辦公室文書檔案的管理及常見問題

鄭鳴

【摘要】辦公室文書檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，通過文書檔案，可以知道事業單位的發展歷程，包括單位初期的歷史信息和企業現階段的發展情況。所以一個單位要做好自己的文書檔案管理工作，有利于單位管理者總結經驗，為部門的更好更快發展提供借鑒。現本文就辦公室文書檔案的管理存在的問題進行探究，并提出解決措施。僅供交流借鑒。

【關鍵詞】辦公室；文書檔案；常見問題；解決措施

辦公室文書檔案管理事業單位的發展有重大的作用，它的有效管理有利于提高工作效率和工作水平，它能夠方便管理人員對單位情況的回望，從中總結經驗，為日后的工作提供借鑒，文書檔案的管理是事業單位檔案管理中的重要組成部分，它的管理水平高低直接影響檔案材料的真實度和完整性，所以要優化檔案管理工作，實現辦公室文書檔案管理的規范化、標準化，提高文書檔案的利用效率。

一、辦公室文書檔案管理的特征

1.文書檔案的管理水平的高低取決于文書工作，文書工作是做好文書檔案管理的基礎，文書檔案管理是文書工作的最終歸宿，文書工作與文書檔案管理工作兩者相輔相成，相互促進，共同提高辦公室的管理工作水平。2.文書檔案管理通常以紙質的形式記錄事業單位發生的事件、完成的工作等，重點在于收集和整理這些文件，然后對其進行分類和編排工作，最后放入檔案夾，按標準擺放好，以便更好的利用。在文書歸檔前，要檢查文書內容的真實性，還有文書的本身的完整性，避免日后發生不必要的麻煩。3.文書檔案管理的工作內容是極為豐富的，是對單位發展各個過程，各個方面的的記錄和真實反映。涉及管理層檔案、行政人員檔案、黨群檔案等方面的文書檔案管理，還有事業單位工作進程中上傳下達的文件、選舉的選票、各種合同協議及電子檔案，這體現了檔案載體的多樣性。

二、辦公室文書檔案管理常見問題

1、文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書工作和檔案工作是兩個工作模板，兩者相輔相成共同組成了文書檔案管理工作，但文書檔案管理工作把兩者構成一個統一體，文書工作是檔案工作的基礎，檔案共組是文書工作的歸宿，但由于兩者是分塊管理，加大了文書和檔案工作的距離。文書工作人員只顧及自身的工作內容，而很少注重檔案管理的工作；而檔案工作人員也只注重檔案相關的工作，而很少考慮文秘的工作，造成兩者的銜接出現脫節現象，主要表現在公文的格式和處理辦法除存在不規范情況，例如，稿件不齊全、文種和附件格式不規范、裝訂和用紙不合格等。

2、管理者對文書檔案管理工作不重視

單位管理人員過分的追求業績，而忽視檔案管理工作。一些單位領導懂得文書檔案的重要性，但在實際的工作過程中，卻往往忽視文書檔案管理工作，并且認為文書檔案工作是簡單易操作的工作，只是收集和整理一下文件而已，沒有真正認識到文書檔案管理工作是一個龐大的共組內容，就簡單的以為文書檔案管理工作人員把文件存放好，能夠在需要的時候利用上就可以。

3、檔案管理人員缺乏工作積極性

由于管理人員對檔案工作的不重視，從而導致檔案管理人員懈怠工作，工作積極性比較低。并且，許多的檔案從業人員本身的文化知識和專業理論水平普遍不高，不能夠做好文書檔案的管理工作；最重要的是，文書檔案管理工作人員的薪資待遇是較低的，這是造成工作積極性不高的一個很重要的因素，員工的付出與回報沒能夠成正比，平日里做著程序復雜的工作，而拿最保守的工資，造成心理上的不平衡，影響了工作的積極性。

三、提高辦公室文書檔案管理的措施

1、搞好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。諸如紙張大小、文體、格式要做到規范化、標準化，不能五花八門，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時、準確；收發文件要及時登記，發現缺少要及時查找。特別是帳外材料，如領導講話、領導外出開會帶回的會議材料等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。此外，要強化“文書部門立卷”工作。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環節，卻是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。只有文書人員有較強的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為立卷歸檔工作打下堅實的基礎。

2、完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

3、激發文書檔案管理工作人員積極性

首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴格把控招聘人員的專業知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎設施的管理，使硬件能夠發揮其工作職能。其次，制定崗位責任制度，健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作，并且認真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細分落實給每一位工作人員，這樣可以激發工作人員的責任意識以及事業觀念。為確保檔案工作隊伍穩定的工作狀態，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質充滿正面思想。

四、結語

通過對辦公室文書檔案管理特征的敘述以及對文書檔案管理中常出現問題的論述，使我們更充分的了解文書檔案管理的重要性。在辦公室管理過程中，要注重提高文書檔案管理人員的工作素質、高效的履行工作職能、增強文書檔案管理能力、采取相應的措施，進而能夠提高文書檔案的管理工作，促進事業單位的更好發展。

參考文獻

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