新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

常麗偉

【摘要】檔案是在單位發(fā)展的過程中，對于各種技術(shù)創(chuàng)新、會議記錄以及各項重要工作進(jìn)行的記錄，其全面而真實(shí)的反應(yīng)了單位的歷史發(fā)展進(jìn)程，是單位的無形資產(chǎn)。通過對檔案信息資源的研究，可以為單位各項決策的制定提供有利的依據(jù)。在社會發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的改革，在管理理念以及管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求。檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平的重要途徑。文章對于事業(yè)單位檔案管理改革的相關(guān)問題進(jìn)行了分析，對于提高檔案管理水平，推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理；信息化；改革；新形勢

檔案管理信息化建設(shè)是新的社會背景下檔案管理的必然趨勢，在網(wǎng)絡(luò)信息浪潮的沖擊下，人們的工作節(jié)奏逐漸加快，對于工作效率有了更高的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求，所以實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)是順勢而為。而檔案管理本身的程序的就比較復(fù)雜，需要經(jīng)過信息資料的收集整理、分類、編制以及開發(fā)利用等一系列的環(huán)節(jié)。利用信息化手段進(jìn)行管理，能夠有效的提高工作效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，從而推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，最大程度的發(fā)掘檔案信息的內(nèi)在價值，為單位的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

一、檔案管理業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

在實(shí)行檔案管理信息化之后，要對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改革，根據(jù)信息化建設(shè)的需求，對于整個流程中的職能劃分以及資源配置重新界定，優(yōu)化升級空間，確保信息化流程的順暢運(yùn)行，更好的為信息化建設(shè)服務(wù)。

（一）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

為了保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，需要在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行優(yōu)化。一方面是檔案管理部門內(nèi)部的流程優(yōu)化，對于各自的職能分工要重新劃分，明確各自的崗位職責(zé)，確保信息化的順暢運(yùn)行，提高工作效率。另一方面是檔案管理部門與其他部門之間的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，檔案管理是一項整體性的工作，需要確保檔案管理部門與其他部門之間的有效互動。從檔案管理者的角度出發(fā)，需要與其他部門時刻保持順暢的溝通，從而確保檔案信息資料的收集、編制、更新以及運(yùn)維工作的順利進(jìn)行。而從檔案信息需求者的角度出發(fā)，要注重檔案信息的檢索、利用、處理以及反饋等環(huán)節(jié)。雙向的互動是提高檔案信息資源利用效率的重要環(huán)節(jié)，所以需要有針對性的進(jìn)行職能規(guī)劃。

（二）業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化

標(biāo)準(zhǔn)化對檔案管理意義重大，在對事業(yè)單位檔案管理流程重新構(gòu)建的同時，應(yīng)把流程標(biāo)準(zhǔn)化通過制度的方式固定下來，重新審視流程規(guī)劃、職能權(quán)重、組織架構(gòu)、成本效益等因素，由此明確分工，明確權(quán)責(zé)，明確規(guī)范，明確方法，本著立足長遠(yuǎn)、放眼未來的理念將標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)貫穿于事業(yè)單位檔案管理信息化改革的始終。

二、檔案管理服務(wù)能力拓展

事業(yè)單位檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，其價值體現(xiàn)也源于服務(wù)，因此檔案管理服務(wù)能力的升級是事業(yè)單位檔案信息化改革成功實(shí)現(xiàn)的重要一環(huán)。第一，服務(wù)功能拓展。原有的檔案管理服務(wù)職能僅限于檢索、查閱等“看”的層面，而信息化模式之下，借助信息技術(shù)的強(qiáng)大功能，檔案管理的功能也顯然不能局限于傳統(tǒng)的“看”，而應(yīng)引入“動”的功能拓展，開發(fā)先進(jìn)的功能模塊，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動歸并、自動篩選、自動比對、自動分析等功能，讓數(shù)據(jù)信息“動”起來，為需求者提供最大的便利和效用。第二，服務(wù)內(nèi)容拓展。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)內(nèi)容更多的是被動的“等”，檔案管理者僅僅作為一個數(shù)據(jù)信息倉庫而存在，在檔案信息化管理模式之下，檔案管理者應(yīng)抓住改革契機(jī)，拓展服務(wù)內(nèi)容，從被動的“等”拓展到主動的“提供”，從單純的“指導(dǎo)”拓展到“教導(dǎo)”，從普遍化服務(wù)拓展到有針對性的專業(yè)化、個性化服務(wù)，更可以進(jìn)一步幫助需求者提前處理好數(shù)據(jù)，按照實(shí)際需求提供一鍵式檔案信息服務(wù)。

