新建本科院校教學合格評估背景下教學秘書的工作狀態研究

孫臨花

[摘要]本文通過查找文獻資料、邏輯分析等方法，探討了合格評估狀態下教學秘書的工作地位與作用，以及教學秘書在合格評估期間存在的問題，從而提出其解決策略。研究認為：在新建本科院校教學合格評估期間，建立穩定的、科學化、規范化、常態化的教學秘書隊伍，保障教學秘書工作的最佳狀態，旨在為新建本科院校教學合格評估工作提供理論依據。

[關鍵詞]新建本科院校；教學合格評估；教學秘書；工作狀態

[中圖分類號]G647[文獻標志碼]A[文章編號]1008-2549（2016） 09-00猿猿-0猿

20世紀90年代中期以來，伴隨著我國教育事業發展快速發展，我國高等教育不僅實現其跨越式的發展，而且也進入了一個新的歷史發展階段，其規模迅速擴張，布局結構進行了重新調整，教育體制改革不斷深化，高等教育已由原精英教育階段逐漸向大眾教育階段轉型。然而，在此過程中，新建本科院校作為這一時代背景下的必然產物，不僅是我國高等教育體系中的重要組成部分，而且是推動我國高等教育大眾化的新生力量。所謂新建本科院校是一個特定的高校群體概念，特指從1999年起升格的“新”本科院校，它們是在我國高校不僅調整結構、高校開始擴招以來，通過合并升格、獨立升格、轉型升格和（獨立學院）轉設的具有全日制本科招生資格的普通本科高校。“新建”作為新建本科院校的特殊性，其含義不僅面臨著發展的機遇，而且面臨著矛盾凸現的嚴峻挑戰，尤其是在對本科的教學管理方面有著一個逐漸適應和規范的過程。

教學秘書作為院或系級教學本科評估基層單位執行者，既是學?；蛟合到虒W管理一線的工作人員，又是高校教學管理的各項具體工作的承擔者。為此，了解新建本科院校在教學合格評估期間的教學秘書的工作狀態，對于今后教學秘書工作的常態化、科學化和規范化地發展及促進教學改革，提高高校教學管理水平具有重要的意義。

一教學秘書在本科教學合格評估工作中的地位與作用

（一）教學秘書在本科教學合格評估工作中的地位

國家教育部通過本科教學評估來實現國家對高等院校發展的管理、指導和監督，以此來保障和提高高校的教學質量。能否通過本科教學合格評估對于新建本科院校而言意義重大，教學秘書作為院系級教學本科評估基層單位執行者之一，既是學?；蛟合到虒W管理一線的工作人員，又是高?；鶎訂挝唤虒W管理的各項具體工作的承擔者，以及基層教學單位教學質量管理領導的輔助人員。無論是在新建本科院系的本科教學評估期間，還是在日常的教學管理工作期間，教學秘書工作在基層教學單位中起著重要的輔助作用，處于不可或缺的位置。從某種程度上說，教學秘書受院系教學領導的直接管轄，既直接參與院系級各項教學活動的組織管理，又具體操作各項教學行政事務。新建本科院系本科教學評估是一項系統而復雜的工作，既需要學校各院系及行政輔助部門之間的相互配合，又需要院系內部各項教學工作等負責人員的通力合作。然而，教學秘書恰恰處在基層院系領導、教學一線教師、輔導員，以及教學行政輔助部門溝通交流的關鍵位置，此位置不僅起到承上啟下的輔助協調作用，而且起到與學校行政輔助各部門（教務處、學生處等）之間的聯通協調作用。

