如何發揮好干部人事檔案作用之我見

劉艷麗

摘要：現階段按照各級文件工作精神，全國各地正在開展干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作，人事檔案的現狀和重要性，也再度進入公眾視野，受到大部分人們的關注，企業也將這一工作推上重要議事日程。在這一工作契機下，提高檔案意識促進人事檔案工作發展，充分發揮人事檔案作用，也引發了人事檔案部門思考。

關鍵詞：發揮 人事檔案 作用

人事檔案是社會公共信息的重要組成部分，是人才信息的重要載體，它主要反映干部個人經歷、政治思想、品德作風、任務能力等情況。對企業而言人事檔案是了解人才基本信息的第一窗口，是合理配置人力資源的基本依據，是選人用人的大數據庫，是企業人力資源管理體系的重要組成部分。特別是在加強企業管理層人才和技術人才隊伍建設，培養造就大批優秀人才的人才強企戰略中，人事檔案起到了基礎和決策依據的作用。

發揮好干部人事檔案作用本文從以下幾點考慮。

一、加強對人事檔案的重視度

人事檔案工作作為一種信息資源，在企業中只能起到內部服務功能的作用。所以大家認識度不夠，重視度不高，也使得人事檔案管理存在的問題得不到改善，發揮不了應有的作用。員工個人因為無法直接接觸自己的人事檔案，因而察覺不到檔案為自己帶來的各種服務功能，所以在日常積累中忽略。

首先是要樹立并提高檔案意識。思想意識決定行為動態，只有大家意識到人事檔案的重要性和它的作用，才能很好的發揮出它的作用。

對企業來說在人事管理工作中，如何發現人才、選拔人才、培養人才、綜合資源信息分析利用、制定人才戰略措施，那就需要能夠全面地了解每一個人，不僅要了解他的思想品德、政治表現，還要知曉其業務專長、興趣愛好、技術水平、組織和管理才能；既要了解其過去，又要了解其現在。可采用方法途徑除了通過在現實工作中進行直接考察外，還可以借助查閱人事檔案。

對職工個人來說，轉正定級、職務晉升、職稱評審、薪酬調整、工作調動、辦理退休、參加社會保險、查檔開具歷史資料證明等諸多方面與職工切身利益相關的方面發揮重要作用。

還要通過座談會、宣傳欄、電子新聞信息發布、講座、同行業交流等多種形式宣傳人事檔案重要性。領導層要有高度責任意識，認識并切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題。企業負責人應形成或加大人事檔案資金投入力度和政策制度支持，督促形成人事檔案工作者、人事檔案形成者、人事檔案關聯部門、人事檔案利用者及領導、部門各盡其責的良好局面，從而發揮好人事檔案作用。

二、切實抓好人事檔案基礎工作，提高檔案利用價值

從人事檔案特點出發，從多方面入手搞好人事檔案基礎工作，充分提高人事檔案生命力。一份完整全面真實動態的人事檔案才能充分發揮其自身價值這就要求企業管檔人員打好基礎。持續搞好人事檔案日?；A工作，發揮檔案持久生命力。

1.保障人事檔案的資料完整全面性

保障人事檔案的資料完整全面性，力爭人事檔案的完善度，內容空洞的人事檔案是沒有說服力和可信度的。

人事檔案從業者都知道人事檔案涵蓋了十大項內容，包含員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、學歷培訓、政治歷史、人黨人團、獎勵、處分、任免、工資等。目前人事檔案工作中存在檔案材料缺失、信息量不足的問題，無法準確有效的反映個人的全面信息，失去了人事檔案信息資源的功能和服務的意義。針對現狀應變被動等待為主動工作，發現問題及時解決問題，切實改變人事檔案因內容的陳舊不全面而造成的檔案利用的局限性，根據工作發展需要充實人事檔案內容，如；組織填寫履歷表，對現缺失材料和手續不完備的檔案主動積極聯系有關檔案當事人或相關業務部門補充。日常工作中也要積極聯系人事材料形成部門，主動搜集應歸檔案資料，完善檔案內容，提高資料全面性。

2.確保人事檔案的內容真實性

真實性是人事檔案的生命，沒有這一特點人事檔案也就失去了其存在的意義和利用價值。

近年來，各地干部檔案造假現象的曝光度增加，提及出現的問題在年齡、工齡、學歷、身份等方面。在中紀委公布的2014年中央巡視組兩輪巡視整改情況中，巡視涉及多個省份中提及干部檔案造假。

根據全國統一工作安排，目前，各級組織人事部門正在對干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作，直接向干部人事檔案造假亂象“亮劍”。在全國抓人事檔案工作的大背景下，人事檔案工作應從入口關、源頭抓起，嚴把檔案生命線。增強材料來源處聯系核查體系，嚴禁虛假材料入檔；加強人事檔案管理員職業素質，嚴禁涂改偽造檔案；提高人事部門負責人責任意識，嚴守人事檔案紀律，才能為企業用人提供可靠依據。從而增強確保材料客觀真實，做到人事檔案工作的弊政風清，避免人事檔案造假的危害性，維護正常的選人用人機制。使許多有能力有才華、苦干實干的人才，得到應有的肯定。

