新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

常麗偉

【摘要】檔案是在單位發(fā)展的過程中，對于各種技術(shù)創(chuàng)新、會議記錄以及各項重要工作進行的記錄，其全面而真實的反應了單位的歷史發(fā)展進程，是單位的無形資產(chǎn)。通過對檔案信息資源的研究，可以為單位各項決策的制定提供有利的依據(jù)。在社會發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作應該進行相應的改革，在管理理念以及管理模式上進行創(chuàng)新，以適應時代發(fā)展的需求。檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平的重要途徑。文章對于事業(yè)單位檔案管理改革的相關(guān)問題進行了分析，對于提高檔案管理水平，推進事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理；信息化；改革；新形勢

檔案管理信息化建設是新的社會背景下檔案管理的必然趨勢，在網(wǎng)絡信息浪潮的沖擊下，人們的工作節(jié)奏逐漸加快，對于工作效率有了更高的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應時代發(fā)展的需求，所以實行檔案管理信息化建設是順勢而為。而檔案管理本身的程序的就比較復雜，需要經(jīng)過信息資料的收集整理、分類、編制以及開發(fā)利用等一系列的環(huán)節(jié)。利用信息化手段進行管理，能夠有效的提高工作效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，從而推進檔案信息資源的開發(fā)利用，最大程度的發(fā)掘檔案信息的內(nèi)在價值，為單位的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

一、檔案管理業(yè)務流程重構(gòu)

在實行檔案管理信息化之后，要對原有的業(yè)務流程進行改革，根據(jù)信息化建設的需求，對于整個流程中的職能劃分以及資源配置重新界定，優(yōu)化升級空間，確保信息化流程的順暢運行，更好的為信息化建設服務。

（一）業(yè)務流程優(yōu)化

為了保證檔案管理信息化建設的順利進行，需要在業(yè)務流程上進行優(yōu)化。一方面是檔案管理部門內(nèi)部的流程優(yōu)化，對于各自的職能分工要重新劃分，明確各自的崗位職責，確保信息化的順暢運行，提高工作效率。另一方面是檔案管理部門與其他部門之間的業(yè)務流程優(yōu)化，檔案管理是一項整體性的工作，需要確保檔案管理部門與其他部門之間的有效互動。從檔案管理者的角度出發(fā)，需要與其他部門時刻保持順暢的溝通，從而確保檔案信息資料的收集、編制、更新以及運維工作的順利進行。而從檔案信息需求者的角度出發(fā)，要注重檔案信息的檢索、利用、處理以及反饋等環(huán)節(jié)。雙向的互動是提高檔案信息資源利用效率的重要環(huán)節(jié)，所以需要有針對性的進行職能規(guī)劃。

（二）業(yè)務標準制度化

標準化對檔案管理意義重大，在對事業(yè)單位檔案管理流程重新構(gòu)建的同時，應把流程標準化通過制度的方式固定下來，重新審視流程規(guī)劃、職能權(quán)重、組織架構(gòu)、成本效益等因素，由此明確分工，明確權(quán)責，明確規(guī)范，明確方法，本著立足長遠、放眼未來的理念將標準化作業(yè)貫穿于事業(yè)單位檔案管理信息化改革的始終。

二、檔案管理服務能力拓展

事業(yè)單位檔案管理工作的本質(zhì)是服務，其價值體現(xiàn)也源于服務，因此檔案管理服務能力的升級是事業(yè)單位檔案信息化改革成功實現(xiàn)的重要一環(huán)。第一，服務功能拓展。原有的檔案管理服務職能僅限于檢索、查閱等“看”的層面，而信息化模式之下，借助信息技術(shù)的強大功能，檔案管理的功能也顯然不能局限于傳統(tǒng)的“看”，而應引入“動”的功能拓展，開發(fā)先進的功能模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動歸并、自動篩選、自動比對、自動分析等功能，讓數(shù)據(jù)信息“動”起來，為需求者提供最大的便利和效用。第二，服務內(nèi)容拓展。傳統(tǒng)的檔案管理服務內(nèi)容更多的是被動的“等”，檔案管理者僅僅作為一個數(shù)據(jù)信息倉庫而存在，在檔案信息化管理模式之下，檔案管理者應抓住改革契機，拓展服務內(nèi)容，從被動的“等”拓展到主動的“提供”，從單純的“指導”拓展到“教導”，從普遍化服務拓展到有針對性的專業(yè)化、個性化服務，更可以進一步幫助需求者提前處理好數(shù)據(jù)，按照實際需求提供一鍵式檔案信息服務。

