加強外貿企業存貨資產管理

韋雅芳

【摘要】存貨管理是外貿企業資產管理的重要組成部分，存貨管理是否有效合理，影響著外貿企業的資金運轉和經營成果，對企業的財務狀況影響很大。本文指出了外貿企業存貨管理中存在的主要問題，對其形成原因進行了剖析并提出了解決方案。在夯實會計基礎工作的同時強化對業務的源頭引導和事中控制，切實提高存貨資產管理水平和管理效率，爭取貿易利潤的最大化。

【關鍵詞】存貨資產管理資金成本

【中圖分類號】F275

存貨管理是企業資產管理的重要組成部分，外貿企業存貨在流動資產中占很大比例，通常可達50%。存貨管理是否有效合理，影響著外貿企業的資金運轉和經營成果，對企業的財務狀況影響很大。相對固定資產管理，存貨管理更加復雜，財務部門作為企業的資產管理部門，須加強對存貨的管理，控制存貨數量，及時、全面、正確地記錄存貨業務，有效運用存貨資源，提高企業的經濟效益。

一、外貿企業存貨管理中存在的主要問題

外貿企業的存貨具有種類繁多、流動性強、計價方法多樣、收發頻繁的特點，在管理和核算上容易產生薄弱環節。外貿企業存貨管理中容易出現以下問題：

1.虛構存貨，賬實不符，操縱存貨盤點

存貨的入庫、發出與實存的記錄缺乏客觀性和規律性，財務部門與采購部門缺少必要的溝通，記賬滯后。記賬憑證缺少原始憑證支持，存貨損毀得不到及時處理，財務部門無法對存貨進行及時合理的管理控制。

個別公司因存貨管理不規范，導致存貨賬實不符，賬面存貨遠高于實物庫存，為了應對會計師事務所的審計盤點，將其它倉庫存貨挪用到正在接受盤點的倉庫，同時新入庫的存貨不入賬，隱藏檢驗報告和入庫單，操縱存貨盤點。

2.存貨積壓，流動資金短缺

個別企業只重視產品的銷售，忽視對存貨的管理，不關心存貨占用流動資金的比率，存貨大量積壓，造成流動資金嚴重短缺，資金周轉速度明顯減緩，在一定程度上影響了正常的經營活動。企業不僅需要負擔日益昂貴的資金成本，同時獲利能力更強的產品的采購機會被擠占。庫存堆存時間過長，品質受到影響，直接影響企業經營成果。

3.外租庫監守自盜，企業資產遭受損失

外貿企業的存貨種類繁多，單一的存儲設施不能滿足需求，因此大部分外貿企業租用外租庫以滿足不同商品的存儲需求。個別外貿企業為了追求更高效益，租用了資質不好的倉庫，導致存貨保管不善，輕者受到污損，降價出售，重者全部存貨遭受損失。

A企業將存貨存放在某外租庫，倉庫出租者是另一外貿企業B，B企業同時也經營該種存貨，且有自己的客戶資源。B企業的某客戶外商C急需大量該存貨，而B企業現有存貨不足以交付該訂單項下貨物，于是B企業在A企業不知情的情況下，擅自挪用A企業存貨用于出口至外商C所在國家。B企業本計劃收到外商C貨款后將A企業的存貨補齊，然而由于外商C經營不善，產生巨額虧損至倒閉，B企業未能收到貨款，也未歸還挪用A企業貨物。A企業發現貨物被挪用后，立即向公安局報案。后查知，B企業只是租賃倉庫運營的“經營人”，并非倉庫的真正所有人，承擔違約責任的能力十分有限。

4.不關注會計利潤和資金成本

會計利潤是指企業所有者在支付除資本以外的所有要素報酬之后剩下的利潤。會計利潤計算的基本方法是，按照實現原則確認企業在一定會計期內的收入，按照配比原則確定在同一期間內的費用成本，將收入與相關的費用成本相減，即為企業在這一會計期間的利潤。

有些外貿企業只關心商品進銷差價，不重視會計利潤，對營業費用不精打細算，任由倉庫閑置，不能對系統內庫容進行統籌管理；不考慮倉庫位置，倉庫和港口之間距離較遠，集港過程中產生大額運輸費用；疏于跟港口溝通，不關注船舶動態，導致裝船過程中產生滯期費。大量營業費用吞噬了進銷差價，會計利潤出現負數。

