試論檔案管理信息化的相關問題研究

摘 要：現(xiàn)階段，雖然不論從中央政府還是到地方政府，不論從機關事業(yè)單位還是到社會組織和企業(yè)，都在積極推進檔案的信息化建設。檔案管理也在近幾年內(nèi)完成了信息化改革，但需要認識到在檔案管理工作中仍然存在著一定的問題，文章就此展開討論，并針對問題提出對應的解決措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化；改進措施

人們通過對所經(jīng)歷的人或事進行記錄的過程就是檔案的最初形式。隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現(xiàn)爆炸式增長，傳統(tǒng)的借助紙張進行檔案記錄和調(diào)閱已經(jīng)難以滿足人們的要求。也正是因為這一情況，在網(wǎng)絡和電子信息化產(chǎn)品的促進下，檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展。通過分析在檔案管理工作中推進信息化建設，并分析現(xiàn)階段存在的問題，進而根據(jù)問題提出對應的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。

1 現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設存在的問題

信息化建設存在著缺乏統(tǒng)一格式、標準的問題。由于在推進檔案信息化建設時，并沒有出臺相對應的管理建設細則，只是各地紛紛建設檔案管理平臺以及檔案數(shù)據(jù)庫。這就導致中央和地方政府在平臺的搭建過程中所使用的程度和建設指導思想各不相同、各地所建數(shù)據(jù)庫格式各不相同。雖然各地建設的電子檔案平臺在各自的環(huán)境下可以良好運轉(zhuǎn)。但由于近年來人事制度的變化使得人才隊伍的交流日趨頻繁。當出現(xiàn)人員流動時，相應的檔案也需要隨之流動。這就容易出現(xiàn)因數(shù)據(jù)庫不同而導致的電子檔案不兼容的問題。

信息化建設過程中有關涉密信息保密的教育開展相對不足。目前，信息呈現(xiàn)爆炸式增長。而在這海量的信息中就有涉密信息。如果這類涉密信息被別有用心的人利用，則會造成難以估量的損失。而且，隨著檔案管理工作信息化的推進，也給了“黑客”竊取涉密信息的可乘之機。但目前，部分檔案管理工作人員對保密工作重視程度不足。甚至有的工作人員由于長期與涉密信息打交道，逐漸放松了對涉密信息的保密意識，認為涉密信息“無密可保”，進而在無意間泄露了重要信息，給黨和國家?guī)黼y以挽回的損失。而且，現(xiàn)階段黑客技術和手段快速發(fā)展、變化，使得電子檔案的保密工作日趨嚴峻。

檔案管理工作還存在著人員隊伍建設遲滯的問題。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作對工作人員的要求是細心。而發(fā)展檔案管理信息化建設對工作人員的要求則是更熟練的電子操作水平和知識技能。但由于上級部門對檔案管理共組重視程度不足，使得長期以來從編制和資金上檔案管理隊伍發(fā)展相對遲滯。而且，現(xiàn)階段的人員素質(zhì)水平也難以滿足信息化的要求。

2 信息化環(huán)境為電視臺聲像檔案的價值挖掘提供了技術條件

隨著信息技術的快速發(fā)展，編程技術、服務器和存儲技術、多媒體處理軟件技術不斷成熟，為聲像檔案管理、編研、文化傳播提供了便利的技術條件。

（一）為建立聲像檔案管理系統(tǒng)提供了便利

隨著影像技術的發(fā)展，聲像檔案的形式主要為數(shù)字照片、數(shù)字錄像、數(shù)字音頻等數(shù)字聲像檔案，屬于電子文件的范疇。目前，很多電視臺為加強聲像檔案的統(tǒng)一管理建立了聲像檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是以企業(yè)聲像信息元數(shù)據(jù)為基礎，覆蓋整個企業(yè)，滿足企業(yè)多種數(shù)據(jù)格式的聲像檔案全生命周期管理的聲像檔案管理系統(tǒng)，它具有數(shù)據(jù)著錄，歸檔保存、資料掛接、檢索利用等功能，達到快速有效地資源共享。

通過該系統(tǒng)可以提升聲像檔案文化的傳播效率和速度，作為電視臺的員工可以實時在線檢索利用聲像檔案，并且聲像檔案管理人員可以基于該系統(tǒng)建立聲像檔案專題庫，以某個專題（如基本建設）為主題將聲像檔案加工整合并展示，滿足了聲像檔案文化價值挖掘的需求。