三、檔案管理信息化平臺建設

（一）軟件建設

軟件建設是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的重要載體，也是發(fā)揮信息化的重要依托，所以應該保證軟件在性能以及功能方面的完整性以及先進性。單位可以根據(jù)實際所需，既可以向第三方購買檔案管理軟件，又可以根據(jù)單位自身的需求而自主設計研發(fā)適宜的軟件管理平臺。管理軟件應該具備檔案管理的所有功能，又要根據(jù)單位的業(yè)務特點，在模塊設計以及功能需求方面進行拓展，保證軟件的運行速度、容量以及安全。軟件建設應該本著長遠規(guī)劃的理念，隨著社會的發(fā)展，在功能方面具有拓展性，能夠根據(jù)實際所需進行戰(zhàn)略升級，從而保證信息化操作技術(shù)的先進性。在軟件建設過程中，安全性最為關(guān)鍵，這直接關(guān)系到單位內(nèi)部的機密信息，所以應該做好安全防御工作，系統(tǒng)升級、漏洞修補以及功能優(yōu)化等都是注意事項。

（二）資源整合

主要是通過各類事業(yè)單位管理軟件來實現(xiàn)，如ERP、EDP等，檔案管理信息化改革可以依托事業(yè)單位管理平臺對檔案資源進行整合，這里包括兩個層面的工作：首先，將檔案管理工作納入到整個事業(yè)單位管理平臺中去，不僅便于管理，同時能夠更好的發(fā)揮檔案信息資源的價值。其次，借助事業(yè)單位管理平臺實現(xiàn)檔案管理信息化的最大效能發(fā)揮。

四、檔案管理組織的架構(gòu)重組

如前文所述，信息化對檔案管理工作的沖擊是全方面的，本質(zhì)的，因此檔案管理工作的信息化改革也必然要大刀闊斧，從本質(zhì)上做徹底革新，除了檔案管理本身需要改革，檔案管理背后的組織架構(gòu)體系同樣需要變革。最直接的變革就是要將網(wǎng)絡信息技術(shù)人才納入到檔案管理的組織架構(gòu)中來，從而為事業(yè)單位檔案管理信息化提供必要的安全保障；培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化的檔案管理人才，既要具備檔案管理技術(shù)，也要熟練操控檔案管理信息系統(tǒng)平臺；引入新生力量，借助其先進性和活力，勇于嘗試和創(chuàng)新，大膽改革，勇于探索；引入現(xiàn)代事業(yè)單位人力資源管理機制，通過績效激勵制度激發(fā)檔案管理者的能動性和創(chuàng)造性，更好履行檔案管理工作的服務職能。

五、結(jié)束語

檔案是單位發(fā)展過程中形成的具有重要價值的無形資產(chǎn)，對于單位的長久發(fā)展具有重要的意義。在新的歷史條件下，檔案管理應該推行信息化建設，以此來提高工作效率。檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作的一項改革。為了確保檔案管理信息化建設的順利實施，在業(yè)務流程、服務能力、平臺建設以及組織架構(gòu)等方面都需要有所改進，勇于創(chuàng)新，大膽嘗試，整合各項資源，優(yōu)化空間建設，以適應信息化建設的需求。檔案管理信息化建設有效的提高了檔案管理工作效率，為單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

參考文獻

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