有的外貿企業雖然對各項營業費用單項考核，但是卻忽略了資金成本，資金成本是指企業為籌集和使用資金而付出的代價，有的單位會計利潤雖然略有盈余，但是資金利潤率卻很低，甚至低于定期存款利率。

5.不關注匯率變化，匯兌損失影響企業利潤

影響外貿業務的因素很多，國際經濟形勢，匯率，利率，大宗商品期貨，股市，出口退稅機制等稍有變化，都會對外貿企業造成一定影響。

2014年12月某外貿企業進口A商品10萬噸，進口價格500美元/噸，合同總價5000萬美元，合同中約定提單日后360天支付貨款，簽訂合同時1美元的購入價格約為6.16元人民幣，海關增值稅和關稅稅率分別為17%和1%，報關費及港口雜費等費用約15元/噸。該企業在簽訂采購合同后將該商品以3700元出售給某國內企業，港口直接交貨。

該企業的單噸毛利預測如下：

3700÷1.17-30.80（關稅）-15（相關費用）-500×6.16=36.59元

2015年12月該企業購匯支付貨款，由于美元升值，1美元的購入價格約為6.41元人民幣，產生匯兌損失1250萬元，導致該業務從盈利365.90萬元轉變為虧損884.10萬元。

6.存貨數據混亂

很多外貿公司沒有要求境內、外的分支機構使用統一的存貨管理系統，總部無法對存貨進行統籌管理，無法對庫容進行統籌安排。各分支機構以EXCEL表的形式給總部報送存貨相關報表，總部手工合并后對外報出，極易產生錯誤。由于總部無法通過系統對各分支機構的存貨狀況進行時時追蹤，很難對整個系統的庫容和存貨進行一體化運作，造成資源的浪費，無形中削弱了企業的競爭力。

二、就外貿企業存貨管理存在問題的原因分析

很多外貿企業沒有意識到企業存貨管理是生產經營活動中的重要環節，缺乏完善的存貨管理制度。沒有統一、明確的制度標準來規范各種行為，是造成存貨管理混亂無秩序的源頭，嚴重影響著企業資金的正常運轉。

1.公司內部分工不合理，財務部門無法對存貨進行有效的管理

企業內部完善的規章制度及有效的內部控制是做好存貨管理的基礎，然而有些外貿企業雖有詳細的規章制度，卻形同虛設，無人監管。有些企業業務部門、財務部門分工不合理，一人身兼多職，特別是采購、驗收、付款、記錄等不兼容崗位沒有分離，沒有形成監督牽制機制。有些企業檢查部門不獨立，隸屬于被檢查部門，檢查出的問題被掩蓋，沒有及時得到糾正，導致舞弊現象時有發生。

2.預算編制缺少存貨規模控制

企業購置存貨沒有計劃性，沒有設定存貨上限，導致庫存高企，占壓大量資金，嚴重制約著企業的發展。有的企業雖然在預算時對存貨總金額設定了限額，但是因為缺少有效的監管，該指標形同虛設。

企業往往由于對市場需求把握不準確導致銷售預測不準確，造成存貨大量積壓，存貨堆積時間過長，容易導致貶值、變質，給企業造成經濟損失。個別企業的存貨與流動資產的比率高達80%，資金不能及時回籠，倉儲費用增加，盈利能力降低，持續經營能力受到挑戰。

3.對外租選擇不慎，疏于管理

在外租庫監守自盜的例子中，企業選擇外租庫的時候沒有對外租庫的資信進行調查，甚至沒有搞清楚倉庫的所有權，就冒然簽訂倉儲合同。該倉庫經營者經營同種商品，有自己的客戶源，對企業構成很大風險。另外，該企業未按規定進行存貨盤點，未能及時發現存貨被挪用的事實，喪失了挽救損失的最佳時機。

4.未對營業費用設定單獨考核指標，未對資金使用效果進行考核。

部分外貿企業在設置業績考核指標時，未對倉儲費用、港口費用等重要指標進行單獨考核，導致在業務執行過程中對營業費用不重視，造成無謂的浪費。加之未對資金使用效果進行考核，造成企業不考慮資金成本，隨便給客戶放賬，會計利潤甚至低于資金成本。

5.對國際經濟形勢不關注

隨著我國經濟與世界市場聯系的日益緊密，我國對石油的敏感度越來越高，原油價格直接影響了其他眾多大宗商品價格的走勢。而國際原油是以美元標價而且大多也以美元結算，美元匯率的變動對國際石油價格必然產生直接的影響。

