事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

徐明芳

摘 要：事業單位檔案數字化發展業已渡過初步階段，正在面臨新的發展要求和挑戰，也只有實現進一步發展，才能更好地滿足當前檔案管理信息化的需求。基于此，本文結合筆者檔案管理實踐工作經驗，主要對事業單位數字化檔案管理的重要意義及當前數字化檔案管理中存在的主要問題展開探討，并針對性提出一些優化事業單位數字化檔案管理的具體策略。

關鍵詞：事業單位；數字化；檔案管理；主要問題；優化對策

雖然事業單位數字化檔案管理的程度相對比較淺顯，但其給檔案管理工作帶來的便利性、經濟性卻是顯而易見的，并且這也是信息時代檔案管理工作必須要走的一條道路。所以說，在這種社會大環境下，我們對事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策展開探討是非常有必要和有意義的。

1 事業單位數字化檔案管理的重要意義分析

（一）有助于提升單位經營效益

隨著人們獲取信息、存儲信息、利用信息的能力越來越強，人們的信息量愈發龐大，相應需要管理的檔案也變得越來越多。傳統的檔案管理模式早已無法適應現代信息管理的需求，其很容易造成檔案管理工作質量和效率的低下，不僅會影響事業單位的運營效率，同時還會損傷政府單位的公眾形象。與此同時，如果檔案管理工作和數字化脫軌，許多工作還需要大量的紙張以及較大存儲空間、更大的工作量，這會造成人力、財力的浪費，從而影響事業單位的經營效益。采用數字化檔案管理模式后，以上問題都會迎刃而解，讓檔案管理工作變的更加簡便、快捷、節約，從而有助于提升事業單位經營效益。

（二）有助于提升單位辦公效率

傳統檔案管理模式下，紙質檔案的收集、整理、保存、歸檔、調用等環節都比較復雜，需要耗費大量的人力、物力，并且信息準確性和檔案利用效率也不高，同時繁冗的工作還會消耗工作人員的大量精力與工作積極性，從而降低工作質量。但數字化檔案管理依托現在的計算機、互聯網及信息技術，讓檔案收集、整理與利用都變的更加高效、快捷、節能，并且各項工作基本都有專門的管理軟件來完成，這也能夠更好地保證檔案信息的準確性，更主要的是減少了大量的重復工作，極大提升了檔案管理工作效率。

（三）有助于提升檔案利用效率

隨著區域交通的不斷完善，地區間的人員往來與交流日益頻繁、迅捷，其中許多活動都不離開檔案。傳統的檔案管理模式顯然無法適應這種快節奏的生活與工作方式，并且頻繁的調動也不利于紙質檔案的保存。采用數字化檔案管理，檔案信息均會在數據庫、網絡平臺中，需要查閱、打印或者調動檔案時，只需要通過互聯網或者移動網絡進行處理即可，可謂是方便、快捷、高效。而工作人員在管理檔案時，只需要通過檢索功能，便能迅速從數據庫里查詢、調閱用戶想要的文件、檔案、資料等，不必在逐件去翻找，所以說數字化檔案有助于提升檔案利用效率。

2 事業單位數字化檔案管理中存在的主要問題

（一）缺乏數字化的辦公設施

數字化檔案管理的基礎是相對應的計算機硬件及系統軟件等辦公設施，但目前許多事業單位的數字化辦公設施都存在軟、硬件陳舊，系統更新慢等問題，與現代網絡脫軌較為嚴重，并且軟硬件辦公設施的后期維護工作不力，大大降低了辦公設施的利用率和工作效率。與此同時，部分單位的檔案管理缺乏相應的規范、標準，也沒有具體的管理制度，使得檔案管理工作比較隨意、雜亂。

（二）檔案信息資源的利用率較低

目前，事業單位彼此之間以及與其它組織之間，并沒有建立起高效、快捷、全面的信息資源共享平臺，致使許多需要頻繁利用或者整體利用的檔案信息被分散保存，這樣不僅加大了信息的誤差率，降低了管理效率，同時也給檔案利用人員造成諸多不便。比如說人事信息，如果各單位之間保存的信息不一致，會給人民群眾的工作生活帶來許多困擾和麻煩。

（三）工作人員的綜合素質仍需加強

檔案管理模式的信息化發展自然也要求工作人員充實信息化方面的知識和技能，但有部分老員工對現代計算機技術、網絡信息技術接觸的較少，學習起來也非常的吃力，即便有先進的辦公設備和管理軟件，其個人的工作技能也無法滿足工作需求。與此同時，信息化時代讓人們對信息的使用和依賴程度大幅度增加，這要求檔案管理人員建立起信息服務意識，提升工作效率，以免無法滿足人們的信息使用需求。

3 優化事業單位數字化檔案管理的具體策略

（一）適度增加預算，提升檔案管理的數字化水平

由于事業單位數字化檔案管理工作優化發展的重要前提條件是現代化辦公設備的完善與升級，因此事業單位應當深入調研，在參照先進數字化檔案管理模式的基礎上，充分聽取技術人員、管理人員的意見與建議，針對性引進符合單位實際需求的現代化辦公設備。與此同時，事業單位在經費使用上應編制科學合理的預算，適度增加在信息化、電子化方面的資金投入，盡量持續性更新軟硬件辦公設施，以實現單位的可持續化發展。

（二）建立健全數字化檔案管理體系

從目前社會發展形勢來看，檔案管理電子化、信息化是其未來發展的主流趨勢。所以，事業單位需要構建起健全的數字化檔案管理體系，為檔案管理的規范化、標準化奠定堅實的基礎，同時為事業單位之間、事業單位與其它組織實現信息資源的共享提供支持，以此來有效提升檔案管理工作效率、效益，更好地為人們大眾開展服務。具體措施主要有：對大量需要整理、歸檔的文件資料采用雙服務器的備份方案；對不同性質的檔案資料，實行不同機密等級的安全保護工作；對不同的系統操作權限，安排明確的責任人并嚴加管理，確保管理工作的嚴謹性。此外，還應當嚴把檔案信息儲存載體的質量與安全關卡，消除軟硬件方面的安全隱患，為數字化檔案管理工作的順利進行營造有利的條件和環境。

（三）提升工作人員的綜合素質

工作人員是檔案管理工作的執行者、操作者，其綜合素質會對工作質量產生直接的影響，因此事業單位應當采取多元化的方式，全面提升工作人員綜合素質水平。具體包括：1、對部分老員工而言，其最欠缺的便是現代化辦公設施的相關知識與操作技能，因此應當針對性展開培訓工作，以由淺入深的方式，不斷提升他們的工作技能，同時定期進行考核，詳細了解的工作人員對知識與技能的掌握情況。其次，建立嚴格的監督監管制度，對工作人員日常工作情況進行嚴格的監管，并建立起相應的獎懲措施，激勵工作人員不斷通過學習提升自身素質，以確保能跟得上工作發展需求。最后，還應加強工作人員服務意識和能力的培養，實現事業單位由管理型到服務型的深度轉變。

（四）進一步完善檔案管理安全保密制度

在檔案管理中，無論是個人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對不同的檔案，設立不同級別的保密制度，并且建立相應的使用與管理權限進行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息。最后，配備專業的技術人員對檔案、系統進行加密處理，并定期維護和檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案信息安全。

4 結語

總的來說，檔案管理工作關系到我們的日常工作與生活，因此事業單位應當提高管理意識，采用現代信息技術，不斷優化與創新數字化檔案管理模式，提高檔案的利用效率和安全保密性，以此來促進事業單位實現現代化發展，成為優秀的服務型單位。

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