如何推進財務檔案管理的信息化建設

摘 要：我國社會已經進入了信息化時代，在人們的生活和工作中，電子計算機已經成為了一個不可缺少的內容，通過電子計算機的使用可以使人們的生活和工作更加便捷和高效，將電子計算機技術和管理系統有效結合在一起，就形成了信息化管理技術，現階段，各種信息化手段和技術在很多領域和行業中都得到了普遍的應用，在財務檔案管理中，采用信息化技術進行管理，可以有效提高管理質量和管理效率。

關鍵詞：財務；檔案管理；信息化建設

在財政局中，檔案管理工作是一個重點內容，對于促進企業的發展非常有利。隨著信息化時代的到來，財政局也應該改變以往的檔案管理手段和方式，建立信息化檔案管理體系，采用信息化的手段對檔案進行管理，不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能減少人力資源的投入，減輕工作人員的勞動強度。但是從現階段的情況來看，財政局在財務檔案管理的信息化建設中還存在著一定的問題

1 財政檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 信息化建設的目標不明確

要想實現財政檔案管理的信息化，就必須要建立信息化的管理目標，但是從現階段的情況來看，財政局在信息化建設目標還不夠明確。信息化在人們的生活和工作中隨處可見，財政局雖然意識到了信息化管理的重要性和必要性，知道應該改變傳統的檔案管理模式。但是在轉變檔案管理模式的過程中卻并沒有實現統一，沒有建立分級管理和統一領導的管理體制，很多工作人員甚至還沒認識到檔案信息化管理的重要性。在檔案信息化管理的過程中，需要多個部門之間做好各自的工作，但是在實際過程中，各個部門并沒有真正做到相互協調，導致信息化管理的效果非常不理想。

1.2 管理人員的整體素質有待提高

對財務檔案進行信息化管理對信息管理人員的工作能力以及工作素質都提出了更高的要求，要求管理人員采用先進的管理手段和管理方式對財務檔案進行管理，只有正確運用各種信息化手段和技術，才能真正提高財務檔案管理的便捷性和高效性，否則只能適得其反，財務檔案管理的效率也不能提高。但是從現階段的情況來看，很多財政局進行財務檔案管理的人員并不具備運用現代化信息技術手段的能力，將紙質的檔案轉化成數字化的檔案過程效率比較慢，進行檔案的信息化管理并沒有減輕工作人員的負擔，反而使其工作更加困難。此外，在進行財務檔案信息化管理的過程中，應該采用統一和完整的標準進行參考，但是從實際的情況來看，并沒有建立統一的標準。

2 財務檔案信息化建設的內容

2.1 建立財務檔案管理動態數據庫

財務檔案的信息化管理和傳統的財務檔案管理在管理的內容上并沒有太大的差異，都需要不斷挖掘各種檔案信息，并實現對檔案數據的管理和保存。在財務檔案信息化建設的過程中，一定要想建設信息管理系統，將原來的檔案信息通過紙質材料保存轉變為現階段的采用電子技術保存，只有這樣才能不斷提高檔案管理的信息化水平。在財務檔案的信息化建設中，財務檔案信息主要是從財務檔案室中獲得的，財務檔案室在信息保管以及處理和查閱中都發揮著非常重要的作用。對財務檔案資料進行信息化管理是對傳統檔案管理的升級和優化。因此必須要建立財務檔案管理的動態數據庫，實現對各種數據的挖掘和整理。在建立財務檔案管理動態數據庫的過程中，應該根據財務檔案管理的實際內容建立不同管理需求的數據庫，例如建立原始憑證類數據庫、管理制度庫等。通過建立這些不同類型的數據庫，可以更好的對檔案信息進行管理和核算。

2.2 建立可靠的信息網絡

對財務檔案進行信息化管理，必須依賴于可靠的信息網絡，因此，在檔案管理的信息化建設過程中，還應該建立可靠的信息網絡。對財務檔案進行管理就必須不斷挖掘財務檔案的價值，就是充分利用各種檔案信息，而只有建立可靠地信息網絡才能對各種檔案信息進行合理和充分的利用。建設財務檔案信息網絡的過程中，并不是單純的建立完整的數據庫體系就可以，還應該通過各種手段和方式實現數據的共享，而信息網絡就是實現數據共享的最常用手段。通過建立可靠的信息網絡，不僅能夠大大的提高工作效率，還能夠實現信息資源的優化配置，只有這樣才能對財務檔案進行有效的控制和管理。

2.3 建立輔助決策系統

財務檔案數據在整個財務局中具有非常重要的地位，可以為公司的工作者以及負責人等的工作開展奠定基礎。現階段財政局的各種檔案資料種類非常多，因此財務檔案管理的工作量也越來越大，并且對各項工作的標準都提出了更高的要求，在這種情況下，為了有效的提高工作效率和工作質量，就必須借助各種有效的輔助決策系統來輔助工作。輔助決策系統的建立應該充分使用各種電腦科學、行為科學以及控制科學方面的理論知識，從而建立輔助決策系統的機制，增加財務決策能力，實現財務檔案管理的信息化管理。

3 財務檔案管理信息化建設的措施

3.1 更新管理觀念

要實現財務檔案管理的信息化管理，首先工作人員應該更新管理理念，改變傳統檔案管理的理念，如果管理人員的財務檔案管理理念比較落后，那么一切管理方式的轉變都是無效的。因此，企業的管理者應該正確認識財務檔案管理的信息化建設的重要性，對檔案信息化建設和管理給予更高的重視，只有這樣才能保證財務檔案管理能夠順利的進行。財務檔案管理人員更應該更新觀念，加強對信息化管理和建設的認識，對財務檔案管理人員進行專業的培訓，不斷提高檔案管理人員對各種信息化手段和技術的操作水平，這樣才能保證檔案管理的信息化水平。

3.2 保障財務檔案管理的網絡安全

信息化手段和技術的使用為人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是同時也存在著一定的問題，其中安全隱患問題就是一個重大的問題。對于財政局的檔案信息來說，保密要求非常高，并且數據量非常大，如果造成了數據的泄露，會帶來非常不利的影響。因此，在檔案信息化管理的過程中一定要保證信息數據的安全性。為了保障財務檔案管理的網絡安全，應該對計算機系統中的財務檔案數據進行備份管理，避免計算機出現問題導致數據的丟失。另外，財務檔案管理的工作人員在對計算機進行操作時，一定要嚴格按照系統的操作規程進行嚴格的操作，防止檔案信息毀損和丟失。最后，還應該保障計算機網絡環境的安全，保證所有資料的準確性和安全性。

4 結語

在現階段，財政局也應該與時俱進，加強財務檔案管理的信息化建設，充分利用各種信息化手段和技術對檔案信息進行管理。在財務檔案管理的信息化建設中，應該建立財務檔案管理動態數據庫、可靠的信息網絡和輔助決策系統，更新財務檔案管理的理念，保障財務檔案管理的網絡安全，從而不斷提高財務檔案管理水平。

參考文獻

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作者簡介

毛洪東，本科，麻城市財政局白果鎮財政所。