科技檔案信息化管理分析

摘 要：作為現代專業化企業檔案管理主體，必須要緊跟時代發展步伐并完成創新改革使命，當前最為緊急的就是憑借信息化技術推動科技檔案管理革新進程，構建起完善樣式的企業檔案信息網絡，將預設的館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象和需求的擴大化等目標一一貫徹。由此，筆者決定針對科技檔案管理信息化改革的必要性，以及日后信息化管理的細節等內容，進行系統化論證解析。

關鍵詞：科技檔案；信息化；管理舉措；維護

步入全新世紀之后，因為我國信息化技術發展速率飛快，尤其對于科技檔案管理職務來講，切不可停滯在單純的資料保存服務功能上，相應地要借助現代網絡信息等高端技術資源，構建起全新樣式的規劃管理平臺，進一步提升企業的綜合運作實力，以及在市場中的核心競爭力。透過該類結果審視，信息化改革的確是當前我國科技檔案管理的必經之路，作為企業檔案管理主體，必須要盡快樹立起強烈的創新意識，構建起完善性的企業檔案信息網絡。

1 進行科技檔案管理信息化改革的必要性

如今我國已經順利地迎來信息化時代，不管是國民經濟和社會可持續競爭發展中，信息技術都開始扮演著十分重要的角色，與此同時，更令檔案基礎業務重點開始朝著信息化方向轉移。歸結來講，檔案信息化管理是檔案機構推動科技進步、提升服務實效的必要適應性路徑。

2 當前我國企業進行檔案信息化管理中面對的挑戰困境

自從我國全面布置拓展檔案信息化改革建設工程之后，作為企業，特別是一些大型集團的檔案信息化建設工作，開始步入實踐階段并且取得較為理想的成績。不過，檔案信息化建設步伐推進速率過于飛快，致使許多限制企業科技檔案信息化管理質量的問題接踵而至。

（一）檔案分類整理實效不高

因為許多大型企業或是企業集團下屬成員數量繁多，使得不同機構形成的科技檔案專業性低下且保管過于分散，加上既有企業檔案分類規則不夠明確，以及某些二級類目設置不夠科學等現象交織化影響，一時間給企業科技檔案分類整理事務提出較為深刻的挑戰，使得我國多數企業都遺留檔案分類整理實效性不高的消極跡象，如部分企業檔案分類整理過程中仍舊會沿用零八年制定的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等文件，不過經過科技檔案信息化建設持續發展之后，既有分類和整理規則明顯難以迎合檔案信息化管理的需求，需要日后不斷融入全新思維觀念，加快修訂和完善進程。

（二）提供的標準規范欠缺統一性

企業檔案管理工作具備較強的專業性，且存在諸多規格形式，特別是在其獨特的成套性影響下，使得其今后數字化處理業務的規范要求，必然和企業文書檔案有著本質化差異。因為我國當前檔案信息化建設整體上還停滯在初步探索環節，尚且未能提供完善化的技術標準和業務規范，而各類企業、專業的科技檔案信息管理系統結構又不盡相同，導致數據接口通用和兼容性難以保障，嚴重情況下直接引發信息孤島效應。歸結來講，以上結果令我國各類企業科技檔案綜合化開發應用效率飽受限制，無形中更令內部系統建設和維護成本數量成倍增長，最終勢必不利于相關企業的可持續競爭發展。

3 日后有效落實科技檔案信息化管理任務的實踐舉措

關于科技檔案信息化管理實踐工作較為繁瑣，筆者結合個人的實踐經驗，進行對應的操作細節探討論證：

（一）設置嚴謹的體制和組織機構

科技檔案信息化管理工作的主導者便是信息化管理機構，在其科學合理化引導作用下，才能順利設置信息化項目組織機構、制定實施信息化管理體制和流程，為今后項目落實奠定基礎，包括技術和協調支持等。這里強調的項目組織機構將細化為檔案和信息部主管、檔案管理人員、信息管理人員等。項目主管職位將交由主管領導擔任，核心任務就是負責進行信息化建設整體規劃基礎上，分析并解決重大問題，保證現場指揮的靈活精準性；至于檔案機構主管主要承擔科技檔案信息化規章體制的制訂任務，旨在實現檔案資源的數字化目標，確保系統建設等工作的協調性；信息部門主管則應該全方位協調科技檔案信息化管理中的各類矛盾，并實時性地完成檔案信息系統的軟硬件性能調試、網站升級和維護、信息的安全和保密等工作；而檔案管理人員便要令各類數據信息在第一時間內得到合理得整理、入庫、利用和維護。

