完善中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策分析

賈艷雪 馬春英 張 楊

完善中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策分析

賈艷雪 馬春英 張 楊

存貨作為企業(yè)的一項重要資產(chǎn)，建立健全的存貨內(nèi)部控制機制、確保其信息的真實可靠性對于企業(yè)具有重大的意義，本文闡釋了存貨內(nèi)部控制的含義及其在企業(yè)管理中的重要性，并從內(nèi)部控制五要素的角度分析了中小企業(yè)在存貨內(nèi)部控制上存在的問題，提出了相應(yīng)的解決建議。

存貨；內(nèi)部控制；中小企業(yè)

一、存貨內(nèi)部控制概述

（一）存貨內(nèi)部控制的含義

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了確保業(yè)務(wù)活動的有效進行，保護其經(jīng)濟資源的安全、完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，確保經(jīng)濟和會計信息的真實完整、正確可靠而制定和實施的政策與程序。在內(nèi)部控制的概念的基礎(chǔ)上，存貨內(nèi)部控制可以理解為企業(yè)為保證存貨會計信息真實可信、存貨資產(chǎn)安全完整，為實現(xiàn)自身的戰(zhàn)略目標而根據(jù)存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點所采取的一系列相互聯(lián)系、相互牽制的方法措施以及程序。

（二）存貨內(nèi)部控制的重要性

存貨內(nèi)部控制直接影響著企業(yè)的資金運作效率和企業(yè)利潤最大化的實現(xiàn)，它是企業(yè)整個內(nèi)部控制體系中的重要組成部分。企業(yè)規(guī)范存貨內(nèi)部控制的目的是為了保障存貨資產(chǎn)的安全性和完整性，加快存貨資金周轉(zhuǎn)，提高存貨資金使用效益。迄今為止，我國大多數(shù)中小企業(yè)在存貨的內(nèi)部控制方面仍存在一些問題，這需要我們?nèi)シ治霾⒄页鱿鄳?yīng)的解決對策。

二、存貨內(nèi)部控制存在的問題

（一）存貨內(nèi)部控制環(huán)境存在的問題

企業(yè)管理人員的內(nèi)部控制意識淡薄。由于中小企業(yè)資金上的短板以及部分家族式管理的因素，公司的部分領(lǐng)導(dǎo)理論知識欠缺，通常是靠資歷及裙帶關(guān)系上位，即使部分領(lǐng)導(dǎo)有實踐經(jīng)驗，隨著社會的快速發(fā)展，其認識不夠深刻等原因，領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制制度不能有較好的把握，其員工對存貨內(nèi)控在公司管理中的重要性自然認識的不夠到位，使得相關(guān)內(nèi)部控制制度不能發(fā)揮其應(yīng)有作用。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和職責分配不夠合理，由于中小企業(yè)的規(guī)模、資金、管理方式上均有一定的限制，使人員崗位和職責劃分不夠明確，缺乏牽制機制。盡管有些公司有相應(yīng)的規(guī)章制度，但大多流于形式，空有文字制度，沒有切實實施，體現(xiàn)出我國中小企業(yè)內(nèi)部控制制度不夠健全的特點，這同樣與中小企業(yè)缺少專業(yè)管理人員有較大關(guān)系。中小企業(yè)的企業(yè)文化薄弱，內(nèi)部控制環(huán)境沒有得到較好的建設(shè)，這也極大地影響了存貨內(nèi)部控制的發(fā)展。

（二）風險評估意識淡薄

企業(yè)管理者對風險評估的認識還不夠深刻，認為其沒有實際意義，通常在沒有制定遇到風險時相關(guān)處理方案的情況下就根據(jù)自己的經(jīng)驗做出決策，存在一定的投機心理，這使得企業(yè)在遭遇風險危機時臨時制定相應(yīng)的風險控制措施，控制結(jié)果差強人意。中小企業(yè)對風險的應(yīng)對能力本就較低，在出現(xiàn)風險時極易使企業(yè)的發(fā)展受到阻礙，嚴重情況下甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。

（三）存貨控制活動工作不細致

由于中小企業(yè)的規(guī)模、資金、管理方式上均有一定的限制，人員崗位和職責劃分不夠明確，缺乏牽制機制。存貨的采購、驗收、銷售與付款；領(lǐng)用及發(fā)出；保管及清查；存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行以及相關(guān)記錄等方面均存在不相容風險。由于企業(yè)員工普遍存在身兼數(shù)職，在業(yè)務(wù)較多時，為提高工作速度，通常只簡單的看一下憑單，甚至只有口頭詢問，給存貨管理人員留有了徇私舞弊的空間。又如存貨主管人員在采購過程中，同時具有采購材料和驗收材料的權(quán)限以及擁有保管和清查的權(quán)限，本應(yīng)由相互獨立的兩個部門人員彼此監(jiān)督的工作，因為職能的交叉極易導(dǎo)致出現(xiàn)采購人員從中牟取私利的問題，在給企業(yè)帶來一定經(jīng)濟損失的同時，也會出現(xiàn)其他員工對采購這一“肥差”產(chǎn)生異樣的心理和情緒反應(yīng)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制失去有效性。大多數(shù)小企業(yè)在采購前沒有制定采購計劃，這也是造成企業(yè)存貨積壓、浪費資源的一個重要原因。

