新時期人事檔案管理信息化建設策略探究

胡艷華

摘要：人事檔案信息是在新時期的社會狀態下一種具有重要社會價值的信息資源，人事檔案信息承載著每個人重要的個人資料與成長信息，對新時期人才發展與引進非常重要。人事檔案的管理工作是國家人力資源管理工作中重要的組成部分，在信息化時代的背景下，傳統意義下的時間與空間、思維方式都發生了翻天覆地的變化，這些變化對于社會的飛速發展起到了重要的影響。因此，人事檔案管理模式也需要與現階段的社會發展現狀相適應，同時也要利用信息化、現代化與網絡化的技術優勢，建立信息化的檔案管理模式。

關鍵詞：人事檔案 新時期 管理 信息化建設

人事檔案管理工作的內容就是針對各個企事業單位內部的人才信息進行集中系統的管理工作。在當前社會經濟發展、信息化水平以及人才管理改革的潮流下，針對人才管理的方式方法進行變革也是促進企事業單位發展的重要組成部分。作為企事業單位人力資源管理工作中的重要內容，推進人事檔案管理的改革與創新對于引進人才、刺激人才工作的積極性、人才的全面發展都具有重要的戰略意義。在現在的社會形勢下，人事檔案管理的模式也要不斷創新適應新形勢下的社會現狀與要求，因此革新人事檔案管理模式，推進信息化與網絡化在人事檔案管理上的應用，使其發揮信息時代的優勢，更好滿足實際要求。

一、建設信息化的人事檔案管理模式的重要意義

1.建設信息化的人事檔案管理模式是必然的發展要求

進入21世紀以來，電子信息技術與網絡技術如雨后春筍般發展，同時，我國也在逐步推進社會信息化建設的步伐，信息的獲取與傳遞已經是社會發展過程中具有重要作用的資源形式，越來越多的人們已經意識到信息的獲取方式與獲取速度對決策的實施與結果都具有舉足輕重的戰略作用。在傳統的人事檔案管理模式與理念中，人才是社會發展、生產力組成與技術獲取的重要主題，是重要的社會資源，因此人們已經意識到人事檔案的管理工作的重要性。隨著信息化時代的到來，信息技術與網絡技術的推廣與發展，對傳統的社會形態、工作習慣等方方面面都產生重要的影響，人事檔案的管理工作也要順應社會潮流，向信息化的方向轉變與發展，這是新時期人事檔案管理模式革新的必然要求。

人事檔案管理中最基本的內容應該就是民眾的基本要求，而服務社會則是其根本目的所在，建立信息化的人事檔案管理模式是推進政府部門業務信息化建設的重要組成，同時加快政府部門業務信息化的建設也會提高檔案管理信息化的水平與進程。所以說，檔案管理信息化建設的步伐是與時俱進的，只有符合世道潮流的趨勢，才能使得人事檔案更好的發揮起作用。

2.人事檔案信息化建設在提高工作質量和勞動效率方面的積極作用

信息化時代下，傳統的人事檔案管理模式已經完全不能適應新時代下的社會環境與發展現狀，建立信息化的人事檔案管理模式，充分利用信息化、網絡化的便捷優勢，提高操作、管理與信息處理的效率。信息化程度的逐步推廣，相關的操作人員可以利用信息化與網絡化的優勢，對各種人事信息、數據搜集、人事管理等日常管理工作更加高效、迅速的完成，還可以利用信息化的檔案管理針對員工的學習、生活等細節進行人性化的管理與關懷，不僅僅緩解了傳統人事檔案管理上重復機械的工作內容，更加減輕了工作強度，提高工作效率。

信息化的人事檔案管理模式上引入互聯網和局域網，其可以有效避免傳統管理上信息的重復錄入現象，降低工作失誤出現的概率。此外，根據信息化技術的諸多特點，可以根據實際工作中情況進行信息的實時更新，保證人事檔案信息的實效性與準確性。在檔案管理方面，管理者完全可以根據局域網的交流互動特點對人事評審等工作進行網絡會議溝通，充分發揮信息技術與互聯網技術的優勢。人事檔案管理的信息化過程會大大提高人事管理工作的效率，豐富人事管理模式與手段。

二、當前人事檔案信息化建設過程中面臨的問題

1.基礎設施配備不完善

深化信息技術在人事檔案管理上的應用，不但需要掌握信息技術的操作技術，而且硬件設備的配備與技術培訓也是非常重要的，例如保證計算機與相關操作人員的匹配，才能夠保證信息化的檔案儲存與管理。現階段在不少地方的信息技術設備都匹配不到位或者設備老化、軟件不完善，人員操作技能掌握不夠，所以也限制了信息化建設的步伐。

