審核評(píng)估視角下的高校檔案工作研究

梁燕

摘 要：基于參加過高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估并獲得“合格”及以上結(jié)論的高校參加的審核評(píng)估工作，筆者對(duì)高校的檔案工作做了新的思考。文章從審核評(píng)估的范圍、程序和原則入手，分析審核評(píng)估工作與高校檔案管理工作之間的關(guān)系，在審核評(píng)估的視角下對(duì)高校檔案管理工作提出了一些有益的建議。

關(guān)鍵詞：審核評(píng)估；高校；檔案工作

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2016）15-0194-02

普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估是我國(guó)高等教育新形勢(shì)下的一種新型的評(píng)估模式。在首輪本科教學(xué)工作水平評(píng)估中獲得“合格”及以上結(jié)論的高校都必須參加本科教學(xué)工作審核評(píng)估。其核心是對(duì)高校人才培養(yǎng)目標(biāo)與培養(yǎng)效果的實(shí)現(xiàn)狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)，旨在推進(jìn)人才培養(yǎng)多樣化。審核評(píng)估強(qiáng)調(diào)在各高校自評(píng)的基礎(chǔ)上，由各行業(yè)專家組成的審核評(píng)估專家隊(duì)伍對(duì)學(xué)校教學(xué)工作做出客觀評(píng)價(jià)，最后形成審核評(píng)估結(jié)論。在整個(gè)審核評(píng)估的工作中，高校的檔案信息材料提供的依據(jù)憑證作用是不可替代的，對(duì)高校檔案的利用貫穿于審核評(píng)估工作的全過程。反之，反觀高校的檔案管理部門為審核評(píng)估提供的服務(wù)，可以檢驗(yàn)高校的檔案管理部門的館藏資料是否全面，檔案資源的開發(fā)利用工作是否到位，檔案工作的水平如何，能否滿足高校自身建設(shè)發(fā)展的需要。高校的檔案管理部門可以在反思這些問題的過程中獲得有益的啟示。

一、審核評(píng)估工作與高校檔案的關(guān)系分析

1.從審核評(píng)估的基本原則來看，審核評(píng)估工作必須遵循以下幾個(gè)基本準(zhǔn)則，即主體性原則、開放性原則、關(guān)聯(lián)性原則和實(shí)證性原則。實(shí)證性原則使指學(xué)校自評(píng)必須以事實(shí)為依據(jù)，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話；專家組在對(duì)學(xué)校做出診斷的時(shí)候也要關(guān)注事實(shí)性的支撐，關(guān)注信息來源，強(qiáng)調(diào)“舉例說明”。檔案由于自身的原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，在高校的審核評(píng)估中具有重要的實(shí)證價(jià)值。

2.從審核評(píng)估的范圍來看，本科教學(xué)審核評(píng)估共有 “6+1”個(gè)項(xiàng)目，分別是定位與目標(biāo)、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障，另加一個(gè)自選特色項(xiàng)目。六大審核項(xiàng)目劃分為24個(gè)要素，審核要素的核心內(nèi)容又分別體現(xiàn)在64個(gè)審核要點(diǎn)上。審核評(píng)估項(xiàng)目、要素、要點(diǎn)是一個(gè)整體，這些內(nèi)容都是高校人才培養(yǎng)工作涉及的核心，也關(guān)系到高校的招生、教學(xué)、科研、管理等基礎(chǔ)性工作的方方面面。而高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，反映了一所高校從建校以來至今的發(fā)展全過程，在審核評(píng)估高校的人才培養(yǎng)工作和培養(yǎng)效果時(shí)起到了較好的反饋和傳遞信息的作用。審核評(píng)估的要素、要點(diǎn)必須以館藏材料為基礎(chǔ)，才能形成對(duì)一所高校的客觀全面的評(píng)價(jià)。如在考察學(xué)校的人才培養(yǎng)過程項(xiàng)目時(shí)，就必須參考該校的主要反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料；要了解其招生及生源情況以及學(xué)生就業(yè)與發(fā)展等要素時(shí)，就要從學(xué)校的學(xué)生類檔案著手，才能找到與評(píng)估指標(biāo)相吻合的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。

