基于Office 2016的移動辦公

張娜娜 聶靜

● 引言

移動辦公（3A辦公）是當(dāng)前高科技下全新的辦公模式，可以滿足用戶在任何地點、任何時間處理工作和學(xué)習(xí)，打破了時間和空間的局限，協(xié)助用戶高效快捷的工作和學(xué)習(xí)。特別是Office 2016的云端共享、協(xié)同編輯和智能查找等功能，使用戶移動辦公更加智能化和人性化。

● 移動微課

微課已經(jīng)加入到現(xiàn)代教育的豪華套餐。下面筆者以實驗中學(xué)社會實踐活動“童裝市場調(diào)查”，并制作一個簡單的微課為例，介紹Office 2016的相關(guān)功能。

1.云端共享

實驗中學(xué)八年級的學(xué)生要在暑期舉行“童裝市場調(diào)查”社會實踐活動，學(xué)校要求以微課的形式進行匯報。八年級一班的學(xué)生每三人分成一個小組，分別對五個區(qū)域的市場展開調(diào)查，調(diào)查后把銷售數(shù)據(jù)、品牌故事和品牌簡介錄入Excel 2016，然后通過云端共享數(shù)據(jù)，進行比較和分析，并選出一家童裝店展開剖析，要求用圖表顯示每個季度、每個月和每周的銷量。

張小美同學(xué)的學(xué)習(xí)小組通過投票選出金水區(qū)OK潮童館為代表，組長張小美把任務(wù)分工表共享到云端，分工制作“OK潮童館市場調(diào)查”微課。

2.Tell me

李一通過云端共享得知自己的任務(wù)是“制作品牌故事和品牌簡介頁面”，具體操作步驟如下：

①通過云端找到調(diào)查時共享的文檔，在文檔的“Tell me”搜索框輸入“查找”，在左側(cè)導(dǎo)航窗口分別輸入“品牌簡介”“品牌故事”，選擇所需的品牌故事和品牌簡介，并下載OK潮童館的LOGO；

②打開PPT 2016，制作品牌簡介頁面，添加文字和LOGO后，選中需要添加動畫的文字和圖片，使用PPT 2016的新功能“Tell me”，在搜索框中輸入“動畫”，調(diào)出動畫窗格，然后給文字和圖片添加動畫，使版面多樣化和生動化，品牌故事頁面操作方法同上；

③把做好的PPT 2016共享到云端，如果同時制作，可以運用共同編輯。

3.樹狀圖表

趙凡同學(xué)負責(zé)圖表制作版面，圖表要求體現(xiàn)出季度、月份和周銷量，為了清晰地分析每季度、每月和每周的銷售情況，趙凡想到PPT 2016在原有圖表的基礎(chǔ)上新增了可視化圖表（樹狀圖、旭日圖、直方圖、箱形圖、瀑布圖），那么，這些圖表到底是什么呢？又如何使用呢？他想嘗試用在此案例上。

通過查閱資料，趙凡得知樹狀圖常用于展示數(shù)據(jù)所占比例和數(shù)據(jù)之間的層級關(guān)系，數(shù)據(jù)的大小用矩形所占面積表示，以O(shè)K潮童館銷量記錄為例，銷售數(shù)據(jù)如下表所示。

①在“Tell me”搜索框中輸入“圖”或“圖表”，選擇“添加圖表”，選擇“樹狀圖”，單擊確定；

②單擊新插入的“樹狀圖”編輯數(shù)據(jù)，即可看到12個不同色塊的矩形，每一個矩形代表一個月銷量；

③根據(jù)需求可以調(diào)整色塊的顏色和美化圖表，并修改圖表標題為“OK潮童館銷量記錄”；

④選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)標簽格式”，在“標簽選項”下的菜單中勾選“值”，可以實現(xiàn)把每個月的銷量數(shù)據(jù)顯示出來。

如果在上頁表的基礎(chǔ)上增加季度，則系統(tǒng)會自動把季度識別為母層級，圖表會根據(jù)季度分為四種色塊，每一個大的色塊內(nèi)根據(jù)月份再進行細分，從而可以清晰地看出每個季度以及每個月的銷售情況。但是，如果在此基礎(chǔ)上再增加周銷量，我們會發(fā)現(xiàn)周數(shù)據(jù)顯示不完全或者根本不顯示，那么樹狀圖的優(yōu)勢就凸顯不出來，而旭日圖可以很好地解決此問題，旭日圖看起來像南丁格爾玫瑰圖，從環(huán)形的內(nèi)側(cè)向外側(cè)，逐層進行細分，根據(jù)需求可分N層。最后，趙凡同學(xué)完成后共享到云端。