2.檔案管理人員素質有待提高

所有工作的操作主體都是人，思考的長度決定執行的程度，任務的決定于執行都是靠人的思想與意識決定的。同理，信息化人事檔案管理的水平，實際管理程度與個人的決定了與執行力是相關的。現階段我國專業檔案管理人員很多對于專業的人事檔案管理知識與方法沒有進過系統的專業培訓，其工作經驗也不夠豐富，對于專業的信息技術知識掌握不夠，不能夠適應信息化時代人事檔案模式。

3.信息化管理標準不明確

信息化的人事檔案管制模式需要針對性的明確目標，才能確保改革的方向。對于人事檔案管理制度需要根據時代特征建立正確的管理標準，只有明確了具體的標準，才能保證在全國范圍內進行的信息化管理制度的建設是統一的標準的，避免各地有各地的標準，建設的結果五花八門不夠統一，不能夠進行全國性的統一管理。同時，針對相關工作人員的管理制度不夠明確，就會傷害那些努力工作同志的工作積極性，造成社會不公平現象的發生，影響工作環境與工作效率。

三、在新階段人事檔案管理信息化建設的重要策略

1.進一步完善信息化建設的基本思想

信息化建設如今倍受矚目，人事檔案管理也應該順應時代變化進行信息化管理。采用信息化管理其優點在于通過對互聯網信息技術的學習和利用，使人事檔案管理做到信息即時更改傳輸，操作方便高效，信息處于動態變化中，以此方法能夠更好的完善人事檔案管理工作。所以，非常有必要學習檔案信息化建設的主要思想和理論，明白人事檔案管理信息化的目的及影響，因此，相關工作人員必須具備較高的專業水平和工作素養。

第一，要有一顆向上的心，保持不斷學習的狀態，做事有創造力，利用新知識、新技術改善工作中的不足。

第二，培養和加強他們對工作的認知，使得該工作可以有組織有系統的進行，首先以大局為重，各方面考慮周全，以人為根本，部署好每項工作，讓管理人員發揮主動能動性，利用自身優勢，積極完成工作。

第三，檔案信息化建設并不是一項短期工作，需要根據現實情況，一步一步探索，通過實際工作發現問題，不斷摸索學習提升實際應用能力，從信息化管理的主要工作內容跟信息系統維護等多方面出發，對出現的各種情況及時處理，保證這項工作以良好狀態運作下去。

2.采用一體化管理

實現人事檔案管理的信息化，必須重視建設過程的管理，采用科學先進的方法管理電子人事檔案，保證其人事資料是全面準確，有價值的，并且確保其安全不泄漏，信息資料能夠快速、高效、有保障的得到傳遞。利用網絡和計算機技術作為支撐，信息化建設完成后可以應用到人事檔案管理的方方面面，包括建立檔案、檔案的分類保管、信息資料查詢、檔案傳遞等，能夠使管理工作中檔案的建立、接收、派發、保存、使用、查詢等實現一體化，信息化管理可讓檔案管理工作更加高效便捷。

3.加快人事檔案管理軟件的研發

信息化的人事檔案管理的平臺的搭建對于信息化建設是非常重要的組成部分，而信息化的管理平臺就是具體的信息化認識檔案管理軟件。加快相關管理軟件的開發進程，建立系統的人事檔案管理網絡系統的建設和利用，在硬件與軟件方面提高軟件系統的綜合適應能力。同時，將人事檔案管理軟件與實際的人事檔案數據庫進行聯系，推進人事檔案信息化普及的力度。在實際的運行與操作過程中，增加對相關操作人員的實際培訓與理論學習。注重管理軟件的實際操作能力與人性化考慮安排，在保證管理軟件基本的人事檔案管理功能的基礎上，注意人事檔案信息安全性與保密性，將人事檔案電子化操作的進程不斷完善。

4.加強相關信息之間的溝通

將人事檔案資源之間建立充分的信息溝通與聯系是非常重要的，對相應的管理部門與直接企業都是具有直接關系的。針對相應的問題，建立通暢的信息溝通與交流渠道，增加其相互溝通協調，保障相關檔案信息的完整性與正確性，針對具體的建立檔案管理數據庫，豐富數據庫內容的建設，完善相關資源與信息的保障，提高資源溝通的水平，加快信息化與網絡化建設的步伐。

在社會改革開發、經濟全球化、信息技術飛速發展的階段，計算機早已經進入千家萬戶，信息技術已經在社會生活的各個領域得到應用。在新的人事檔案管理模式中，計算機技術的引進推動了人事檔案管理向信息化轉變的速度，大大提高了人事檔案收集、處理與管理的工作效率。在實際的人事檔案管理操作中，將新的技術與方案逐步與開發，不斷將人事檔案管理工作更加系統化、完善化，使其在新時期發揮更大的積極作用。

參考文獻

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