淺談事業單位檔案管理信息化建設

陳坤　王藝丹

摘 要：隨著我國科學技術的快速發展，事業單位中的檔案管理也出現了比較大的變化情況，事業單位中的檔案管理情況由原有的傳統方式逐漸向信息化方向發展。但是在這一發展的過程中，事業單位中的檔案管理信息化建設情況也成為我國眾多人群所關注的重要內容。因此本文重點闡述了我國事業單位中檔案管理的特點，并且在環境方面和使用查詢方面的優勢著手研究，了解到當前我國事業單位檔案管理工作的現狀，以此提出在未來的發展過程中深化事業單位檔案管理信息化的重要方式，以期能夠促進我國事業單位檔案信息化管理的進展，為我國事業單位的工作提供有價值的改革建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

現階段我國處于信息化的時代，這樣的情況為我國各個行業中的工作效率提供了良好的保證，同時也促進了我國經濟水平的發展，促使我國不斷向信息化方向發展。這種情況對于我國事業單位中的檔案管理工作也是同樣適用。現階段雖然我國在檔案管理信息化方面已經有了一定的研究成果，并且取得了良好的成就。但是與西方發達國家相比較，還是存在一定的缺失，因此在未來的事業單位檔案管理方面，還需要采取更加有利于事業單位發展的措施，這樣才能夠促進事業單位的快速發展。

1 事業單位中檔案信息化管理的特點

（一）環境方面的優勢

在早期的時候，我國對于檔案的管理一般情況下是以紙質為主要的媒介，并且使用人工錄入的方式，進行檔案的記錄。這種檔案的記載存在著非常多的劣勢，例如：紙張比較薄，時間久了容易變脆，需要再次錄入檔案，這樣的情況會給信息的采集、存儲等工作帶了非常大的困難。現階段信息管理工作能夠有效的利用電子平臺記錄檔案內容，同時也能夠加強檔案信息的管理，這樣的方式能夠在本質上改變信息管理的方式和途徑，這也是信息化管理中非常主要的特點[1]。

（二）使用和查詢方面的優勢

檔案管理工作是事業單位中非常重要的組成部分，因此其信息化建設也有著非常重要的作用。那么在這項工作中如何能夠正確而高效的管理和運用資源，實現檔案管理的存儲和運用，把資源的共享性達到最高，也是現階段事業單位中檔案管理需要重點考慮的內容。傳統的檔案管理過程中，在使用和查詢兩項工作上存在著非常多的問題，例如：紙張比較容易老化，查詢的手續非常復雜等情況。因此為了能夠最大限度的提高檔案資源的利用效率，簡化查詢過程中的主要流程，信息化檔案管理都能夠發揮出自身的作用。

2 我國事業單位檔案工作現狀以及任務

現階段我國事業單位中的檔案管理工作在逐漸趨向成熟，但是為了能夠保證檔案管理工作的科學化和規范化，還需要了解到這項工作的發展現狀。同時還需要意識到其中存在的問題。傳統的檔案管理工作中，一般會選擇紙質版的資料填寫方式，這樣的情況會導致檔案工作的更新周期比較長，影響資源的共享。而檔案管理工作的信息化，能夠提高和完善事業單位工作的規范化，同時也能夠加強檔案的保密性工作，因此現階段我國事業單位的檔案管理工作還需要盡快實現信息化管理[2]。

3 深化事業單位檔案管理信息化建設的主要策略

（一）提高管理人員的素質

在我國事業單位中的檔案管理信息化情況來看，提高工作人員的工作能力，是其中非常重要的一項內容。提高相關管理人員的準也素質還需要強化相關人員的計算機技術水平，以及綜合素質的培訓，這樣才能夠培養出實際工作中需要的仁慈啊，同時還需要建立起工作人員的考核制度，這樣有利于提高人員的整體素質，培養出符合信息化建設的可用人才。

（二）加快檔案管理的硬件建設

為了能夠高效的保證所存儲的仔細聊，并且保證其使用性能的穩定，不受到外界硬件設施的破壞，事業單位中的硬件設施建設是非常重要的工作。因此事業單位中為了能夠完成硬件的建設，還需要加大投資的力度，這樣不僅有利于檔案工作的管理，同時也能夠有效的保存檔案和資料。所以在這項工作中需要充分的發揮電子硬件的重要性，對于事業單位整體工作都有著非常重要的現實意義[3]。

（三）完善軟件的開發

事業單位中所需要做到的就是，提高其中檔案管理的信息化水平以及工作的效率，因此加強檔案的信息化建設，在發展和完善檔案的管理工作所需要的硬件設施同時，還需要強調軟件的使用，這樣相互配合的發展方式能夠更加良好的促進事業單位的發展。

（四）制定合理的檔案管理總規劃

為了能夠良好的促進事業單位中檔案信息化工作的協調發展，事業單位中相關的工作人員還需要注意到檔案信息化系統的靈活定，制定出檔案管理信息化的總規劃內容。同時需要充分的考慮到事業單位中實際的人才需求，并且構建出符合現階段經濟發展的網絡管理模式。

（五）建立實用的檔案信息管理網站

事業單位在進行檔案管理的工作過程中，還應該建立起相關信息的網站，這樣對于事業單位檔案管理信息化發展具有非常重要的意義。檔案信息網站的建設，能夠實現信息資源的共享性，并且有助于人們選取具有升級能力和開發功能的信息管理系統，這樣也能夠促進信息管理系統的更新。同時事業單位還需要選擇適合本國的網站內容，這樣更加能夠實現檔案的更新換代，有利于數據的管理和操作。

4 結論

根據以上內容能夠看出，我國的事業單位中的檔案管理工作對于優化事業單位的發展，促進事業單位工作的進步有著非常重要的作用。然而現階段事業單位中的檔案管理信息化工作所涉及的內容相對還比較多，并且是一項非常復雜的工程，這些情況非常不利于事業單位中檔案管理的建設。因此還需要加強其信息化建設，并且針對這項工作重點展開研究，充分的把信息化和事業單位中的檔案管理工作相互結合，這樣也能夠更加有利于事業單位的發展，促進我國事業單位的進步。

參考文獻

[1]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013，03：290.

[2]趙丹.淺談事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].城建檔案，2015，11：23-24.

[3]周晨.淺談事業單位檔案管理信息化建設——以動物衛生監督部門為例[J].農村經濟與科技，2016，03：167-168.