3.嚴格執行人事檔案的整理裝訂規范化

人事檔案整理裝訂看似是繁瑣無味、重復、技術含量不高的一項工作，但確是開展人事檔案管理、服務工作的前提，也有包含許多環節，同時也能最直觀體現人事檔案工作風貌。細微之處見管理，一本合格的人事檔案不論從外觀到內容都要嚴格按照規定執行，它是人事檔案工作成果的最終體現，也是一項考驗人事檔案人員綜合能力工作內容。首先，從檔案外觀要符合規定標準，采取統一的盒裝標準，裝訂整理要細致整齊。第二，檔案內容材料要做到分類準確、編排有序、目錄清楚。避免錯裝、漏裝、倒裝等問題，有損檔案質量，影響人事檔案工作。

4.保障時效性，注重對干部信息的更新

人事檔案管理是一項延續性很強工作，一份過時的人事檔案信息，發揮的作用是有限的。每個人的信息資料隨著時間推移在不斷變化著，如：有的人職務任免、有的人職稱晉升、有的人取得后續學歷、有的人單位調動等等，檔案人員需要不斷的收集整理歸納新產生的檔案資料，及時更新將確保檔案資料信息的鮮活度，更能反映一個人的現實狀況?？s短人事檔案與與員工情況的“時間差”，真正達到檔若其人的最新資訊。

5.認真做好檔案保管

努力確保人事檔案材料完整，嚴防材料缺失毀損，這是檔案保管的主要任務，也是提供人事檔案服務重要保障。

三、以人為本加強人事檔案從業隊伍建設，推動檔案事業延續和發展

作為人事檔案的工作人員應當愛崗敬業，忠于職守，遵守紀律，保守秘密，具備人事檔案專業業務知識和相應的科學文化知識以及現代化操作技能，才能更好的提供人事檔案服務工作。

1.人事檔案管理者樹立和培養良好的職業道德

人事檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠不容易引人注目，是一項默默無聞的工作。從事人事檔案工作，需要具備良好的職業道德，能夠不計得失，甘于默默奉獻，才能做好這項工作。檔案工作人員應具備較強的保密意識，對能說的、能做的、不能說的、不能做的，把握好規定原則，嚴格按規定接收、鑒別、整理、保管、提供、轉遞和銷毀檔案材料，以確保人事檔案機密的絕對安全。

2.人事檔案管理者自身素質和職業技能的提高

既要學習專業文化知識又要不斷提升電子信息設備操作技能。由于人事檔案管理信息化，文檔處理一體化，人事檔案保存技術升級化，對人事檔案人員提出了更高的要求。培養既懂人事檔案知識又懂計算機信息技術的新的復合人才，以適應現代化人事檔案信息管理和服務的需要。人事檔案工作中還需要對復印機、掃描儀、數碼相機、計算機等現代化辦公設備熟練運用。

3.合理規劃人事檔案管理人員職業生涯，做好梯隊建設

有些企業缺乏重視度，對檔案人才忽視關心，沒有為他們提供設計明確的職業晉升、獎勵制度，職業生涯規劃，不利于企業人事檔案工作開展?？赡茉斐蓹n案人才流失與斷層，應通過培訓、交流、深造、專業比賽、轉崗晉升等多種形式，以保障檔案人才持續發展。

四、保持人事檔案與時俱進，推動檔案信息化管理建設，探索檔案利用方式，提高檔案利用效率

在現代信息技術高速發展的時代里，干部人事檔案的信息化管理也遇到了良好的發展環境和機遇，有效利用現有的檔案資源，運用數字化技術，對紙質檔案材料實施數字化掃描，與公文處理系統進行有機融合，實行紙質檔案與數字化檔案雙重備份，為開發利用干部人事檔案搭建電子平臺，成為未來的發展趨勢。

利用這次開展審核的工作契機，從零開始全面梳理員工人事檔案信息資料，做到底子清、信息真、說服力強，公眾可信度高的、強有力的人事檔案支持數據庫，并同時安排專人錄入電子信息庫形成獨立、資信度、可靠性的人事檔案電子語言，便于批量信息查詢、匯總、分析、決策。在有條件的企業全面推開真正意義上的人事電子檔案。

充分發揮現代信息技術在干部人事檔案中的應用，把信息庫轉變成為組織、人事部門發現培養選拔使用干部的人才信息庫，制定企業人才戰略的大數據決策依據。在高度信息化的今天，檔案的信息化管理已經是大勢所趨，合理、安全、準確的管理檔案是一個系統的工程。

另外在以往傳統的閱覽、借閱、復印、證明等服務方式外，可以探索合理合規使用電話、信函、網絡等服務途徑。

綜上所述，人事檔案是經過日積月累形成的個人歷史信息記載，嚴格從檔案日常工作抓起，嚴守檔案紀律，嚴把檔案工作宗旨，緊密聯系時代發展，積極創新，充分發揮檔案資源的信息優勢，才能充分發揮好人事檔案作用。