（二）教學秘書在本科教學合格評估工作中的作用

教學秘書在本科教學合格評估中的地位決定了其所要發揮的作用，從工作的性質者可以分為輔助協調作用和聯通協調作用。

教學秘書在院系基層單位輔助作用表現在：一是，在教學條件和利用方面，要協助院系領導制定好教學基本設施的分配、使用和提高利用率的實施方案，并負責實施，為教學提供一切可以保障的條件。二是，在專業和課程建設方面，協助院系領導制定好本專業的培養方案制定和實施工作，并按照培養方案來完成學期開課計劃和編排課表；做好院系的教材建設工作，并制定科學合理的院系教材使用規章制度；制定好學生的實踐教學工作計劃，并在實踐教學結束后收集和整理學生的實踐材料。三是，在院系師資隊伍建設與管理方面，統計好教師的數量和結構及其變化；做好學院領導、院系同行和學生對教師教學的評價工作；做好教師的培養培訓計劃的制定及其獲得的相應證書的統計和收集整理，如協助系領導制定教師教學能力水平提升措施、教師培訓和專業發展的計劃等等。四是，在教學質量管理方面，協助院系領導做好教學質量保障與監控體系建設實施方案，并根據實施方案落實具體事項；協助院系領導做好日常教學管理工作。

教學秘書發揮同學校教務處、學生處、招生就業處等相關行政輔助部門聯通、協調作用。如按照學校各行政部門的要求和規定的傳達到系、教師、學生關于每學期的期中期末考試安排及考試相關資料的收集、課表的編排、教材的征訂、教師的調停課及教師的工作量統計、教師的教學總結和計劃的收集，以及學生的評價工作、學生的學籍管理、學生和教師的座談會記錄、學生的成績管理、院系檔案管理，等等。除此之外，還要承擔學?；蛟合殿I導交代的其他事宜。

二教學秘書本科教學合格評估工作存在的問題

（一）受重視程度低，崗位前景差

傳統教學管理觀念認為，教學秘書工作只是教學的輔助性工作，只是處理一些毫無技術含量的日常事務，并不受到學校領導及相關同行的重視。作為很多新建本科院校，就教學秘書工作而言，一開始也許沒有專職的教學秘書，認為兼職的教學秘書就完全能勝任日常教學管理工作。但是隨著本科教學合格評估的到來，認識到專職教學秘書的重要性，學校領導就把招聘專職教學秘書的考慮提到日程上來，這樣一來就造成了教學秘書處在傳統教學管理觀念中的不受重視，現實需要又不可或缺的尷尬境地。但是，在招聘教學秘書時往往不限專業，甚至對學歷的要求較低，這就造成了教學秘書有著各自不同的專業背景、不同學歷背景，從而造成了教學秘書水平的參差不齊，同時加上學校在配備教學秘書時并未考慮到各院系專業的特性，在教學秘書的配備上帶有很大的隨意性。教學秘書處在學校管理的最底層，教學秘書無論是在職稱、職務晉升、獲獎和培訓等方面機會相比任課教師相對較少，各高校在專任教師隊伍建設和輔導員隊伍建設方面，均有明確的規章制度，而在教學秘書隊伍的建設方面，缺少一系列配套的管理規章制度，缺乏長遠的統籌規劃，從而造成了教學秘書的崗位發展前景比較差，教學隊伍團隊建設不穩，人心浮動，或辭職或調動崗位。

（二）工作量大、強度高，心理壓力大

工作量大、強度高，心理壓力大是教學秘書的真實寫照。在本科教學評估期間，教學秘書除了承擔大量的正常的教學管理工作，還要兼顧為教師服務，配合院系領導處理好相關教學評估工作以及其它的雜事。加之，很多教學秘書在教學管理方面缺乏專業性的教學管理方面的培訓，常常造成教學秘書在教學管理工作中的顧此失彼，在處理日常工作中往往力不從心，自感工作缺乏條理性，工作繁重，工作量、工作強度高，久而久之，容易產生心理焦躁、職業倦怠。在本科教學評估期間，任何工作崗位的工作量都會相應的增大，然而，作為系級教學管理的一線執行者、管理者，其工作量、工作強度相對任課教師，相對原有的正常教學管理，其工作量與強度至少增加幾倍之多，面臨如此大量的工作與對工作質量的要求，既要做好又要做足，其心里壓力自然很大。

