受和征集，將分散各部門文件材料進行集中保存的工作。檔案整理是檔案資源建設的重要環節，它所反映的是文件材料形成的來源、內容、時間、形式等方面聯系。根據《新疆郵政文件整理實施細則》進行整理，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目；紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等使之有序化的過程。文書檔案的整理要遵循自然形成的規律，保持文件材料之間的有機聯系；區分不同的價值，便于保管和利用；符合一體化管理要求，便于計算機管理；保證紙質文件與電子文件協調統一。

2.認真實施好《新疆郵政文件整理實施細則》，采用以件為單位的整理方法，以每份文件為一件，正文、附件為一件；正文在前附件在后。落實《新疆郵政企業檔案分類實施細則與保管期限表》的要求，將文件材料進行分類和劃分保管期限，按年度分類、機構（問題）分類、保管期限分類等三級分類；按機構分類應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部們形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。郵政企業檔案分為黨群工作類（A）、行政管理類（B）、經營管理類（C）、生產技術類（D）、基建建設管理類（E）、設備儀器類（F）、工業產品類（G）、科技技術研究類（H）、會計檔案類（J）等九大類。將歸檔文件的保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩類。將同一事由文件按文件形成先后順序排列。歸檔文件編號以分類方案和排列順序編寫檔號。編目依據檔號順序編制歸檔文件目錄。對不符合要求的文件材料進行修整，以件為單位裝訂，編頁紙質歸檔文件以件為單位編制頁碼。對裝盒歸檔文件要按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列應與檔案文件分類一致，排架應避免頻繁倒架。

3.嚴格執行《檔案法》歸檔要求，郵政企業歸檔文件材料收集對企業收、發登記的“紅頭文件”收集要齊全完整，對企業形成的“賬外文件”如各類會議記錄本、會議紀要、召開會議或舉辦重大活動材料及大事記，年度工作計劃和總結、調研（查）報告、情況匯報、工作簡報，統計年報、干部職工花名冊，黨、團員組織關系介紹信，干部、職工調動通知書、介紹信存根，合同、協議、責任書等對反映郵政企業歷史全貌和活動規律的檔案，收集整理歸檔也要齊全完整，防止遺漏和缺失。

4.歸檔文件材料移交要及時。檔案管理人員對郵政企業在生產經營活動中形成的具有保存價值的文件材料收集要主動及時，特別對一些請示性文件材料的后續答復、上級企業要求報送的相關材料、通知下屬企業報送材料匯總以及開展工作檢查、驗收形成的情況報告、統計等要追蹤到位，防止公文處在運轉程序或未及時上交，造成文件材料遺失的損失。

三、加強質量監督，把好檔案立卷歸檔關

1.在檔案立卷歸檔過程中加強質量監督。嚴格按照程序，保質保量將文書檔案接收歸檔。要履行好檔案監督指導職責，層層把好檔案歸檔質量關。專職檔案人員定期對各部門文件資料，從文件分類、表格填寫、簽字蓋章、文件材料聲像資料和電子文件收集歸檔情況等方面進行全面檢查。各部門產生的文件資料必須經過部門負責人審核、檢查后才能歸檔，對存在的問題，限期整改。

2.把好立卷歸檔關。只有嚴格按照國家檔案局發布2016年6月1日實施的《歸檔文件整理規則》進行操作，按照科學的方法進行分類、整理、立卷、編目、歸檔，通過收集、移交、審核、復核等程序，才能形成高質量的文件材料，才能有高質量的檔案歸檔。

四、做好檔案收集整理歸檔的總要求，把好檔案思想意識關

1.加大檔案法律、法規的宣傳和貫徹力度。郵政企業全員要認真學習有關檔案法律法規，進一步提高全員檔案意識，樹立檔案法治觀念，增強檔案工作的緊迫感和責任感，嚴格落實辦文程序和檔案《歸檔文件整理歸則》，完善檔案各項規章制度，促進檔案規范化、標準化建設。真正做到檔案歸口負責，各方面共同參與，分工明確、各司其職，密切配合、形成合力的機制，促進檔案工作協調有序的開展。

2.運用計算機技術提高檔案技術管理水平。隨著計算機及網絡技術的進一步發展，可以集中收集和科學整理郵政企業檔案。檔案由微機目錄式檢索為電子內容檢索歸檔。檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實的記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，具有經濟效益和社會效益。可以不受空間的限制，保證很高的查全率和查準率。郵政企業檔案在為企業工作提供利用服務的同時也客觀真實，多方面反映了郵政企業發展的全貌和歷史演變過程。

3.提高檔案人員的綜合素質。從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。以自學為主，培訓為輔，強化檔案人員責任意識，職業意識。結合郵政企業的職業特色，不斷接受新信息、新創意，擴大知識視野，提高鑒別能力，有效地做好檔案收集整理歸檔工作。

五、結論

總而言之，只有建章立制，充分重視郵政企業檔案的收集整理歸檔工作，確保檔案資源的系統性、完整性；確保檔案管理規范化、標準化。用活檔案，用好檔案，發揮檔案存史資政的積極作用。最大限度、及時地為郵政企業健康、持續發展提供更多、更好、更優質的信息資源。