網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理工作

王風琪

摘 要：近年來，科學技術(shù)的不斷發(fā)展，使得網(wǎng)絡化技術(shù)的運用滲透到了人們的日常生活中。網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展給人們的工作帶來了很大的便利，提高了工作效率。也正是因為網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，使得很多舊式的管理工作受到一定的沖擊，其中就包括文件資料管理工作。傳統(tǒng)的文件資料管理的方式已經(jīng)無法適應時代發(fā)展的需求，信息化時代的背景下，文件資料的管理工作不應該只是限于紙質(zhì)的版本，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡科學技術(shù)，實現(xiàn)文件資料管理的信息化是當今時代發(fā)展的必然趨勢。因此，如何做好網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理工作是我們需要研究討論的課題。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡；文件資料；管理

1 前言

網(wǎng)絡信息化時代的到來，對我們的日常生活習慣和工作方式都產(chǎn)生了巨大的影響。傳統(tǒng)的文件資料整理方式也因為網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生巨大的變化，因為工作節(jié)奏的加快，對文件資料的找尋、查閱速度也提出了更高的要求。在網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展下，隨著人們對網(wǎng)絡信息化技術(shù)的應用，文件資料的管理工作也必須要改變傳統(tǒng)的管理模式和方法，以適應時代和工作的需求。

2 網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理的特點

2.1 收集信息的網(wǎng)絡化

在以往的工作中，文件資料的收集整理都是通過工作人員的手工操作，不僅耗費了較多的時間，而且管理工作也相當?shù)牟槐恪５请S著信息化時代的到來，好多工作都是可以通過計算機系統(tǒng)來控制的，最終實現(xiàn)了管理工作的便捷和智能化，工作人員的手工操作成了輔助的形式。改變了傳統(tǒng)的紙張、書頁的載體，轉(zhuǎn)變成了數(shù)據(jù)、信息的形式，通過網(wǎng)絡，實現(xiàn)對文件資料信息的數(shù)據(jù)化管理。

2.2 實現(xiàn)資料存儲的動態(tài)化

傳統(tǒng)的資料室里，文件資料都是存放在文件柜里，按照類別進行分類，讀者在尋找的過程中比較直觀，但是不便的地方也是相當明顯的，如果歷年的資料較多，通過人工進行檢索的方式難度較大，另外會有部分節(jié)約者在閱讀之后沒有把他放在原來的位置上，檢索起來就增加了難度。但是隨著網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，很多文件資料都轉(zhuǎn)變成了電子化和數(shù)據(jù)化的形進行收藏，節(jié)省了儲藏的占地空間，而且主要是通過計算機系統(tǒng)對文件資料進行管理，檢索和借閱都成功的實現(xiàn)了智能化的管理，而且借閱者對于自己重要的文件資料都可以進行相關(guān)的下載，文件資料也實現(xiàn)了個人化的管理。

2.3 文件資料實現(xiàn)了及時共享

互聯(lián)網(wǎng)最大的特點是信息共享，文件資料的管理也是巧妙的利用了這個特點。網(wǎng)絡資料室是以開放的形式存在于網(wǎng)絡環(huán)境中的，傳統(tǒng)的資料室是沒有辦法實現(xiàn)多人同時不限次數(shù)的閱讀的，但是互聯(lián)網(wǎng)形式的確打破了這種傳統(tǒng)，借閱者可以自由的借閱、下載。資料室的建立是為了最大限度的實現(xiàn)資料的共享性，但是傳統(tǒng)的資料室卻制約了共享性，網(wǎng)絡資料室的共享性比較完全，滿足了工作中人們對于文件使用的需求。

3 網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理的弊端

3.1 相關(guān)制度不健全，管理不夠規(guī)范

目前我國的文件資料的信息管理仍然處于起步階段，所以在相關(guān)管理方法經(jīng)驗不足，也沒有形成制度可以對工作人員的工作進行指導，使相關(guān)的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。而有一部分單位資料室雖然有了相關(guān)的管理制度，但是制度的內(nèi)容和實際環(huán)境不相符，有些是領導的不重視，使得整個工作不能更好的推廣。另外，部分網(wǎng)絡資料室沒有對文件資料進行劃分，使得文件資料的歸檔工作做的不夠完善，給后期的檢索工作帶來了相當?shù)牟槐恪?/p>