（三）工作成就感低，積極性不高

在院系領導和任課教師的傳統觀念中其工作性質與作用尚屬于可有可無的角色，相比較任課教師所扮演的角色與作用相對較低，教學秘書處于高校教學管理隊伍的基層，事務性工作多，很難獨立體現工作成績，從而造成部分領導和教師對教學秘書的工作職責和在教學管理中發揮的作用了解不全面，忽略了教學秘書具有管理協調等工作職能，認為他們從事的只是簡單、機械、重復的工作，沒有什么技術含量。傳統觀念中的不受重視，現實需要的不可或缺，激勵制度與措施的缺乏，加之工作量大、強度高及心理壓力大等因素，從而造成了教學秘書工作成就感較低，工作積極性不高，想調離教學秘書崗位，隊伍長期處于不穩定狀態。為此，建立教學秘書工作崗位職責與激勵機制或相關規章制度，是提高教學秘書工作成就感和解決其工作積極性不高的重要策略之一。

（四）管理水平不高，培訓不及時

科學性、系統性的高校教學管理理論知識、方法和手段是保障教學管理的重要策略。高校普遍存在著“重教學、重科研、輕管理”的思想，為了評職稱任課教師他們有搞科研和學理論知識的強烈動力與愿望，而教學秘書對工作繁重、工作量大，而又沒有相應的激勵制度與措施，其內心自感缺乏認同感和歸屬感，造成工作應付性多，主動性和創造性少，缺乏學習教學管理理論知識和搞教學管理改革的動力，加之，專業性教學秘書管理培訓相對較少，從而造成教學秘書在有關教學管理的理論與實踐層面跟不上當前高校發展的步伐，從而造成高校教學秘書的管理水平普遍不高成為了一個客觀存在的事實。由于教學秘書的整體學歷層次偏低，所學專業與工作院系的專業不對口，就造成了教學秘書在處理日常教學管理工作中的力不從心，不能及時地很好地反饋專業建設中出現的問題。教學秘書管理水平不高的重要原因是教學秘書工作前缺乏專門的工作業務培訓，工作過程中外出進修、培訓的機會又很少，導致教學秘書的日常教學管理理念比較落后，工作水平比較低，跟不上新時代高校發展的管理步伐，甚至于阻礙了高校的發展。

三改進新建本科院校教學秘書工作狀態的策略

新建本科院校都面臨著本科教學合格評估的新形勢，要從教學管理和行政管理等各個方面來適應這種新形勢。在新建本科院校合格評估期間教學秘書有大量的迎評促建工作要做，只有建立穩定的、科學化、規范化、常態化的教學秘書隊伍，才可以積極適應本科教學合格評估的新形勢。

（一）建立穩定的教學秘書團隊

眾所周知，教學秘書是高校基層教學單位管理隊伍中的專職人員，是在學校教務處、學生處等行政輔助部門及院系領導的指揮下，具體負責院系的教學管理和日常事務并參與教學管理工作的全過程。然而，教學秘書的教學管理工作是一項復雜而有序的工作，既要熟悉本校的教學管理文件及其實施細則，又要熟練掌握日常教學管理業務及所在院系相關的學科設置，同時還應熟悉院系的各專業人才培養方案、課程體系與課程計劃、院系所具備的教學資源狀況，等等，其教學管理工作很多程序與技術只有教學秘書知曉與熟悉，臨時代替或更換教學秘書不利于院系教學管理各項工作的開展，為此，建立穩定的教學秘書團隊，既是保障學校教學管理工作順利開展的重要基礎，也是院系順利完成本科教學評估各項工作的重要支撐點。

