探討測(cè)繪成果檔案管理及利用

吳曉菲

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，測(cè)繪檔案與信息的重要性日益突顯。本文簡(jiǎn)要介紹了測(cè)繪成果檔案的特點(diǎn)、分類(lèi)、保管措施及利用。

關(guān)鍵詞：測(cè)繪成果；檔案；管理

測(cè)繪檔案是一種專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的檔案資料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，測(cè)繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務(wù)。測(cè)繪成果資料是通過(guò)測(cè)繪生產(chǎn)所形成的信息產(chǎn)品，形式包括測(cè)繪記錄、圖表、照片、文字說(shuō)明和成果成圖等。測(cè)繪檔案是在測(cè)繪資料基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有保存、利用價(jià)值，并按一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實(shí)物檔案向機(jī)讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測(cè)繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時(shí)期現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測(cè)繪檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

1 測(cè)繪成果的特點(diǎn)

測(cè)繪成果是指通過(guò)測(cè)繪形成的數(shù)據(jù)、信息、圖件以及相關(guān)的技術(shù)資料，是各類(lèi)測(cè)繪活動(dòng)形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設(shè)施的形狀、大小、空間位置及其屬性的地理信息、數(shù)據(jù)、資料、圖件和檔案。測(cè)繪成果具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.1 測(cè)繪種類(lèi)多

目前我國(guó)的測(cè)繪行業(yè)中種類(lèi)可謂繁多，而且隨著科技的發(fā)展，還會(huì)出現(xiàn)一些新的門(mén)類(lèi)。就目前而言，測(cè)繪行業(yè)的分類(lèi)大致為：大地測(cè)量、攝影測(cè)量、遙感測(cè)量與其它方法地形測(cè)量、地圖制圖與地圖印刷、工程測(cè)量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細(xì)分為多種小的類(lèi)別的測(cè)繪信息，如不同的比例尺、各大類(lèi)下的多種專(zhuān)業(yè)活動(dòng)等。如大地測(cè)量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線(xiàn)網(wǎng)、長(zhǎng)度測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量等。

1.2 測(cè)繪載體形式多樣化

隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為：觀測(cè)手簿、軟盤(pán)或光盤(pán)、底片、航測(cè)內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測(cè)繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展，新的測(cè)繪載體還會(huì)不斷出現(xiàn)。

1.3 時(shí)空分布廣

測(cè)繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在，并且隨著時(shí)間的推移、地形的變化，測(cè)繪成果的更新又成為必要，這樣就有了不同時(shí)間和空間的測(cè)繪成果。

2 測(cè)繪成果檔案分類(lèi)

由于測(cè)繪成果的種類(lèi)多、載體形式多、時(shí)空分布廣，所以要將測(cè)繪成果分類(lèi)整理歸檔。具體分類(lèi)方法如下：

（1）按時(shí)間分類(lèi)：按文件產(chǎn)生的時(shí)間界限對(duì)檔案分類(lèi)。

（2）按區(qū)域分類(lèi)：以行政區(qū)域范圍分類(lèi)。

（3）按專(zhuān)業(yè)類(lèi)型分類(lèi)：以不同專(zhuān)業(yè)劃分，如工程測(cè)量、地籍測(cè)量等。

（4）按載體形式分類(lèi)：如光盤(pán)、紙圖等。

分類(lèi)的方法有很多不再一一列舉。

3 測(cè)繪成果檔案保管的措施

3.1 建立測(cè)繪成果保管制度，配備必要的設(shè)施

測(cè)繪成果是廣大測(cè)繪工作者風(fēng)餐露宿，付出艱辛勞動(dòng)獲取的成果，是政府管理、國(guó)土規(guī)劃、文化教育、科學(xué)研究、外交和國(guó)防建設(shè)不可缺少的地理信息戰(zhàn)略資源和國(guó)家的寶貴財(cái)富，大部分測(cè)繪成果都涉及國(guó)家秘密，事關(guān)國(guó)家安全和利益。因此，測(cè)繪成果保管單位應(yīng)當(dāng)本著對(duì)國(guó)家和人民利益高度負(fù)責(zé)的精神，建立有效的管理制度，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止測(cè)繪成果的損壞、丟失、滅殺和泄密。

3.1.1需要建立的測(cè)繪成果檔案管理制度

需要建立的測(cè)繪成果檔案管理制度，主要是指按照《中華人民共和國(guó)測(cè)繪法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，制定和完善測(cè)繪成果檔案存放、保管、提供、銷(xiāo)毀、復(fù)制、保密等方面的制度，并要成立相應(yīng)的測(cè)繪成果檔案管理工作機(jī)構(gòu)，明確相應(yīng)的測(cè)繪成果保管人員和職責(zé)，確保各項(xiàng)測(cè)繪成果檔案管理制度落實(shí)到位。

3.1.2配備必要的的設(shè)施

測(cè)繪成果保管單位配備的測(cè)繪成果保管和安全防護(hù)設(shè)施，主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）存放載體介質(zhì)的庫(kù)房設(shè)施。如紙質(zhì)介質(zhì)檔案資料庫(kù)房、膠片介質(zhì)檔案資料庫(kù)房、磁介質(zhì)檔案資料庫(kù)房等其他特殊要求的檔案資料庫(kù)房。

（2）存放載體介質(zhì)的柜架設(shè)施。如檔案資料密集柜、磁介質(zhì)檔案資料專(zhuān)用柜等其他特殊要求的檔案資料柜架。

（3）專(zhuān)業(yè)技術(shù)設(shè)備。如檔案資料修讀與保護(hù)設(shè)備、磁介質(zhì)讀取備份與維護(hù)設(shè)備、檔案資料殺蟲(chóng)除菌設(shè)備、溫濕度檢測(cè)控制設(shè)備等。

