中小企業原材料內部控制研究

田莉杰

中小企業原材料內部控制研究

田莉杰

中小企業對我國經濟快速增長發揮了重要作用，然而中小企業在內部管理上也存在著許多問題，這些問題的存在，不僅制約中小企業的發展，而且對中小企業的生存構成嚴重威脅，本文運用內部控制相關理論，對中小企業原材料內部控制進行分析研究。

內部控制；儲存成本；存貨盤點

一、中小企業原材料內控現狀

1.采購循環崗位職責分工不明確

企業內部控制基本規范要求，企業應在采購、付款、驗收、保管、審批與執行等重大采購業務方面確保不相容崗位相互分離、相互制約和監督。然而有些中小企業為節約控制成本，往往在崗位設置上保證不了分崗分責，經常出現一人同兼數職。另外，企業內部控制基本規范也要求，存貨的采購、發出及處置的申請、審批與權限應予以明確，然而有些中小企業由于人員缺乏，往往減少審批程序環節和步驟，有時不乏有越權采購行為。

2.采購數額缺乏科學性

許多中小企業根據以往的工作經驗來決定購買的種類和數量，沒有科學規范的管理方法控制存貨合理量，尤其是沒有結合企業訂單、未來規劃等確定采購計劃，勢必會造成原材料種類不合理，數量安排不得當，不僅增加了原材料的倉儲成本，使得儲備資金增加，更有甚者因存貨大量積壓，造成企業產品類型無法進行及時更新換代。

3.對于原材料價格缺乏跟蹤機制

對原材料市場的價格變化不敏感，忽視日常風險管理，在面對突發狀況需要臨時購進大量原材料時，往往會減少詢價環節，急于采購造成采購成本提高，從而增加生產成本，縮小利潤空間。

4.驗收環節監管不嚴

在采購部門采購回原材料以后，需由倉庫保管部門對其驗收入庫，這同樣是原材料內控中重要一環。有的企業雖然制定了原材料驗收制度，但是在實際操作過程中仍出現執行不到位、疏忽失職、監管不嚴的情況。如果采購部門采購的原材料質量不過關，而驗收環節查不出問題，勢必影響到生產環節，產品質量就會出現問題。

5.疏忽倉儲管理、盤點流于形式

原材料的倉儲環節直接影響著企業產品質量，是實現產品順利生產的必要保證。有些中小企業沒有給予倉儲保管環節足夠多的重視，具體表現在不夠重視倉儲保管基礎設施的建設，倉庫環境條件差，許多原材料的存放因不達標而導致原材料變質、損壞，其連鎖的結果勢必影響產品的質量。

原材料盤點是為了清晰了解現在倉庫里面還有沒有存貨，根據盤點結存狀況，確定欲采購數量，為采購提供參考數據。然而有的企業認為原材料是個流動性強的資產，實物和賬面變化大，只要做到財產保管安全完整就可以了，盤點意義不大，所以因重視程度不夠，將盤點流于形式，導致采購的參考數據不足，影響整個供應鏈的通暢。

6.發出環節手續不規范

生產部門為完成訂單，需要領用儲存在倉庫里的原材料，但很多中小企業在原材料發出環節帶有隨意性，需要則領，常常先領先用，后補辦手續或手續不完備，可是往往因時間推移，漏掉原材料發出環節的憑據，為后面的成本核算造成麻煩，使成本核算不夠準確。亦或出現原材料領用單填寫不規范、手續不齊全，審核不嚴格等情況發生而導致原材料流失。

二、中小企業存貨內控弱化原因分析

內控設計與實施是要付出成本的，而且可能是不菲的成本，相當一部分中小企業的管理層對內部控制產生的成本相當關注，畢竟對設計和執行成本所帶來的收益是難以估計的，只有當內控所帶來的收益大于內控成本時，他們可能才認為內控是具有存在價值的。畢竟內部控制的實施、內部控制成本的付出，是否降低了損失和風險，或者其帶來多大的經濟效益，在很大程度上具有相當大的不確定性，因此管理者勢必關注與核算內控成本而帶來的效益和效率。