3.從審核評(píng)估的程序來看，它包括學(xué)校自評(píng)、專家進(jìn)校考察、評(píng)估結(jié)論審議與發(fā)布等階段。在學(xué)校自評(píng)階段中，參評(píng)學(xué)校根據(jù)審核評(píng)估內(nèi)容及上一次本科教學(xué)工作評(píng)估存在問題的整改情況，結(jié)合自身實(shí)際，開展自我評(píng)估，自我評(píng)估必須依賴于對(duì)作為支撐的原始檔案材料進(jìn)行收集、整理和統(tǒng)計(jì)，才能形成《自評(píng)報(bào)告》和《教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報(bào)告》以及《本科教學(xué)質(zhì)量報(bào)告》等材料，原始的檔案材料是學(xué)校自評(píng)結(jié)論的印證和最可靠的信息來源；專家進(jìn)校考察的過程即評(píng)估階段是評(píng)估專家組通過查閱材料、個(gè)別訪談、觀摩教學(xué)等形式，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作做出客觀評(píng)價(jià)，形成《審核評(píng)估報(bào)告》。不管專家以何種形式進(jìn)行審核，都離不開對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行全面綜合的分析，脫離了檔案資料的支撐，專家組的評(píng)估結(jié)論就無法令人信服。

二、審核評(píng)估工作對(duì)高校檔案工作的啟示

（一）以評(píng)估體系為指導(dǎo)，建立專門的評(píng)估檔案

1.建立專門的評(píng)估檔案，是由高校教學(xué)評(píng)估工作的常態(tài)化決定的。2004年，國(guó)家教育部發(fā)布《教育振興行動(dòng)計(jì)劃（2003-2007）》，將高校評(píng)估作為一項(xiàng)制度加以確立，明確提出試行以五年為一周期的全國(guó)高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估。在今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，高等教育評(píng)估具有持續(xù)性和長(zhǎng)期性以及戰(zhàn)略性的特點(diǎn)。為了更好地服務(wù)于高校的評(píng)估工作，高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在充分熟悉評(píng)估指標(biāo)體系和理解評(píng)估指標(biāo)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照評(píng)估的項(xiàng)目、要素和要點(diǎn)的考核因子收集檔案材料，在評(píng)估進(jìn)程隨時(shí)整理形成的材料，并貫穿評(píng)估工作的全過程，使之成為本校迎接評(píng)估工作的一整套完整齊全的材料；對(duì)已經(jīng)歸檔的文件材料，要進(jìn)行檢查與調(diào)整、補(bǔ)充，使之與評(píng)估體系的框架一致。經(jīng)歷過首輪本科教學(xué)工作水平評(píng)估的高校更是要充分總結(jié)上一次評(píng)估工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，建立高校評(píng)估檔案的有效管理模式。

2.建立專門的評(píng)估檔案，是由新一輪教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的科學(xué)性決定的。我國(guó)實(shí)行高等教育教學(xué)評(píng)估以來，在制度設(shè)計(jì)和實(shí)踐上經(jīng)歷了不斷的創(chuàng)新和突破。新一輪高校教學(xué)評(píng)估是在總結(jié)以往評(píng)估的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)上確立的，是一個(gè)集高校自我評(píng)估與院校外部評(píng)估、國(guó)內(nèi)評(píng)估與國(guó)際評(píng)估、定期性評(píng)估與教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)常態(tài)檢測(cè)、教學(xué)整體評(píng)估與專業(yè)認(rèn)證、政府聘雇與專門機(jī)構(gòu)評(píng)估有機(jī)結(jié)合的全方位高等教育質(zhì)量保障體系。①被審核高校圍繞指標(biāo)體系的要點(diǎn)解答問題的過程當(dāng)中，所倚靠證據(jù)材料的完整度如何，支撐材料的缺位是由自身教學(xué)管理制度的缺陷引起還是檔案收集整理不善的原因？這不僅是高校的管理者需要思考的問題，檔案管理部門也要時(shí)刻關(guān)注學(xué)校的教學(xué)評(píng)估動(dòng)態(tài)，對(duì)教學(xué)評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題認(rèn)真反思，提出完善對(duì)策和建議。同時(shí)通過對(duì)照評(píng)估的指標(biāo)體系，在原有的基礎(chǔ)上增補(bǔ)或修訂原有的歸檔范圍，進(jìn)一步完善高校內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)校的真正受益于教學(xué)評(píng)估，實(shí)現(xiàn)“以評(píng)促建、以評(píng)促改”。