2016年4月當月布倫特現貨平均油價41.5美元/桶，比3月的38.5美元/桶上漲3美元/桶，比去年同期的59.8美元/桶下跌了18.3美元/桶，降幅31%。科威特石油工人罷工，美聯儲加息節奏放緩、美元持續走軟，4月末人民幣中間價比3月末升值23個基點，升幅0.04%；比去年同期貶值3452個基點，跌幅5.65%。

當今國際市場瞬息萬變，作為外貿企業不關心匯率變化趨勢，就有可能在進口業務、出口業務過程中產生匯兌損失，入不敷出，造成虧損的局面。作為外貿企業不關注國際市場變化，不深刻剖析變化產生原因，在競爭日益激烈的國際市場上最終將被淘汰。

6.缺少統一的存貨管理系統

外貿企業通常會在境內、外開設多家子公司，由于各地政策、記賬貨幣、文化有差異，有的外貿企業沒有要求各子公司使用統一的信息系統，造成庫存管理運作過程中產生的大量數據基本處于原始分散、無序狀態，簡單羅列和堆砌靜態事實，沒有被充分利用和深度挖掘，給總部合并報表，對存貨進行統籌管理造成了困擾。

三、加強存貨管理，實現資本創效

企業存貨管理完善與否直接關系企業資金占用水平以及資產運作效率，反映并決定著企業的收益、風險、流動性的綜合水平，影響企業的經濟利益和發展前景。尤其是對于存貨資金大、存貨品種繁多的外貿企業，存貨管理顯得尤為重要。對存貨管理意識和理念認識的不正確是導致外貿企業存貨管理問題出現的最基本原因。在企業的日常庫存管理活動中必須樹立全員參與庫存管理的意識與觀念，使外貿企業全體人員認識到存貨管理的重要性。從訂貨，入庫，保管到銷售實行全過程、全方位的管理，對每一個過程都要有嚴格的規章制度作為管理依托的手段，并定期對存貨管理水平進行全面的考核。

1.通過建章立制使職責分明

外貿企業應充分認識到存貨管理的重要性，建立起健全、合理的存貨管理制度和內部控制制度并確保其貫徹落實，使各項工作程序化和透明化，避免管理失控，為存貨管理提供有效的制度保障，做到從簽訂采購合同到通過哪個銀行結算都有據可依。《存貨管理辦法》、《存貨風險管理辦法》、《采購管理辦法》、《合同管理辦法》、《資金管理辦法》、《應收賬款管理辦法》、《預付賬款管理辦法》等都是企業必不可少的管理辦法。

明確職責分工，分離不相容崗位是杜絕存貨舞弊的基本條件。首先，企業應該重視對采購、付款、驗收、存儲、出庫等各個環節的管理。其次，明確各個崗位的職責和權限，保證不相容的職務相分離。比如存貨管理人員只能負責存貨的管理，不能兼任會計記錄工作。通過職務間的制約、分離和監督，達到相互控制和約束的目的。另外，檢查部門要獨立，不應隸屬于被檢查部門，以保證檢查的問題不被掩飾，及時得到糾正。

外貿企業應認真分析存貨管理過程中面臨的各類風險，通過設置量化指標等方式，監控風險變化，發揮監督職能，督促和保證控制措施落實到位。在做到控制措施落實到人、執行到位的基礎上，定期檢查分析管控措施的執行情況，分析控制有效程度不足的原因，針對內外部形勢的變化，及時對管控措施進行調整和完善。

2.控制存貨規模，設定存貨金額上限

存貨計劃控制是企業存貨管理的一個重要環節，存貨的數量多少、質量好壞，對企業財務狀況經營成果都有很大影響。正確確定存貨的存儲量及采購量、供應期，是外貿企業一項重要的工作。外貿企業應對公司總的存貨規模進行控制，定期測算公司最經濟的存貨儲存水平，設定存貨金額上限。

外貿企業應根據自身規模及經營狀況分析庫存的合理規模，以最少的資金占用和最低的成本耗費滿足銷售的合理需要。超過合理規模的存貨，找準時機及時出售，減少資金占壓和倉儲費用。在進行存貨規模分析時，適當借鑒一些存貨管理的先進辦法，有效運用科學的管理工具，綜合考慮跌價風險、期貨保值、缺貨風險、庫存限制、資金占用等各項因素，綜合處理各因素間的關系，從而提升存貨管理的有效性。