三、檔案管理信息化平臺建設(shè)

（一）軟件建設(shè)

軟件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要載體，也是發(fā)揮信息化的重要依托，所以應(yīng)該保證軟件在性能以及功能方面的完整性以及先進(jìn)性。單位可以根據(jù)實(shí)際所需，既可以向第三方購買檔案管理軟件，又可以根據(jù)單位自身的需求而自主設(shè)計研發(fā)適宜的軟件管理平臺。管理軟件應(yīng)該具備檔案管理的所有功能，又要根據(jù)單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在模塊設(shè)計以及功能需求方面進(jìn)行拓展，保證軟件的運(yùn)行速度、容量以及安全。軟件建設(shè)應(yīng)該本著長遠(yuǎn)規(guī)劃的理念，隨著社會的發(fā)展，在功能方面具有拓展性，能夠根據(jù)實(shí)際所需進(jìn)行戰(zhàn)略升級，從而保證信息化操作技術(shù)的先進(jìn)性。在軟件建設(shè)過程中，安全性最為關(guān)鍵，這直接關(guān)系到單位內(nèi)部的機(jī)密信息，所以應(yīng)該做好安全防御工作，系統(tǒng)升級、漏洞修補(bǔ)以及功能優(yōu)化等都是注意事項。

（二）資源整合

主要是通過各類事業(yè)單位管理軟件來實(shí)現(xiàn)，如ERP、EDP等，檔案管理信息化改革可以依托事業(yè)單位管理平臺對檔案資源進(jìn)行整合，這里包括兩個層面的工作：首先，將檔案管理工作納入到整個事業(yè)單位管理平臺中去，不僅便于管理，同時能夠更好的發(fā)揮檔案信息資源的價值。其次，借助事業(yè)單位管理平臺實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最大效能發(fā)揮。

四、檔案管理組織的架構(gòu)重組

如前文所述，信息化對檔案管理工作的沖擊是全方面的，本質(zhì)的，因此檔案管理工作的信息化改革也必然要大刀闊斧，從本質(zhì)上做徹底革新，除了檔案管理本身需要改革，檔案管理背后的組織架構(gòu)體系同樣需要變革。最直接的變革就是要將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才納入到檔案管理的組織架構(gòu)中來，從而為事業(yè)單位檔案管理信息化提供必要的安全保障；培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化的檔案管理人才，既要具備檔案管理技術(shù)，也要熟練操控檔案管理信息系統(tǒng)平臺；引入新生力量，借助其先進(jìn)性和活力，勇于嘗試和創(chuàng)新，大膽改革，勇于探索；引入現(xiàn)代事業(yè)單位人力資源管理機(jī)制，通過績效激勵制度激發(fā)檔案管理者的能動性和創(chuàng)造性，更好履行檔案管理工作的服務(wù)職能。

五、結(jié)束語

檔案是單位發(fā)展過程中形成的具有重要價值的無形資產(chǎn)，對于單位的長久發(fā)展具有重要的意義。在新的歷史條件下，檔案管理應(yīng)該推行信息化建設(shè)，以此來提高工作效率。檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作的一項改革。為了確保檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施，在業(yè)務(wù)流程、服務(wù)能力、平臺建設(shè)以及組織架構(gòu)等方面都需要有所改進(jìn)，勇于創(chuàng)新，大膽嘗試，整合各項資源，優(yōu)化空間建設(shè)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。檔案管理信息化建設(shè)有效的提高了檔案管理工作效率，為單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，2012-02-25.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014-11-29.

[3]張俊杰.淺議事業(yè)單位人事檔案管理改革[J].職業(yè)技術(shù)，2011-06-10.