（四）存貨內(nèi)部控制信息溝通存在的問題

信息的有效溝通在企業(yè)存貨內(nèi)部控制中是及其重要的組成部分。溝通分為自上而下、自下而上、平行溝通等方式。中小企業(yè)雖然職工人數(shù)不多，但在有效溝通方面仍存在著一些問題。一般上級下達的指示，下級只會全然照做，不會根據(jù)自己的經(jīng)驗認識來反饋給上級，不能使措施得到優(yōu)化。此外，與供應(yīng)商、客戶、政府部門之間缺乏有效溝通也對企業(yè)存貨有很大的影響。

三、存貨內(nèi)部控制的改進措施

（一）建立良好的存貨控制環(huán)境

企業(yè)應(yīng)對管理層進行培訓，首先在思想上對存貨內(nèi)部控制提高認識，在此基礎(chǔ)上，提升管理人員的存貨內(nèi)控理論，使理論與實踐相結(jié)合，制定出適合本企業(yè)的存貨內(nèi)控機制，再通過管理人員對下面的員工進行培訓，這樣既節(jié)約了部分培訓費用，又能使存貨控制的思想深入人心，構(gòu)建更完整的企業(yè)文化，達到存貨內(nèi)控應(yīng)有的控制作用。

（二）構(gòu)建有效風險評估機制

內(nèi)部控制的實質(zhì)就是風險管理。市場發(fā)展越迅速，企業(yè)所面臨的風險越多。盡管小企業(yè)的資金及人員有限，但為了企業(yè)的長遠發(fā)展，制定有效的風險防范體系，提高風險防范水平，對小企業(yè)來說是非常重要的。應(yīng)該建立企業(yè)的風險文化，由專門的管理人員識別企業(yè)面臨的風險和機遇，分析公司潛在的風險，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，構(gòu)建相應(yīng)的風險評估機制和應(yīng)對策略。

（三）完善存貨控制活動

通常在企業(yè)規(guī)模和資金允許的情況下，企業(yè)的采購、驗收、保管、發(fā)貨及清查應(yīng)由不同的人員負責，或者在容易出現(xiàn)舞弊的重要環(huán)節(jié)安排兩個獨立部門人員進行分工負責，確保存貨相關(guān)經(jīng)濟和管理業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)不相容崗位相分離。例如授權(quán)審批與執(zhí)行業(yè)務(wù)的職務(wù)應(yīng)相分離、執(zhí)行業(yè)務(wù)與監(jiān)督審核相分離、存貨保管與會計記錄職務(wù)相分離。同時，應(yīng)該制定合理的采購計劃，確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品的比例，對存貨的采購實行預(yù)算管理，避免產(chǎn)生存貨積壓浪費的問題。

（四）加強存貨內(nèi)部控制的信息溝通

企業(yè)的各部門之間應(yīng)在保持與供應(yīng)商、客戶、政府等的縱向溝通的基礎(chǔ)上進行部門之間的橫向溝通。企業(yè)的詳細存貨信息包括收、發(fā)、結(jié)存情況要向管理層提供詳略得當?shù)男畔ⅰＨ羰墙?jīng)過計算統(tǒng)計在達到經(jīng)濟利益最大化的前提下，可以引進先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證信息迅速高質(zhì)的傳遞，同時可以實現(xiàn)各部門之間實現(xiàn)信息共享，互相交流工作經(jīng)驗，降低存貨管理風險。豐富企業(yè)文化的同時還可以使管理層在掌握企業(yè)信息的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)和了解企業(yè)存在的問題，及時的調(diào)整企業(yè)的經(jīng)營策略，進而為企業(yè)帶來更長遠的發(fā)展。

四、小結(jié)

綜上所述，企業(yè)內(nèi)部存貨內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中占有重要位置。良好的內(nèi)部控制制度以及科學的企業(yè)管理方式可以促進企業(yè)實現(xiàn)綜合成本的降低。企業(yè)所有員工應(yīng)在管理者的帶領(lǐng)下共同打造一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境，根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營管理狀況，建立合適的存貨內(nèi)部控制機制，在此基礎(chǔ)上監(jiān)督機制的如實運行，成為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化的重要步驟。

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（作者單位：沈陽大學）