3.慎重選擇倉儲公司，出庫、入庫責任到人

外貿公司以進出口業務為主，為了裝、卸貨方便，通常會選擇租賃港口附近的倉庫，存貨作為外貿公司的重要資產，對租賃的倉庫必須嚴格把關，所有倉儲公司必須在公司相關部門備案。業務部門提交備案申請，需說明所選擇倉儲公司的名稱、注冊資本、倉儲能力、倉儲條件、擬存儲的產品范圍等，并對倉儲公司的行業資信、區域相對實力做出評價。相關部門對申請進行審核并備案，必要時進行第三方資信調查。

在選擇倉儲公司時應考慮如下條件：

第一，具有獨立法人資格，有倉儲營業執照。自身擁有倉庫，具有良好的倉儲條件，并優先考慮有鐵路專線、裝卸設備較為先進的倉庫。

第二，內部管理規范，有良好的信譽，在區域內具有較強相對實力。

第三，能提供代收、代運貨物服務，不從事跟本企業相關的貿易活動。

倉儲合同或協議條款中需明確貨物發生毀損的賠償責任，還需列明倉儲地點、庫方聯系人和聯系方式、庫方出入庫單據格式、外貿企業授權聯系人和聯系方式、外貿企業發貨指示單據式樣、簽發發貨指示單據的授權人和簽章、存貨發生變動時的溝通方式、定期核對頻率以及盤點要求等。

存貨無論以何種方式到達目的倉庫，業務人員應提前通知倉庫（包括貨名、數量、車船號、預計到貨時間、注意事項等）安排倉容（位）并做好接貨準備。入庫之前，根據合同約定的產品質量、驗收方式對入庫存貨的質量進行檢驗，需要進行理化指標檢驗的，由具有一定資質的化驗人員檢驗并出具檢驗報告。

存貨出庫時，業務人員需開具發貨指示并加蓋專用章，將發貨指示傳真至倉庫的同時將原件傳遞給客戶，以便提貨時使用。倉庫出租方確認手續完備后，按照品種、規格型號、數量發貨。發貨指示發出后，發生內容變更或撤消的，業務人員應及時書面通知倉庫變更或撤消發貨指示，禁止口頭放貨。

倉儲公司在存貨發生變動時，需立即將存貨變動情況及時通報給外貿企業存貨管理崗人員，存貨管理崗發現存貨變動與臺賬記錄不符時需立即與庫方和業務執行人員確認。

證實存貨數量的最有效途徑是對其進行整體盤點。盤點是保證庫存存貨達到賬、物、卡完全相符的重要措施。財務部門存貨核算崗每月末將存貨明細賬記錄的賬面庫存數量，與業務人員和外租庫確認一致的實物庫存數量進行核對，雙方在存貨核對記錄上簽字確認。每季度末，由企業存貨管理崗牽頭，會同記賬人員及其他相關人員組成存貨盤點小組，采用適當方式對庫存情況進行盤點。盤點時不僅要清查存貨的數量，而且要對因季節變更而積壓的存貨做出適當的處理，如降低價格出售。盤點結果由存貨管理崗進行核對并對差異進行說明，盤點說明必要時報送公司主管領導、業務部門負責人、財務部門負責人和風險控制崗。財務部門依照會計準則對存貨盤盈、盈虧進行賬務處理。自行盤點時，盤點小組應至少三人以上，并以主管保管員為主，盤點結束后，盤點人員在《存貨盤點表》上簽章，確保賬、物、卡相符。盤點人員除倉庫保管員外，其他監盤人員應具有獨立性，即為財務人員和業務部門非采購人員。委托第三方盤點時，以具有資質的第三方出具的具有法律效力的盤點報告或其他相關文件為準。

4、加強對資金使用效果的考核

降本增效是企業永恒的話題，外貿企業為了適應國際化的需求，在愈演愈烈的國際競爭中立于不敗之地，更應該控制好成本。

外貿企業可以加強與口岸地區公司的合作，加強一體化運作的優勢，更好地整合利用現有的資源，充分發揮其能效。盤活現有倉位，提高存貨周轉率，為進一步退倉縮容創造空間，從而降低倉儲成本。加強與倉儲公司的談判，將倉儲費、出入庫費、裝卸費、拆包費等降到最低，將各項費用控制在預算范圍之內。也可采取轉口銷售、直達銷售、以銷定購等方式來規避倉儲費用。

