淺析企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展方向

■李 丹 亞泰集團(tuán)哈爾濱水泥有限公司阿城分公司

企業(yè)的檔案包括企業(yè)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)里直接產(chǎn)生的具有保存價(jià)值和意義的文字，圖象以及錄音等各種形式載體的歷史記錄。這種歷史記錄是一種信息資源，它是信息和載體的結(jié)合產(chǎn)物。但是，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的檔案都有檔案數(shù)量龐大，保管條件差，查找效率不高以及管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等問(wèn)題，解決這些問(wèn)題的最佳途徑檔案管理的信息化。

一、信息化檔案管理的含義

檔案管理的信息化，是指將傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案實(shí)體的保管作為工作重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案實(shí)體的數(shù)字化信息作為重心的過(guò)程。檔案管理的信息化大體包括：建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，檔案信息的數(shù)字化，創(chuàng)建應(yīng)用系統(tǒng)，完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和培養(yǎng)相應(yīng)人才等五個(gè)具體的方面。

在這五個(gè)方面中，檔案信息的數(shù)字化是檔案管理信息化過(guò)程的基礎(chǔ)和核心。其內(nèi)容包括：a.館藏檔案的數(shù)字化管理；b.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有電子文件歸檔。對(duì)數(shù)字化信息的管理和電子文檔的歸檔要求必須其齊全完整，真實(shí)有效。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

1.樹(shù)立檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。現(xiàn)代化的管理理念是檔案管理信息化的前提。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化就必須實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理的意識(shí)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程會(huì)產(chǎn)生很大的影響。因?yàn)槿绻狈@種意識(shí)，即便配備了一流的檔案保護(hù)管理硬件系統(tǒng)，也無(wú)法達(dá)到信息化管理檔案的目的。所以檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，首先要讓檔案的工作人員牢固地建立起憑借先進(jìn)科技進(jìn)行科學(xué)管理的思想，真正改正在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代樹(shù)立起的重管理輕利用以及封閉保守等陳舊的管理思想，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)，封閉式服務(wù)到開(kāi)放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案的管理工作更加符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和新時(shí)代的需要。

2.建設(shè)相關(guān)硬件設(shè)施并提高相關(guān)技術(shù)。企業(yè)應(yīng)盡快為檔案管理部門(mén)配備信息化管理所需的計(jì)算機(jī)，掃描儀以及各種互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速開(kāi)發(fā)相關(guān)應(yīng)用軟件，加快檔案信息的數(shù)字化處理進(jìn)度。企業(yè)的檔案部門(mén)也應(yīng)盡快提高自身的工作能力，充分發(fā)揮各種先進(jìn)設(shè)備的效用；同時(shí)還要盡量利用本身的大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘企業(yè)的各方面潛力，及時(shí)開(kāi)發(fā)有用的檔案信息提供給其他相關(guān)部門(mén)加以利用研究，把各種檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)價(jià)值。另一方面，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門(mén)得到廣泛運(yùn)用的同時(shí)，也必將給檔案管理工作帶來(lái)新的活力，大大提高對(duì)檔案進(jìn)行管理利用的水平，加快檔案管理信息化的步伐。

3.建立并完善信息化管理機(jī)制。在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，為使相關(guān)的責(zé)任更加明確，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩玫奖Ｕ希髽I(yè)還必須結(jié)合本身的實(shí)際情況建立一套相應(yīng)管理規(guī)范機(jī)制。

首先應(yīng)當(dāng)改進(jìn)原有檔案管理制度，即檔案管理部門(mén)需制定一套新的符合信息化建設(shè)要求的檔案管理制度。新的管理制度要求之一是要完善對(duì)檔案管理中的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)的規(guī)范要求，使電子檔案的管理工作環(huán)節(jié)和步驟得到細(xì)化；要求之二是要制定相關(guān)安全措施，尤其是要實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的安全管理，保證企業(yè)電子檔案的安全性以及完整性。

接下來(lái)需要統(tǒng)一檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)也是檔案信息化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化主要包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)和各項(xiàng)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化等，這些標(biāo)準(zhǔn)化的要求將成為以后衡量檔案管理工作效率高低的標(biāo)尺。如果缺乏這些標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就無(wú)法合理錄入有效的信息資源，同時(shí)檔案管理部門(mén)的工作也將由于沒(méi)有必要的標(biāo)準(zhǔn)尺度而變得冗雜混亂，降低工作效率。

4.打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是成功實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化根本要求，檔案管理人員的質(zhì)量對(duì)于檔案信息化的發(fā)展速度和好壞有著決定性的作用。

要提高檔案管理人員的信息化管理意識(shí)。子啊信息時(shí)代，文件的自動(dòng)登記，輔助立卷，歸檔，著錄檢索以及信息網(wǎng)絡(luò)的傳遞和安全利用基本都是在計(jì)算機(jī)上完成的。由此可見(jiàn)，必須要求檔案管理人員不在熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理的同時(shí)，要能夠掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

另外還應(yīng)提高檔案管理人員信息化工作的技能水平。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

三、小結(jié)

二十一世紀(jì)是信息的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的主旋律，更是企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展方向。檔案管理的信息化將大大提高企業(yè)的工作效率，并為其發(fā)展方向提供有益的指導(dǎo)信息。為達(dá)到這一目的，企業(yè)必須積極配合，為檔案部門(mén)提供必要的管理設(shè)備和人才的培養(yǎng)環(huán)境。同時(shí)檔案管理部門(mén)本身也要努力在工作中有所革新，提高信息化管理的素養(yǎng)和水平，為其他部門(mén)提供更加豐富有效的信息，最終共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化目標(biāo)。

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