（二）建立科學化的教學秘書團隊

教學秘書號稱“勤雜工”，工作任務繁重，積極性不高，崗位前景差，其工作成就感不足，是教學秘書工作客觀存在的事實。這也是造成教學秘書產生職業倦怠的重要原因。俗話說，“有激勵才有動力”。科學化管理的教學秘書團隊，不是一切靠指令，而是一切靠規章制度。為此，建立科學化的教學秘書團隊，就需要考慮到教學秘書工作崗位職責與對應的激勵制度與評價措施，要把教學秘書隊伍納入到學校師資培養計劃中來，在選拔、培養、管理、晉升、待遇等各方面給予相關政策，提高教學秘書的的工作地位，以此調動教學秘書工作的積極性，滿足其工作成就感，為他們創造良好的發展前景與機會，從而穩定教學秘書隊伍。另外，在教學工作管理的安排上，不應該把教學秘書工作崗位看著是院系教學管理的“勤雜工”，有什么任務或工作就分布給教學秘書，而應該盡量做到各司其職，把教學秘書工作職責與工作的性質與院系其它行政崗位的工作職責明確劃分，做到雜而不亂。

（三）建立規范化的教學秘書團隊

教學秘書作為院系教學管理的直接執行者，建立規范化、合理化的教學秘書團隊是保證教學秘書隊伍長遠可持續發展的重要策略。一方面需要為教學秘書定期提供參加培訓或提供外出進修、參觀學習的機會，比如一年一次。培訓要包括業務水平培訓比如計算機操作、信息化服務、應用文寫作，等等。要包括教學管理理念的培訓如教育學、管理學、心理學的培訓，要引導教學秘書搞教學管理方面的科研，提高他們的教學管理水平。更要有政治思想的陶冶，作為教學秘書要較強的責任意識、奉獻意識、敬業精神，等等；另一方面需要要建立健全教學秘書工作評價激勵機制，建立考核評價指標體系，對教學秘書的工作情況進行量化評價，并開展評比，賞罰分明，對于工作責任心強、業績突出者給予獎勵，并優先晉升職務；對于工作不負責、工作情況差者給予批評或調離甚至解聘，從而逐步形成優勝劣汰的良好局面。

（四）建立常態化的教學秘書團隊

在本科教學合格評估背景下，高校教學管理工作面臨著新的形勢和任務，建設一支常態化、高素質、高效率的教學秘書隊伍既是高校深化教育教學改革，又是加強本科教學建設的必然要求。高校應從實際出發，結合教學秘書工作性質和現狀，采取切實有效的措施，建設好教學秘書隊伍，使教學秘書在其工作崗位上安心、穩定、高效地工作，為高校提高教育教學質量做出更大的貢獻。人們對教學秘書認識存在一種誤區，認為教學秘書是可有可無的，認為教學秘書是年輕人干的工作，認為教學秘書是一種短暫的職業，是一種工作跳板，而這些現象都是常見的，也是一種不足為奇、客觀存在的現象。為此，如何體現教學秘書存在的意義與價值，把教學秘書的工作作為一種常態化的工作崗位，同時建立一支常態化的教學秘書隊伍也是高校發展的必然趨勢。當然，這也需要教學秘書一方面要努力提高教學秘書個人各方面的素質和修養；另一方面創建良好的工作條件和環境，把自己的工作甘愿做為一種終身職業。

總之，本科教學評估對一所新建高校而言，既是一種挑戰，又是一種機遇。挑戰在于它是一項系統而復雜的工作，其目的在于“以評促建”，不斷提升學校的教學管理，使之逐步走向正規；機遇在于它既可以提升一個學校的知名度，又可以促進學校各院系及行政輔助部門之間的相互配合與合作，促進學校各項工作科學化、正規化、合理化地開展。教學秘書作為院或系級教學本科評估基層單位執行者，既是學校或院系教學管理一線的工作人員，又是高校教學管理的各項具體工作的承擔著，此位置不僅起到承上啟下的輔助協調作用，而且起到與學校行政輔助各部門（教務處、學生處等）之間的聯通協調作用。為此，加強高校教學秘書隊伍建設，建立穩定的教學秘書隊伍，建立科學化、規范化、常態化的教學秘書隊伍，積極適應本科教學合格評估新形勢，既是深化高校教育教學與教學管理改革的重要組成部分，又是推進新建本科院校教學與管理的科學性、規范化、常規化必然要求。

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