淺述行政管理人員的不良工作習慣

趙志騰

摘 要：行政管理部門是企業事務性職能管理的總和。構成行政部門的各行政人員承擔著對內、對外的綜合性工作，是領導的助手和參謀，行政人員的工作保證了企業行政工作科學高效的運作。因此對行政人員在思想覺悟、專業技能、綜合工作能力等方面提出了嚴謹的要求。但實際工作中，行政人員仍存在許多不良習慣，管理者應及時發現不足，針對性的提出改進意見，降低不良習慣的發生率，以確保企業健康長遠發展。

關鍵詞：行政管理；行政人員；存在問題；不良習慣

一、引言

企業行政管理是企業依據科學的法律、制度、原則為達到既定的行政效率、經濟效益而制定的符合企業文化的職能性管理的總和。現代行政管理在組織中扮演執行任務、監督控制、政策協調的綜合性角色，具有強制權威與服從機制的特性，為企業高效、快速地組織生產經營奠定堅實的基礎。行政管理崗位的特殊職能要求行政管理人員具有專業的職業技能能適應多變的市場競爭環境。

實際完成工作的過程中，由于工作人員本身主觀素質原因，使其在工作中暴露出普遍存在的不良習慣。致使企業的生產經營目標可能受人為因素的疏忽而延誤，不利于長遠健康發展。

二、存在的問題

（一）專業素質不高

行政工作在實際分配中呈現多向性、多功能性的特點，而行政人員受自身理論學識、實際經驗、新事物接受度等因素的不同而呈現出客觀差異。因此部分行政人員在專業修養、工作執行力方面素質較低。

資歷學識尚淺的行政人員，初出茅廬本身專業度不高，業務水平有限，不能快速高效的完成工作，影響團隊合作，不利于項目整體的進程發展；資深行政人員擁有一定經驗，獨當一面的同時，自我評估較高，易倚老賣老、投機取巧，降低工作質量；身居特殊崗位的行政人員需要與企業員工、政府人員、社會公眾進行業務往來，因此需要掌握溝通技巧，合理控制時間，但很多行政人員人際關系處理不當，影響工作。

行政工作內容多、范圍廣，直接影響領導層發布決策的準確性及逐級貫徹程度。行政人員由于自身惰性、拖延等主觀原因，隨意擱置工作，延遲企業上下級間聯系，使得工作信息不及時，不利于項目的相互協作開展，一個遲緩而影響整體進度，損害到公眾利益。

（二）偏離工作中心

行政部門不同于技術部門，其個人主觀性較強易出現公私不分、蜚短流長的偏離實際問題。

有些行政人員易感情用事，心理承壓能力差，傾向于將家庭、社會中的負面情緒帶到工作中，在決策方面，易作出極具個人色彩的偏差判斷，感性大于理性，從而降低工作完成質量。

企業作為公共組織，人員眾多，使有些行政人員利用工作之余談及、評論他人私事，而行政人員代表公司形象，多與外界接觸的特殊性，確保行政人員要樹立健康的正面形象，但惡意謠言會抹黑企業形象，激化內部矛盾，削減企業凝聚力，影響企業文化建設。

（三）部門協調不暢

行政部門是高層管理者的輔助部門，協助完成指定的任務目標。有些任務具有偶發性，致使行政人員不得不擱置手頭工作重新著手新工作，易陷入被動境地。例如新增接收傳真、接待來客、陪同視察等無法預見性工作，在前期沒有預留工作時間的情況下增加了行政人員的負擔。有時管理者不能體諒下屬工作內容，對于工作過分挑剔，上級的誤解增加了行政人員的心理壓力，打擊工作主動性和積極性。

各部門工作分工協調不暢、行政工作多對一的局面，致使員工心生倦意、偷工減料，嚴重影響工作質量。

三、改進意見

（一）定期培訓

高層管理者根據崗位工作的要求不同進行分類施教，培訓與本崗位相關的理論知識及實踐技能，做到精準教學、學以致用。培訓后期以考評的方式檢驗員工的學習成果，并對考核優秀的員工給予獎勵。

對于棘手難題，以管理者為組長組建研討小組。組內定期開展討論課題，運用頭腦風暴等方法各抒己見提供綜合性解決方案，在學習理論知識的同時積累實踐經驗、及時調整工作方向。研討小組旨在激勵員工不怕困難，集集體之智慧逐個擊破。有助于鍛煉員工實際辦事能力，提高工作效率。

（二）導向功能

對于行政人員遇到的來自工作、家庭、社會各方的壓力，通過宣泄、傾聽、咨詢的方式合理引導，糾正員工的心里矛盾，幫助員工根據自身條件，樹立適當的發泄目標 。

企業應適當舉辦娛樂活動，讓員工在工作之余培養獨特的興趣愛好，放松身心、轉移注意力、調整因工作帶來的心理壓力，從而減輕負擔。

企業通過疏導、轉移注意力的導向功能，在宏觀層面確保行政人員的心理和行為朝著管理者共同期望的目標發展。

（三）積極溝通

員工因個人主觀意識不同，易產生員工與員工、員工與管理者、員工與企業間的不同程度的觀念分歧。由于管理層級的差異，及部分管理者屬于“經濟人”的本性，使其只注重追求效率最大化而忽略以人為本的員工內心想法，加劇了雙方間的溝通壁壘。企業應根據行政人員不同的問題程度，采取不同的溝通方式。

針對心理壓力較大的員工配備專業的心理咨詢師，同時作為管理人員，主動學習管理溝通知識，耐心傾聽員工的問題。

對于散播謠言產生的疑慮性焦點問題，企業應具有回應性，及時準確說明事情的真實度。回應性是企業責任的體現，也是責任的延伸，發出企業權威的聲音，調查清楚事實真相，準確、客觀、及時澄清謠言，為當事人還原事實真相，為其他員工端正心態，掃清流言障礙，樹立實事求是、以人為本的清正之風。

溝通過程即疏導過程，多面溝通是協調行政人員各方矛盾的調節器，有助于了解行政人員的真實想法，消除疑慮，打破各方的溝通壁壘。

（四）科學政策

運用科學理論知識，以政策制定、政策執行、政策評估、政策監控、政策終結四個環節為政策周期建設途徑。企業依據員工間存在的實際問題，針對不良習慣產生的原因，界定問題，以高層管理者為組長成立包含管理者、專家顧問、行政人員三方組成的政策制定小組，通過設計方案、預測結果、比較和決策方案等環節，確定符合企業實際情況的政策制度。之后將政策方案付諸實踐過程，在此過程及時對某項政策的效果、優劣，依據標準和程序進行政策評估。保留有效達到糾正不良行為目的政策，終結多余、不必要、不起作用的措施。對政策過程周期實施監管、控制、調整部分功能活動，避免中間環節失誤而造成成本損失，確保政策方案可行，決策成效滿意，制定科學政策能在根本上保障不良行為的產生。

四、結語

行政人員是行政管理部門的主要執行者，行政部門作為企業運營的保障部門決定了其對工作細節的嚴苛性。要求行政人員工作職責分工明確、高效快捷，因此對于現行中專業素質低、偏離工作中心、部門協調不暢、忽略企業文化的不足，管理者應積極重視，采取定期培訓、導向功能、積極溝通、任人唯賢、科學政策措施，通過企業、行政人員間的共同改變，避免陋習的發生，幫助企業目標早日達成。