加強對運輸市場的分析，優化物流方案，在貨物運輸過程中密切關注船舶動態、到港時間。提前溝通港口情況，爭取提前靠泊，在裝卸過程中密切關注作業情況，精準計算時間，避免滯期費的產生。

強化營運資金管理，營運資金管理的核心內容是在業務運營中獲取客戶信用，減少對客戶放賬，精細運作匹配庫存，減少資金占壓。在融資成本漸升情況下，加快營運資金周轉，提升資金使用效率，可增加資金收益，降低資產負債率，提高風險防控能力。為鼓勵業務部門在業務運作過程中減少資金占用，可通過財務系統按“應收+預付+庫存-應付-預收”的差計算利息，如為正數，則按貸款利息率計算，計為利息支出；如為負數，則按存款利息率計算，計為利息收入，同時計入各業務部門考核。

加強考核，通過考核目標層層分解、落實到人，實現能者上、平者讓、庸者下，切實實現按勞取酬和工效掛鉤。注重資本費用，在業績考核中加入EVA指標考核；在業績考核中加入“百元利潤費用比”，費用投入要帶來利潤同比例增長。

5.通過遠期結售匯、套期保值等手段化解風險

世界經濟增長速度、國際油價變動、匯率變化都會對外貿企業的經營狀況產生影響。比如人民幣升值的影響不僅會讓企業賬戶內的美元市值蒸發，賬面的應收美元賬款也會產生損失。外貿企業應提高應對金融風險的能力，通過進行遠期結售匯等操作，將匯率風險化解到最小。

在上述某企業進口A產品的例子中，如該企業進行遠期結售匯操作，與銀行簽訂遠期結售匯合同約定在2015年12月對外付款日當天購入5000萬美元，匯率鎖定6.17，則該企業的單噸毛利如下：

3700÷1.17-30.82（關稅）-15（相關費用）-500×6.17=31.57元。

即該企業通過遠期結售匯鎖定了收益，避免了因匯率變動產生的884.10萬元虧損。

存貨跌價也會對外貿企業的利潤造成很大影響，外貿企業所面臨的風險是商品采購后尚未轉售出去時，商品價格下跌，這將使企業的經營利潤減少甚至發生虧損。為回避此類市場風險，可采用套期保值的方式來進行價格保險。套期保值是指在期貨市場上買入（或賣出）與現貨市場交易方向相反、數量相等的同種商品的期貨合約，無論現貨市場價格怎樣波動，最終都能取得在一個市場上虧損同時在另一個市場上盈利的結果，并且虧損額與盈利額大致相等，從而達到規避風險的目的。當外貿企業根據市場行情預測存貨價格會有大幅度下跌時，可在期貨市場賣出數量相等的期貨合約，以抵御存貨跌價風險。

6.加強信息系統建設

在大數據日漸蓬勃發展、商業化應用到來的時代背景之下，庫存管理更加需要借助于一個強大的信息化平臺，基于事實與數據來實現日常管理乃至交易決策。數據背后隱藏著巨大的價值和值得開發利用之處，庫存管理也同樣需要依靠強大的系統和數據支持，才能應對日益復雜的業務模式和市場環境。

外貿企業系統內部應使用統一的存貨管理系統取代傳統的EXCEL手工臺賬，借助成熟的信息系統提升管理水平。存貨管理系統應具有數據整合、動靜態監控、統計分析功能，可以對庫存的總量和結構進行監控，可以計算動態時點的庫存變化水平。可通過跟財務系統的接口，對存貨周轉率、資金占用情況等指標進行精細化分析，并設置預警提醒功能，為貿易運作和決策提供依據。

存貨管理關系到貿易企業的穩健經營，是企業持續、穩健、快速發展的基石。借助完善的管理信息系統，集成貿易企業的銷售系統、庫存系統、財務系統，根據企業的經營模式，采用科學方法，實時監控存貨的物流，并根據符合企業實際情況的最佳庫存模型，以最優的價格、最合理的數量、批次進行采購，使庫存成本最小化。同時，企業在日常經營中，還應密切注意銷售情況、市場動態，做存貨模型的敏感性分析，針對實際情況，對存貨策略作出調整。在有效控制風險的基礎上，持續優化、簡化貿易流程，推動流程在系統中的固化工作。夯實會計基礎工作的同時強化對業務的源頭引導和事中控制，切實提高存貨資產管理水平和管理效率，爭取貿易利潤的最大化，為企業的價值管理作出貢獻。