（4）安全防護(hù)設(shè)施。如監(jiān)視設(shè)施、報(bào)警設(shè)施、防盜設(shè)施、防火設(shè)施、防磁設(shè)施、換風(fēng)設(shè)施等。

（5）管理與服務(wù)設(shè)備。如日常管理與服務(wù)用計(jì)算機(jī)、檔案資料管理與服務(wù)專(zhuān)業(yè)軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、目錄數(shù)據(jù)采集設(shè)備、檔案資料掃描數(shù)字化設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等。

3.2 基礎(chǔ)測(cè)繪成果資料實(shí)行異地備份存放制度

基礎(chǔ)測(cè)繪成果是測(cè)繪成果中的核心成果，是國(guó)家直接投資完成的重要資源，屬于公共財(cái)政支持的范疇，大多屬于國(guó)家秘密，直接關(guān)系國(guó)家安全。基礎(chǔ)測(cè)繪成果異地備份存放，就是將基礎(chǔ)測(cè)繪成果進(jìn)行備份，并存放于不同地點(diǎn)，以保證基礎(chǔ)測(cè)繪成果意外損毀后，可以迅速恢復(fù)基礎(chǔ)測(cè)繪成果服務(wù)。異地存放的基礎(chǔ)測(cè)繪成果資料，應(yīng)與本地存放的測(cè)繪成果資料所采取的安全措施同一規(guī)格，要符合國(guó)家保密、消防及檔案管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定和要求。

4 測(cè)繪檔案利用

測(cè)繪成果檔案管理的目的是通過(guò)對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到充分利用已有資料取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。說(shuō)到底測(cè)繪檔案管理的目的是為了測(cè)繪檔案的利用，而非單純的保管。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面進(jìn)步，測(cè)繪檔案的利用取得了長(zhǎng)足進(jìn)展。用戶(hù)范圍不斷擴(kuò)展，專(zhuān)業(yè)化程度也不斷發(fā)展。用戶(hù)需求不斷加大，用戶(hù)數(shù)量不斷增加。人們對(duì)測(cè)繪檔案質(zhì)量的要求也不斷提高。因此，做好測(cè)繪檔案的應(yīng)用改造，就必須堅(jiān)持以人為本，建立方便用戶(hù)的檔案利用體系，以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。目前，測(cè)繪檔案的利用服務(wù)還不同程度地存在一定問(wèn)題。這主要是由于測(cè)繪檔案的特點(diǎn)造成的。首先，測(cè)繪檔案作為科技檔案的一部分，與文書(shū)檔案相比具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。測(cè)繪檔案包括大地測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量、地形測(cè)量等門(mén)類(lèi)，包含了數(shù)學(xué)、天文學(xué)等多學(xué)科的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此測(cè)繪成果的形成過(guò)程比較復(fù)雜，測(cè)繪檔案的組織和排序有其特定的規(guī)律和模式。這一特點(diǎn)使得測(cè)繪檔案的利用范圍受到很大限制，用戶(hù)面十分狹窄。長(zhǎng)期以來(lái)，測(cè)繪檔案的用戶(hù)主要是測(cè)繪、地質(zhì)、國(guó)土等專(zhuān)業(yè)用戶(hù)，而其他的普通用戶(hù)對(duì)測(cè)繪改造和測(cè)繪檔案缺乏了解，許多與生活相關(guān)的測(cè)繪信息并沒(méi)得到利用。影響了測(cè)繪檔案信息價(jià)值的充分發(fā)揮。其次，測(cè)繪檔案的保密性也對(duì)測(cè)繪檔案的利用起到一定的限制作用。測(cè)繪檔案中有相當(dāng)一部分信息涉及國(guó)家安全，具有較高密級(jí)，測(cè)繪檔案的利用范圍也有嚴(yán)格的規(guī)定，在一定程度上影響了測(cè)繪檔案的利用。

為了促進(jìn)測(cè)繪檔案的利用服務(wù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立完善方便的測(cè)繪檔案查詢(xún)系統(tǒng)，根據(jù)測(cè)繪檔案特點(diǎn)采取多種查詢(xún)方式，編制用戶(hù)手冊(cè)，介紹測(cè)繪檔案查詢(xún)系統(tǒng)的使用方法，幫助用戶(hù)提高查詢(xún)效率和查詢(xún)質(zhì)量。

5 總結(jié)

隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的管理也向前推進(jìn)。建設(shè)數(shù)字化測(cè)繪資料檔案館是今后一個(gè)時(shí)期一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數(shù)字化兩種存儲(chǔ)形式，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實(shí)現(xiàn)全過(guò)程計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)及多媒體服務(wù)。概括地說(shuō)，包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有館藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入；對(duì)破損圖件進(jìn)行修復(fù)；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的測(cè)繪檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；全面開(kāi)展館藏檔案資料數(shù)字化處理并建庫(kù)；開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)檢索系統(tǒng)等。

要實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案由資料管理機(jī)構(gòu)向信息服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變。信息社會(huì)的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)到信息管理上來(lái)，要通過(guò)多種形式、多渠道向社會(huì)各界提供測(cè)繪檔案信息。因此，測(cè)繪檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)該以檔案信息管理為中心，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能，為國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)關(guān)及社會(huì)各界提供快速、準(zhǔn)確、全方位的地理信息服務(wù)。

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