三、中小企業原材料內部控制應關注的問題

1.原材料采購環節

負責原材料采購的采購部門，應該設計一套適合自己企業的完備的采購流程，采購流程中應重點關注生產等相關部門提交的原材料請購單里數量、規格、時間等信息；擬定采購計劃書依據；針對數量較大、項目重要的采購項目是否考慮通過公開競價的方式擇優選擇合格供應商。原材料的采購應該制定合理的科學的擬采購計劃，預先估算采購的品種及數量，保證庫存量控制在合理范圍之內，在保證采購的原材料為生產經營所必需，避免導致過度積壓、生產浪費、過期等問題。根據職業判斷和工作經驗甚至科學預算，合理確定材料、在產品、產成品之間的比例，使得存貨循環鏈條傳送起來。采購活動的實施一定要有批準的采購計劃應嚴格執行，避免越權自作主張，嚴格控制好預算及計劃外采購，確保整個采購過程的清晰明了。

2.原材料驗收環節

嚴把質量關在原材料驗收環節至關重要，質量關涉及到多方面的事項。首先要核對采購信息與實際到貨信息，驗證其真實性和準確性。依據采購合同、請購單與供貨方提供原材料的合格證明等原始單據進行驗單驗收及與原材料的實際進行驗貨驗收，做到單單相符、單實相符。責任人驗收簽字蓋章，責任到位。對通過審查的合格貨物及時辦理相關入庫手續；而對未通過審查的不符要求的原材料，記錄退貨原因并盡快聯系供貨方辦理退貨或換貨手續，以免耽誤原材料使用進程。對退換貨的原材料要設立單獨的存放點，避免與其他存貨混淆。

3.原材料倉儲及盤點環節

驗收合格的原材料需要有完好的倉儲環境。為避免倉儲環節中因環境等原因造成原材料變質、毀壞等問題，應該嚴格原材料的儲存管理，加強倉儲保管的基礎設施建設，改善倉庫環境條件，并按照倉儲要求妥善貯存。對不斷變化的原材料實存情況，建立健全存貨盤點制度，擬定盤點的周期，存貨盤點清查不僅要核對原材料的數量是否與相關記錄相符即賬實相符，更重要的是要關注原材料的質量，看其是否有明顯的變質或損壞。原材料盤點可采取定期或不定期盤點抑或兩者相結合，制定具體的存貨盤點計劃，確定盤點流程及盤點方法，指定監盤責任人，總結監盤結果，并將盤點異常情況匯報上級，進一步查明原因，研究提出處理建議。

4.原材料發出環節

原材料的領用單據在領用時應填寫規范，原材料保管員應對手續不齊全的請領拒絕出料，嚴把審核關。企業要對相關崗位員工進行理念輔導，即便是小企業也要重視制度的安排和程序的執行，理解企業對各項手續單據重視的重要性，做到填寫規范，手續齊全，履行程序。

總之，內部控制的建立與實施需要成本的付出，但是中小企業基本的內控措施和運行相應的也會減少企業錯誤和損失的發生，而這些減少或避免的錯誤和損失，也就意味著給企業未來帶來收益。因此中小企業可根據自身的情況，在成本效益原則下，從采購、驗收、倉儲到領用，每個環節加強內部控制，避免各部門之間相互推諉責任，嚴把原材料質量關，有效降低原材料的采購成本、儲存成本及其構成的生產成本，促使企業持久穩定健康發展。

［1］《企業內部控制基本規范講解》編寫組.企業內部控制基本規范講解［M］.北京：中國市場出版社，2008

［2］中國內部審計協會.內部控制理論與實務［M］.北京：中國時代經濟出版社，2008

（作者單位：青島科技大學）