（二）推動(dòng)檔案管理的信息化，更好地服務(wù)于本科教學(xué)評(píng)估工作

新一輪本科教學(xué)評(píng)估中，國(guó)家通過建立全國(guó)高等學(xué)校本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)本科教學(xué)質(zhì)量的常態(tài)化監(jiān)控，對(duì)社會(huì)關(guān)注的核心教學(xué)數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)向社會(huì)發(fā)布。為了實(shí)現(xiàn)與該數(shù)據(jù)庫(kù)的有效對(duì)接，高校的檔案管理工作人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、適應(yīng)形勢(shì)需要，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)化對(duì)高校各項(xiàng)工作的重要性，一方面通過添置掃描儀、刻錄機(jī)、攝像機(jī)、專用錄入設(shè)備等先進(jìn)的儀器設(shè)備，滿足教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作硬件方面的需求；另一方面，通過建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，根據(jù)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)的需要，開展編研，定期地、有計(jì)劃地把把學(xué)校的人事、財(cái)務(wù)、師資、學(xué)生、設(shè)備等資源與數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接和共享，使數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)于學(xué)校日常質(zhì)量監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性。

（三）以教學(xué)評(píng)估工作為契機(jī)，發(fā)展宣傳檔案工作

審核評(píng)估工作大量地使用和依靠高校的檔案資源，高校的檔案管理水平直接影響審核評(píng)估的結(jié)果，而在評(píng)估過程中形成的評(píng)估檔案又為高校今后的整改、提升和新一輪的教學(xué)評(píng)估及建設(shè)提供詳細(xì)的信息資源。檔案管理部門要抓住教學(xué)評(píng)估工作的機(jī)遇，推動(dòng)高校的檔案工作邁向新的臺(tái)階。首先要積極宣傳檔案工作，增強(qiáng)廣大教職工的檔案意識(shí)，使學(xué)校各個(gè)部門和院系充分認(rèn)識(shí)到在學(xué)校教學(xué)和科研和管理中形成的中形成的各種載體形式的檔案材料，是學(xué)校的重要財(cái)富，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。同時(shí)，規(guī)范檔案歸檔工作，要求各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員及按照歸檔要求，及時(shí)歸檔。其次，要積極尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與支持，增加檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。再次是檔案工作人員在審核評(píng)估的過程中，要通過熱情周到的態(tài)度，優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)和專業(yè)的精神展現(xiàn)檔案人的魅力，在服務(wù)中贏得尊重、確立地位。

注釋：

①劉振天.回歸教學(xué)生活：我國(guó)新一輪高校本科教學(xué)評(píng)估制度設(shè)計(jì)及其范式變革[J].清華大學(xué)教育研究，2013（06）：42-43.

參考文獻(xiàn)：

[1]劉振天.回歸教學(xué)生活：我國(guó)新一輪高校本科教學(xué)評(píng)估制度設(shè)計(jì)及其范式變革[J].清華大學(xué)教育研究，2013（06）.

[2]劉振天.我國(guó)新一輪高校本科教學(xué)評(píng)估總體設(shè)計(jì)與制度創(chuàng)新[J].高等教育研究，2012（03）.