3.2 文件資料管理人員缺少責任感

網(wǎng)絡信息下文件資料的管理工作是一個動態(tài)的過程，管理人員要不斷的接收新的文件資料，并進行分類整理裝訂，但是從目前我們的文件資料的管理工作來看，很多的工作人員沒有認識到自己工作的重要性，在思想認識上存在著較大的偏差，認為自己的工作處于邊緣化，領導又不重視，能少干就少干，缺少責任心和主動性，文件資料整理工作沒有及時完善。

4 如何做好網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理工作的方法

4.1 對文件資料信息化管理地位的明確

在傳統(tǒng)的文件資料的管理工作中，將文件資料分類保存在某一個密閉的空間里。雖然這種對文件資料的管理方法在過去的很長一段時間里是一個完美的辦法，能夠?qū)ξ募Y料的完整性進行很好的保護，但是在現(xiàn)如今的信息化時代背景的沖擊下已經(jīng)慢慢的沒有什么實際價值了。網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，所有的信息都能夠通過網(wǎng)絡在第一時間了解，這使得文件資料的管理工作面臨了重大的考驗，加強文件資料的信息化管理，同時明確文件資料信息化管理的地位是保證文件資料管理工作順利進行的重要內(nèi)容。

4.2 建立健全文件資料信息化管理體系

在明確網(wǎng)絡信息化技術(shù)在文件資料管理工作中運用的價值之后，就如何利用信息化技術(shù)管理文件資料需要有個全面的認識。首先得建立文件資料信息化管理體系，這是區(qū)別于傳統(tǒng)的文件資料管理體系，將網(wǎng)絡信息化的元素代入到管理工作中去，將理想化的狀態(tài)和實際的實踐相結(jié)合，為文件資料管理工作跟上時代發(fā)展的腳步而做出努力。

4.3 為文件資料的信息化管理提供物質(zhì)條件

文件資料的管理工作中，相應的設施設備是必不可少的，網(wǎng)絡信息化技術(shù)的管理中，對設備的要求就更高了，這些物質(zhì)的基礎條件必須要完備起來，才能更好的進行信息化的管理工作。在文件資料的管理工作中，所配備的物質(zhì)條件在一定程度上也將影響著文件資料管理工作的質(zhì)量。信息技術(shù)的發(fā)展要求文件資料的管理工作也需要逐漸的實現(xiàn)技術(shù)化，因此，對于技術(shù)化的設備的物質(zhì)條件的完善是實現(xiàn)對文件資料管理信息化轉(zhuǎn)變的重要基礎。

4.4 加大投入，提高文件資料管理人員的整體水平

作為一個文件資料管理人員首先多學習，尤其是相關(guān)的文件資料管理的知識，擴大自己的思想儲備，完善自身的知識架構(gòu)，這樣才能更好的為工作服務。目前傳統(tǒng)的文件資料管理工作，在組織結(jié)構(gòu)和形式上都要做出較大的改變，要讓網(wǎng)絡技術(shù)能夠更多的融入到文件資料的管理工作。由此可見，要讓文件資料的管理工作能夠正常開展，就要讓工作人員的知識技能都呈現(xiàn)多元化的趨勢。工作人員要熟練的運用計算機系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的正確使用；工作人員要對自身專業(yè)知識熟練掌握，也要不斷的學習，多了解其他相關(guān)的學科，在某一個領域能出類拔萃，當借閱者遇到困難時，能夠利用自己的專長，解決問題，更好地為工作服務。

5 結(jié)束語

我們都知道，很多工作的發(fā)起、監(jiān)控、結(jié)果形成等動態(tài)過程只有落實在紙質(zhì)文件資料上，才能利于上下級之間的傳達政策、管控工作、管理結(jié)果等。不論工作形式怎么改變，我們還是不能離開對文件資料的瀏覽使用。在通過對文件資料管理的現(xiàn)狀的了解下，同時結(jié)合信息化時代發(fā)展的大背景改進對文件資料的管理工作。那種傳統(tǒng)的對文件資料的管理方法已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的需要了，只有在信息化的文件資料管理工作的內(nèi)容通過在實踐中的不斷嘗試和改進，總結(jié)出管理方法，才能提高網(wǎng)絡沖擊下的文件資料管理工作的質(zhì)量。

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