（二）提供了聲像檔案編研的軟硬件條件

在信息化條件下，為深入挖掘聲像檔案的文化價值，需要擴展聲像檔案的編研形式，包括畫冊、圖片展、專題片、紀實片等，信息化技術的發(fā)展為這些編研方式提供了成熟的軟硬件條件。

錄像檔案已進入1080p高清數(shù)字錄像檔案時代，傳統(tǒng)的線性編輯軟件主要針對磁性載體的錄像檔案進行編輯，已不能滿足新形勢下的錄像檔案編輯處理要求。非線性編輯軟件主要針對以數(shù)字格式存儲的高標清錄像檔案，具備畫面剪輯、字幕添加、特技效果制作、音頻剪輯等功能，并且非線性編輯軟件的最大優(yōu)點是可以實時定位，既可以在時間線上拖動操作進行粗略定位，也可以轉(zhuǎn)動鼠標輪精確到幀定位編輯點，不需要像傳統(tǒng)線性編輯系統(tǒng)那樣花費大量時間進行搜索，提高了編輯效率，完全滿足了專題片和紀實片制作的功能需求。利用非線性編輯軟件可以實現(xiàn)以豐富的畫面內(nèi)容和震撼的視覺效果，為電視臺的宣傳活動提供參考，從而最大程度挖掘聲像檔案的文化價值。

3 信息化環(huán)境下對電視臺檔案管理的新思路

信息環(huán)境為電視臺聲像檔案的挖掘提供了技術條件，因此，應借助信息技術，做好檔案的收集工作，建設豐富、完善的檔案資源庫，以電視臺的建設需求和員工科研工作需求為導向，加大檔案編研力度，利用網(wǎng)絡做好檔案文化成果的宣傳和推廣，從而深入挖掘檔案的價值。

（一）廣泛收集、做好聲像檔案資源庫的建設

檔案的數(shù)量和質(zhì)量直接決定了檔案編研成果的質(zhì)量，因此，建設豐富、全面的檔案資源庫是做好檔案文化價值挖掘的重要前提。針對檔案資源存在形成者比較廣泛、載體比較多樣等特點，應實行主動收集、創(chuàng)造收集，建立收集網(wǎng)絡，多渠道、全方位地收集電視臺在采集資料過程中形成的資料。一是，主動介入收集，企業(yè)檔案工作人員應分析檔案形成的主要部門，并與這些部分主要溝通和聯(lián)系，指導其完成檔案的歸檔。二是，建立移交歸檔網(wǎng)絡，由于檔案形成者比較廣泛，應積極利用信息技術拓寬歸檔渠道，如建立系統(tǒng)在線移交歸檔擴大征集范圍，對于檔案集中形成的部分，建立定期由專人完成歸檔的機制。

（二）以需求為導向，加大檔案編研力度

傳統(tǒng)的檔案編研基本采取有什么編什么、編什么是什么的做法，導致很多編研成果利用率不高。信息化環(huán)境下，檔案工作者和企業(yè)其它員工之間的溝通更為便捷，完全可以利用網(wǎng)絡和信息技術調(diào)查用戶對編研成果的需求方向，在調(diào)查統(tǒng)計的基礎上進行檔案編研的選題，可以真正做到“以用戶需求導向”為中心的檔案文化價值挖掘。同時，在聲像檔案的編研過程中，應從分利用信息技術支持多種格式電子文件融合的便利，以檔案資源為中心，并充分借助其它檔案（如文書檔案）制作圖文并茂的編研成果。

（三）利用網(wǎng)絡技術傳播編研成果，提升影響力

有效的傳播是編研成果得以被充分利用的前提之一，是擴大檔案文化影響力的基礎。由于檔案編研成果是以數(shù)字形式存儲于各種載體中的，所以其傳播利用形式在信息化環(huán)境下也呈現(xiàn)出多樣化。制成光盤的，可以利用VCD、DVD等數(shù)字播放器或計算機進行利用，而以多媒體數(shù)據(jù)庫存在的，則可依靠系統(tǒng)平臺進行利用。同時，網(wǎng)絡環(huán)境可以使編研成果傳播速度更快、傳播范圍更廣。

參考文獻

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作者簡介

陳冰（1973-），女，湖北石首人，石首市廣播電視臺，現(xiàn)任助理館員。