談電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作

白茵　孫寶輝

【摘要】當前我國的很多高校在交流上日益頻繁起來，高校外事檔案在很多方面都出現了非常顯著的變化，同時也展現出了很多新的特征，在這樣的情況下，高校外事檔案管理工作的難度也有所增加，對管理人員提出了更為嚴格的要求。因此，我們必須要采取有效的措施保證其工作的質量和效果。本文主要分析了電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作，以供參考和借鑒。

【關鍵詞】電子檔案；高校外事檔案；管理

高校外事檔案通常就是高校與國外機構或個人在學術交流、科研合作、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校國際交流、對外合作的真實寫照和憑證依據。在當前的社會發展中，高等教育的國際化趨勢越來越明顯，同時對高校外事檔案的管理工作也有了更為細致的要求，所以采取有效的措施做好高校外事檔案管理工作也成了當前非常重要的一項工作內容。

一、電子檔案對外事檔案管理的影響

1、儲存的方式發生了變化 以往的外事檔案管理過程中通常是針對紙質檔案對其進行管理，，同時在工作中是根據長期工作所總結出的一些經驗進行處理，在應用了計算機之后，電子檔案直接被提供人寫在磁盤上面，或者是將其直接拷貝到光盤上，在形成了一個完整的檔案之后，技術人員可以對其進行共享。文件可以在產生之后根據實際的情況進行適當的調整，同時還可以反復的拷貝保存，在電子檔案拷貝之后就一直都需要這種設備進行處理，人們借助這種技術和設備來對數據進行全面的處理、還原和識別，這樣一來就無法判斷檔案資料的原始性，此外，電子檔案在長期保存的過程中會受到很多因素的影響，需要有新的技術和新的設備對其進行處理。在歸檔的時候一定要采取磁盤或者是光盤的方式對其進行移交或者是處理，歸檔的具體范圍也具有一定的復雜性。

2、分類方式的變化 因為電子檔案信息和載體是相互分離的，檔案實體的分類也可能會逐漸的演變成概念分類和整理，實體分類的過程中只能完全的展現同一種屬性之間所產生的聯系。這種操作方式在手工操作的方式中是比較適用的，但是在電子檔案數量猛增的時代文件的形式和內容的基本特征都產生了非常顯著的變化，同時電子文件具體的位置也可以根據需要進行適當的調整，同時，其還可以在不同的載體之間實現移動和轉換，但是內容上是完全一致的。電子檔案通常可以借助計算機系統進行更加全面迅速的整理，同時它也不再需要對其進行實施紙質文件的整理程序不需要對檔案進行分類整理，同時用戶也可以按照不同的需要使用自動化系統對電子檔案進行有效的處理。

二、電子檔案與紙質檔案的外事檔案管理

按照當前的檔案管理技術和檔案管理條件，紙質檔案和電子檔案有著不同的特點和作用，所以二者處于并行不悖的狀態，但是二者在管理過程中關注的內容有著一定的不同。電子檔案應用的過程中信息傳輸處理以及開發利用等多個方面都存在著非常顯著的優勢，和紙質檔案相比，電子檔案的效率和傳輸的速度便捷性都存在這女非常明顯的優勢，所以如果要提高檔案管理的現代化水平，對檔案信息資源進行更加充分合理的應用，我們就需要采取有效的措施發展電子檔案。但是從當前的發展形勢來看，完全實行無紙化辦公還需要一定的時間，此外，一些非常重要也非常關鍵的檔案還不能完全的實現無紙化辦公，在這樣的情況下，電子檔和紙質檔案管理都不能完全代替彼此。所以他們之間是相互借鑒也是相互影響的，它們也都在經歷著些許的變化，二者如果能夠以合理的方式去疊加和混合，就可以保證二者在融合的過程中可以更好的體現其自身的優勢，同時還在融合的過程中形成一套相對較為合理的文件管理方式和體系。在紙質檔案和電子檔案管理過程中，我們可以按照電子檔案的關系將紙質文件分成三大類，一類是先于紙質文件而出現的電子檔案。一類是未生成電子檔案的原始文件。最后一類是本級接收的紙質文件。在實際的工作中，我們需要對需要形成電子檔案的紙質文件進行分析和判斷。同時還要將其錄入計算機，之后還要對其進行編號處理。這樣就使得紙質檔案和電子檔案之間能夠形成非常緊密的聯系。在移交的時候需要將電子檔案和備份的紙質檔案一同上交，這樣就使得電子檔案的安全得到了非常好的保證。現代文件管理得流程和傳統的檔案管理流程有著非常大的差別，一方面它要充分的保證電子檔案管理的質量，同時還要對紙質檔案進行有效的管理。為了更好的保證二者的管理質量，現代文件管理的過程中也要注意檔案之間的統一性，所以對電子檔案和紙質檔案的管理中，我們需要對其進行有效的處理。

1、同步歸檔 對收到的或者是形成的紙質文件進行全面的核對之后按照要求對其進行歸檔，電子檔案在保證其符合歸檔的規定之后，將其儲存到一個特定的計算機硬盤或者是檔案數據庫當中，同時還要標記歸檔圖標。

2、同步鑒定 在電子檔案鑒定中最好的一種狀態就是采用計算機進行后自動化的鑒定，同時還要根據實際情況制定一個管理期限表，將其直接歸入到管理系統當中。管理系統在運行的過程中根據保管期限表當中的要求對檔案的保管期限進行全面的判斷。紙質檔案鑒定的過程中我們可以根據具體的要求對其進行鑒定，在鑒定之后可以對其進行歸檔處理。

3、同步整理 將紙質文件和電子檔案整合到一起，這樣就使得二者的檔號和著錄信息完全相同，所以在整理紙質檔案的過程中，電子檔案的整理工作也可以同時進行。

4、同步利用 在對文件進行查閱處理的時候，我們可以按照同一個著錄信息對紙質檔案和電子檔案進行檢索處理，主要提供電子檔案信息，如果需要紙質檔案，我們可以按照相同的檔案編號找到文件，這樣也就使得檔案利用的效率得到了顯著的提升，減少了不必要的檔案磨損問題，對檔案內容的長期保存有著十分積極的作用。

三、保證電子檔案原始性的措施

1、加強電子檔案制作和管理人員的管理 人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成分，在沒有管理要求的情況下也會逐漸懈怠甚至可能變壞。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，使檔案人員樹立一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。

2、完善電子檔案管理的記錄系統 紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體的轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，每一份電子檔案都應建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，以保證電子檔案的原始性和真實性。

四、結語

當前，電子檔案已經成為了一個非常重要的發展趨勢，但是外事檔案的管理有一定的特殊性，紙質檔案還不能完全的退出歷史舞臺，為了更好的提高檔案管理的質量和水平，我們必須要采取有效的措施保證外事檔案管理的質量，這樣才能更好的順應時代的發展和變化。

參考文獻

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