淺談如何做好企業檔案統計工作

張魏

摘 要：本文通過檔案統計工作的基本理論及方法，集合了檔案統計在企業檔案管理中的作用，列舉了企業檔案統計工作中存在的問題，提出了做好企業檔案統計工作的措施和建議，以便更好地為企業檔案管理服務。

關鍵詞：檔案統計工作；定義；作用；存在問題；對策建議

1 檔案統計工作定義

檔案統計工作是運用一系列的統計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作中的各種現象、狀態和趨勢的工作過程。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

對企業而言，檔案統計就是指有效運用一定的統計技術與方法對相應的檔案進行管理的工作，然后再進行過程分析，進一步了解和掌握企業當前檔案工作的真實情況。

2 企業檔案統計工作存在的問題

2.1 對檔案統計工作認識不到位

檔案統計工作在部分企業得不到足夠的重視，認為數據多點少點沒什么影響，這增加了檔案統計工作的難度，降低了辦事效率。

2.2 檔案統計人員隊伍不穩定、業務素質不高

某些企業每年的檔案統計工作，人員相對不固定，一直在變化，這樣導致每年都是一批未接觸過統計工作的人員在做此項工作，缺乏工作經驗，也缺乏相關的業務培訓，對檔案統計理解不透，統計出的結果與往年數據對比會出現較多邏輯性錯誤。

2.3 對統計數據缺乏深入分析

統計工作只注重數字的填報和完成上報任務，而忽視對數據的分析研究和開發利用。

2.4 系統內部橫向交流較少

每年的檔案統計年報編報工作，上級發下通知后，企業檔案館、室各自開展統計工作，完成填報上報之后，此項工作即告一段落，沒有對檔案統計工作中遇到的問題或發現的現象進行梳理，各檔案室之間也缺乏交流，不利于檔案統計工作的順利開展。

3 做好企業檔案統計工作的措施及建議

3.1 做好企業檔案統計工作的措施

3.1.1領導重視，加強檔案規范化管理

只有建立健全檔案管理各項規章制度，加強檔案管理規范化建設，提高對檔案統計工作重要性的認識，才能有力地保障檔案統計工作的有效開展，確保檔案統計工作真正落到實處。

3.1.2建立檔案統計隊伍，認真復核保證檔案統計質量

企業應成立檔案統計工作領導機構，由部門領導和經過檔案統計培訓的人員組成檔案統計工作小組，加強檔案人員的業務培訓，嚴格執行檔案統計工作的檢查復核和監督機制，分工明確，責任到人，發現問題及時整改，確保檔案統計結果準確無誤。在具體工作流程中，應采取有效措施，如檔案統計年報工作最少應由兩人共同完成，一人負責統計填報，一人負責復核，同時對于報表中的特殊事項可在保存的紙質報表后附文字說明，以保持檔案統計工作的連續性、準確性和條理性。

3.1.3對統計指標進行分析研究，更好地為企業檔案管理服務

檔案統計不是簡單的數字組合，而是通過數據來了解和掌握檔案的結構、形成、管理及利用情況，從而從宏觀上掌握檔案事業發展的總體狀況。檔案統計工作對檔案事業的發展起著至關重要的作用。

利用整理后的統計數據結合企業檔案館、室制定的年度工作計劃進行相關分析，從中了解到上級業務主管部門的指示是否落實， 企業檔案館、室工作計劃完成與否， 以及各項業務基礎工作的進展情況。進而找出影響工作的原因。二是運用歷年來的統計整理數據結合各項工作現狀進行動態分析和對比分析。檔案工作中的各項業務活動是在不斷變化的， 通過對歷年統計數據的動態分析， 可以進一步掌握不同時期內檔案工作業務活動所達到的水平及發展變化程度。再結合工作現狀進行縱向的對比分析，很容易發現業務工作中取得進展的經驗和失誤的教訓， 進而提出強化工作的對策。三是根據現有統計數據結合系統內先進典型單位的情況開展對比分析， 從中找出雙方的差距以及造成差距的主客觀原因， 制定相應的改進措施。