（二）設計沿用完善樣式的科技檔案信息化管理系統

首先，科技檔案信息資源的數字化。科技檔案信息資源的數字化改造，可以說是信息化項目構件的必要環節，數字化程度高低或者是質量好壞，都會對今后信息綜合化服務質量造成直接性限制。這里強調的檔案數字化將細化為紙質、照片、音像檔案的數字化，當中大部分工作基本上是紙質檔案的數字化，包括檔案目錄和檔案全文的數字化。管理主體可以借助掃描錄入等途徑，依照檔案原貌逐頁存儲相關圖像文件，同時提供精確化的目錄索引，或是經過光學字符技術驗證之后，配合文本格式存儲檔案內容和全文檢索數據庫兩類管理模式。

其次，科技檔案管理工序流程的自動化。即將以往傳統手工工作模式予以全面摒棄，使得科技檔案管理的不同工序流程愈加流暢化地貫穿至信息系統內部，配合計算機和系統落實預設的管理目標，彰顯出現代我國科技檔案管理工作的自動化特征，這便是信息化系統設計沿用的核心內容。在設計該類系統過程中，管理工作自動化內容將細化為文件生成和審批、收集整理、分發入庫、歸檔組卷、檢索、提供應用、回收鑒定、銷毀等。在文件生成和審批模塊之中，會設置校對、審核、批準、歸檔等功能，確保文件自產生之后便能夠及時交由編寫者，并且依次通過校隊、審核、歸檔等流轉工序，保證任何參與該類流程的角色和編寫主體，他們的交互式工作流程都能夠在系統之內進行。相比之下，文件的一切校驗審核記錄亦會在系統內部自動生成，可以實時性地查看并下載，保證文件整個流轉過程的細致化監控結果。持續到歸檔工作處理完畢之后，則要交由科技信息檔案室進行統一化打印下載，完善后續歸檔處理事務。具體來講，該類功能的確將以往紙質審批的繁瑣程序全面消除，同時更合理地減少紙質打印數量并且大幅度提升日常工作效率，令文件的產生環節愈加妥善地被納入到管理自動化范疇之中。

最后，科技檔案管理工作的流程化。在科技檔案管理職務體系之中，有關工序流程將細化為文件生成、審批、分發、實驗數據分發、文件更改、文件作廢、全文瀏覽審批、文件借閱等。在文件生成過程方面，主張為不同類型文件設計匹配富有針對性的生成流程，作者會針對相關的文件類型加以點擊處理，并透過文件不同類型模塊之中輸入關鍵性內容，確保系統內部能夠盡快生成一份完整的報告。檔案借閱方面，主要包括紙質檔案、光盤檔案、會議檔案等借閱流程化。三類檔案借閱的程序基本機制，都是預先將申請人的查詢條件輸入并檢索到對應的檔案條目，點擊紙質檔案借閱、填寫借閱用途并發起閱讀申請，系統便會自動介入到紙質檔案審批程序之中，依次交由申請主體所在科室領導、項目管理機構領導和主管所領導審批，確保同意之后交由檔案庫房管理人在后臺檔案利用模塊，依據審批狀況和申請人信息，進行紙質檔案借閱審批表調閱和下載、打印、借閱處理。

4 結語

綜上所述，科技檔案信息化管理改革項目，本身存在較強的系統性，不可能一蹴而就。今后相關管理主體要做的，就是不斷透過信息化管理實踐中收集整理經驗，保證投入合理數量的成本并完成思維創新任務，爭取為今后信息化項目建設發展進程全面推進，貢獻自己應盡的支持力量。

參考文獻

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作者簡介

王俊芳（1964-），女，漢，山東省濟南人，館員，大專，檔案管理，山東省機械工業協會。