4.墨跡公式

張小美同學(xué)負責(zé)最后的校驗，她通過PPT 2016提供的新功能“墨跡公式”（可以滿足我們隨時隨地書寫公式，書寫后PPT 2016會自動識別公式，并轉(zhuǎn)換成文本，如果書寫錯誤，可以擦除和更正），把PPT文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)進行計算和校驗，確保數(shù)據(jù)的正確性。最后，排好數(shù)據(jù)分析和結(jié)束版面，整體美化后通過“Tell me”調(diào)出“屏幕錄制”。

5.屏幕錄制

錄制是微課至關(guān)重要的一步，PPT 2016新增加的屏幕錄制功能更加人性化，具體操作如下：

①開始錄制：選擇錄制區(qū)域，單擊“錄制”按鈕，3、2、1后開始錄制；

②錄制過程：錄制的過程中可以選擇“暫停”或“停止”；

③快捷鍵操作：開始錄制——微標鍵+Shift+R，結(jié)束錄制——徽標鍵+Shift+Q。

● 移動辦公

Office 2016新功能“跨設(shè)備”結(jié)合云端共享、協(xié)同編輯和Outlook，可以更好地幫我們實現(xiàn)移動辦公，從個人PC到平板電腦再到移動電話，任何設(shè)備上的用戶都可以實現(xiàn)編輯、審閱、演示和分析Office文檔，完全不用擔(dān)心設(shè)備不兼容的問題。下面筆者以一位教師的移動辦公為例，介紹Office 2016的相關(guān)功能。

一天早上，實驗中學(xué)張老師正在準備專業(yè)剖析，突然接到學(xué)校通知需要外出開會，因為下午需要上交專業(yè)剖析數(shù)據(jù)，于是她通過云端共享了未完成的文檔。公車上，張老師通過云端在平板電腦上繼續(xù)未完成的工作，備課過程中她遇到以下問題。

1.尋找菜單

張老師打開未完成的專業(yè)剖析，按照下面的方法插入了所使用教材的圖片：

①在“Tell me”搜索框中輸入“圖片”，在下拉菜單中選擇“插入圖片”；

②在“插入圖片”對話框中，通過正確的路徑找到所需教材圖片；

③點擊“插入”，放到合適位置。

2.查詢資料

張老師在編輯的過程中，想查詢?nèi)珖鞯厥褂玫亩喟姹镜陌四昙売⒄Z教材，以用來與自己使用的英語教材做分析和比較，她記得在“基于Bing的智能查找”中學(xué)到可以直接在Word 2016中直接實現(xiàn)，不用切換到網(wǎng)頁查詢，于是她執(zhí)行了如下操作步驟：

①在編輯的Word文檔中選擇“八年級英語教材”；

②在“Tell me”中輸入“智能查找”，從下拉菜單中選擇“智能查找”；

③可以從右側(cè)的導(dǎo)航窗口得到和“八年級英語教材”相關(guān)的查找結(jié)果。

3.復(fù)雜圖表

在專業(yè)剖析的過程中，張老師想剖析八年級周測試、月測試和季度測試的英語成績，常規(guī)的圖表無法清晰地凸顯規(guī)律，她采用了如下操作步驟：

①在Excel 2016或PPT 2016的“Tell me”搜索框中輸入“圖表”，選擇“添加圖表”；

②插入“旭日圖”，根據(jù)需求選擇數(shù)據(jù)，即可得到層次分明的八年級數(shù)據(jù)分析圖。

● 結(jié)語

Office 2016的新增功能實現(xiàn)了與用戶同行。從辦公室到咖啡廳，從學(xué)校到住所，它可以滿足用戶在任何設(shè)備、任何地方與領(lǐng)導(dǎo)、朋友、同事和家人時刻保持聯(lián)系，同樣可以滿足用戶與項目、文檔和課件實現(xiàn)云端共享和協(xié)同工作。