只有通過檔案統計并進行充分分析，才能發揮檔案的最大效益，更科學、更合理地利用檔案，更好地為企業檔案管理服務。

3.1.4加強系統內各單位之間業務交流溝通

在每年統計工作計劃下達后，可由上級檔案館召集下級各企事業單位檔案室的統計工作人員召開統計工作專題會，將檔案的統計工作填報要求、注意事項、歷年存在問題等幾方面的事項和各統計人員進行宣貫，讓大家能清楚認識到這些現象。在統計工作完成后，也可以召集大家進行總結探討當年統計過程中發現的問題及現象，這樣橫向間加強溝通交流有利于各單位更好更準確的開展檔案統計工作。

3.2 從檔案統計年報出發，對檔案統計工作的幾點建議

筆者就2015年檔案統計年報的填報過程中發現一些現象，想引起重視并能希望能進一步改進填報制度。

3.2.1檔案人員職稱系列單一

在《檔案館基本情況年報》（以下簡稱年報）“檔案干部專業技術職稱”中，檔案人員職稱設計為研究館員、副研究館員、館員、助理館員、管理員。實際工作中并非只有這些。在檔案系統，檔案人員職稱構成并非單一的。部分單位的檔案人員來源于檔案、計算機、會計等專業，所具有的職稱包括了檔案系列、工程系列、會計系列等。但由于報表中沒有設計其他職稱系列，填表時只好按照與檔案系列對應的職稱填寫，這就沒有準確反映檔案人員的職稱現狀。希望能在現行的年報中，檔案人員專業技術職稱設計，可以在現有設計上加上一句話“其他系列職稱按同等級別填報”，或者不寫明職稱系列，都以“正高、副高、中級、初級”等代替，或由填報的檔案館（室）具體填寫各人員的職稱名稱。

3.2.2利用目的填寫不完善、年報中概括不全

在我們日常的檔案借閱過程中，不太重視利用目的的填寫，導致在檔案年報統計中大多以工作參考這一條來體現。筆者建議在日常借閱工作中要注重借閱人借閱目的的填寫。

而現行的年報，檔案利用目的設計為“編史修志、工作參考、學術研究、經濟建設、宣傳教育、其他”。隨著全民檔案意識的提高，因個人需要到檔案館查檔的人越來越多，有查個人職稱檔案的，有查個人獲獎檔案的等等。在檔案統計年報表的利用目的欄目中，并沒有“因私查檔”一欄。筆者建議在檔案利用目的分類中，增加“解決個人需求”一欄，把不屬于編史修志、工作參考、學術研究、經濟建設、宣傳教育等利用的檔案，而完全屬于個人使用的檔案都包含在內，這樣便于填報者準確區分利用目的。

3.2.3剔除實際意義不大的統計字段

在年報的“館藏全部檔案”中，有對“案卷排架長度”和“以件為保管單位檔案排架長度”的統計，筆者認為這兩個字段是否還有統計的必要，主要基于兩個方面的思考：第一，現在的檔案排架長度統計，很難做到準確，因為檔案盒內裝的檔案數量不一，有的裝滿了，有的并沒裝滿，在統計排架長度時，大都是目測，按照檔案盒的厚度估計排架長度，并不符合檔案統計“要保證統計資料的準確性”的要求。第二，隨著電腦的進一步普及，更多電子文件的產生，由于電子文件存儲在硬盤、光盤等介質中，實體檔案會逐漸減少，檔案排架長度的統計也許就不再是主要的指標了。

4 結束語

檔案統計工作是檔案工作八個基本環節之一。在當今社會中檔案統計工作對企業檔案歸檔與整理具有非常重要的作用，這可以為當前企業管理處理好很多實際性的難題，還可以進一步促進檔案工作的突破性發展。并且，隨著社會經濟的快速發展，對企業的檔案工作提出了更高的發展要求，這也就意味著檔案統計也將迎來嚴峻的挑戰。因此，要真正明確檔案統計在企業檔案管理中的作用，加強檔案統計工作人員自身的素質、加強檔案統計分析，促進檔案統計工作的科學發展，進一步提高檔案工作水平。