醫院檔案管理信息化建設分析

王喆

摘 要：目前多數醫院的檔案管理模式還處于傳統階段，采用低效率的人工收集信息、檔案整理、檔案歸檔，實用價值低導致檔案管理在醫院無法受到重視，不利于檔案管理各項工作的開展。如何充分開發并利用檔案資源，發揮其實際應用價值是檔案管理部門的首要任務。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

隨著網絡的普遍，社會的信息化程度越來越明顯，如今，社會各行各業幾乎都已經開始向信息化靠攏，醫院的檔案管理工作自然不能例外。促進檔案管理的信息化建設，實現檔案的信息化管理不僅是社會發展的客觀要求，更是醫院管理部門的重要課題。

一、醫院檔案管理信息化建設的重要意義

（一）擺脫傳統的檔案歸檔模式

傳統的檔案管理成本較高，所占用空間資源較高，而且很難實現永久存儲。建設信息化檔案管理模式，可以將紙質存檔轉變為電子存檔，這在存儲上節省了大量空間并相應降低了成本。對檔案的數字化存儲可以加強對檔案的保護與保密工作，此外，對于檔案信息的高效率檢索也將是一個極大的推動。

（二）擺脫檔案的傳統資源利用模式

通過電腦和網絡搭建的信息系統，對文檔進行數字化存儲，醫院可以在短時間內高效、快速、安全的獲得檔案的完整信息及內容，且整個過程不受地域、時間的限制，從而在一定程度上實現了對檔案資源充分利用與共享。

（三）提升資源利用的高效性并提升檔案的價值

傳統的檔案管理模式，局限于檔案的保護、保密與完整，缺少主動服務功能，導致檔案資源不能有效服務于醫院，致使檔案的存在可有可無，不被重視。網絡為醫院和檔案資源之間建立一條便利、快捷、安全的通道，方便醫院充分開發利用檔案資源，從而在無形之中提升了檔案本身的價值。

（四）提高了檔案管理的質量與效率

信息技術的引入，降低了檔案存儲成本，節省了空間，提高了資源利用率，為資源的配置進行了優化，從而實現了檔案信息的現代化科學管理。

二、實現檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案信息化管理的觀念較陳舊

目前，多數醫院依舊沿襲傳統的人工檔案管理方法與管理模式，將大量時間花費在信息查詢、檔案整理、歸檔、目錄匯編等工作上，導致工作效率低下。其次，由于檔案管理無法為醫院創造實質上的經濟效益，因此并未受到高層的重視。對檔案管理的人力、財力、物力等資源的投入也遠遠不足以支撐信息化建設的開展，這是制約檔案管理信息化建設的重要因素。

（二）檔案管理者的專業技能處于較低層次

一般情況下，醫院檔案管理工作者都是由醫院委派或者任命，檔案管理部門沒有決定權。由于醫院對檔案管理工作的認知度不夠，因此在人才的選用上不能真正滿足管理工作的需求，主要表現在兩方面：一、所選人才的專業技能、專業素養不達標，無法提升檔案管理水平。二、某些工作人員是被動接受任命，并非主動。這會很大程度上削弱工作積極性與工作熱情，更無所謂檔案管理工作的創新與開發。

（三）尚未形成檔案管理信息化系統

雖然醫院的檔案信息由檔案室進行統一負責管理，然而文檔僅僅是其中一小部分，其他檔案資源如音頻、視頻等都分散在其他各個部門。而且，各個部門的管理存在差異化，這導致檔案整體管理系統尾大不掉，無法形成統一管理標準。

（四）醫院領導階層缺乏對檔案信息化管理的認知

多數檔案的管理基礎都比較薄弱，這是由于相關硬件跟不上，如專業掃描儀、移動硬派、方便檔案管理的專門空間等。而且，由于領導階層不夠重視，開展信息化建設的局域網以及大型服務器也無法及時到位。最后，管理人員的信息化意識弱，沒有危機意識，不能為數字檔案進行備份，這種情況下一旦服務器崩潰或者計算機損壞，所有的工作很可能前功盡棄。

三、加快醫院檔案管理信息化建設的措施探析

（一）掙脫傳統管理觀念束縛，樹立檔案信息化管理理念

意識是行動的前提，加快檔案的信息化建設務必先樹立員工及領導階層的信息化觀念。信息化建設并非一人或者一個部門的事，而是整個醫院的事。檔案管理部門首先需要對檔案管理的信息化建設做出整體規劃，然后號召其他部門進行協助，同步發展，落實到醫院的各個部門，進而形成新的檔案管理理念。這為信息化建設營造了良好的氛圍，更有利于檔案管理信息化建設的發展。

（二）優化人力資源結構

由于檔案資源無法得到充分開發，其價值未充分體現，導致其地位低微。院方對其人事配備上并不重視，甚至委派給其他崗位的某些員工，以兼職的身份進行工作。再者就是安排一些已退休的醫生來管理醫院檔案。檔案管理人員沒有相關專業知識且沒有任何信息管理技術，這對檔案管理模式的更新是致命的影響。院方可以嘗試吸引年輕的技能型人才，通過引入新鮮血液促進信息化建設。另外，在績效激勵制度上進行完善，以充分激發管理工作者的工作積極性與創新意識，提高檔案管理的整體水平。

（三）建立系統化的檔案信息管理體系

檔案信息化建設的基礎是標準體系的形成，明確量化的標準，發展過程不斷進行完善優化，并與時俱進，才能保證檔案信息化建設的不斷推進。依據《檔案法》《醫療檔案管理方法》等相關法律法規制定出科學合理的管理制度。其運作模式應是醫院各個部門，自上至下相互協作、良性互動下的高效運作。最終提高檔案管理的信息化水平。

（四）引入信息化施工技術

檔案信息化建設難以展開，硬件設備不達標是關鍵因素。檔案管理部門與院方領導進行溝通，加大資金的投入，置備信息化建設的必備設施，為實現信息化建設的飛速發展奠定基礎。

四、結語

無紙存檔代替紙質存檔，不僅降低了存檔成本，還大大節約了存儲空間。加快信息化建設的腳步務必要擺脫傳統檔案管理理念，樹立檔案管理信息化理念。從根本上樹立醫院自上至下的整體信息化意識，解決施工技術問題，優化檔案管理部門的人力資源結構、完善信息化管理系統，才能促進信息化建設的順利開展，保證醫院的快速發展。

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