基于檔案管理原理在檔案管理現代化中應用

宋鵬飛

摘 要：隨著我國各項事業蓬勃發展，國家人才檔案等需要日益顯得重要，檔案對于個人、企業和國家都具備重要意義，它以多種形式記錄了各項社會活動，通過檔案管理可以將其更好地保存下來。在檔案管理過程中，借助檔案管理原理，然后在信息系統的支持下，對檔案進行科學規范化地管理，可以實現檔案管理現代化的發展。本文就檔案管理原理以及檔案管理現代化的必要性進行簡要闡述，然后對檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用進行分析，以此來增加人們對于檔案管理現代化的了解。

關鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現代化；應用

一、檔案管理原理

檔案管理工作具有長期性和緩慢性，因此需要重視檔案保管的完整性。檔案管理工作可以劃分為不同的工作階段，且具備不同的特點，這意味著檔案管理過程中需要保證檔案信息的統一性，這樣才能便于管理。另外，檔案管理工作是一項內部的工作，避開了與外界的接觸，具備了封閉性，這也會給檔案后期的利用造成一定的不便，因此，檔案管理過程中，需要有一個完善的信息系統，將信息檔案完整且明確地保存好，便于人員可以一目了然地找到相關資料。總而言之，檔案管理需要具備統一性、完整性和科學性，這樣才能促進檔案管理現代化的發展。通過本文，主要就檔案管理原理以及檔案管理現代化的必要性進行簡要闡述，然后對檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用進行分析，以此來增加人們對于檔案管理現代化的了解。

二、檔案管理現代化的必要性

檔案管理現代化是指以現代管理理論為基礎，通過信息化的手段對檔案信息進行數據采集，然后管理員再發揮自身的主觀能動性對檔案信息進行分類、歸檔，從而使檔案管理向智能化系統化的方向進行轉變。隨著信息技術的發展，社會的信息化程度也明顯提高，這意味著信息檔案的數量、種類都在不斷的增加，這給檔案管理增加了很大的難度。檔案管理信息化可以幫助管理人員有效快速地區分開各種檔案信息，從而降低檔案管理的難度，另外，在對檔案信息的安全性也能起到一定的保護作用。以電子形式進行存檔的信息檔案，可以完整安全的保存在計算機內，這也需要優質安全的信息系統的支持。通過建立檔案信息系統，除了可以確保檔案的安全性，還可以在一定程度上減少空間的浪費。

三、檔案管理原理在檔案管理現代化中應用

1.系統管理

系統管理體現的是一種標準化、統一化以及最優化的管理，這也是現代化管理的理論基礎。通過將雜亂的事物進行歸總排序，在整體思維的基礎上對其進行管理，這樣的一種管理思路就屬于系統管理。管理現代化要求管理人員要改變傳統的小生產分割式的管理模式，構建一種整體性的管理模式，對系統工程的各個區域進行管理。在檔案管理現代化的過程中，管理人員依據系統管理的理論，在對檔案信息進行分類處理時，需要先建立一個具有優化性的信息處理系統，然后再以整體性為依據對檔案信息進行處理，將檔案信息處理為具有標準性和統一性的數據文件，這樣可以方便檔案的日常管理和調用，從而實現檔案管理的系統化和現代化。

2.整分合原理

整分合管理指的是在進行一項工作時，可先對整體情況做一個適當的規劃，然后再進行分工實施，最后再將這些事項整合在一起的一種管理模式。這樣的管理模式可以在很大程度上提高整體的管理效率。在檔案管理工作中，往往會接觸到多種形式且級別不同的檔案，如果只是將其歸為一個整體去進行管理，沒有利用某些合適的歸類方法，就會導致后期在檔案利用的時候十分的混亂且占用時間會過長。作為一名優秀的檔案管理人員，在管理現代化的背景下，需要理清整體與部分的關系，清楚檔案信息之間的從屬關系，然后再掌握科學的排列組合的方法，對檔案信息進行合理的歸類和排序，從而提高檔案管理信息化的進程。一般來說，檔案管理部門應該設有幾個不同級別的分部門，然后將檔案部門當年的總目標進行規劃，然后再細分出具體目標分配到各個不同級別的分部門中，各分部門需要了解自身的職責和目標，然后盡最大的努力去完成，從而保證整體目標的實現。

3.反饋原理

對檔案信息進行反饋，一部分是對檔案管理工作的肯定，還有一部分是對檔案管理工作的建議。通過反饋，檔案管理人員可以了解到之前所進行的檔案管理工作的缺陷所在，然后在進行針對性地修改，使檔案管理系統更加完善。通過不斷地反饋和修正，檔案管理現代化才會發展的越好。在檔案管理的過程中，獲得相應的反饋信息，可以幫助管理人員了解檔案管理工作的合理性，也可以促使他們對檔案管理工作做進一步的優化，從而更好的實現檔案管理現代化

4.動力原理

為了管理工作的有效開展和進行，需要有強大的動力支撐來促使管理人員高效率的完成檔案管理的工作。在管理過程中，人員主要擔當著管理者和被管理者的身份，當人處于被管理者的身份時，往往需要有強大的激勵因素去促使他認同這份工作然后全身心地投入。在檔案管理現代化的過程中，主要是以物質動力和精神動力作為主要的激勵因素，來激發檔案管理工作者的主動性。物質是人們工作的基本需求，在使用物質動力時，需要保證物質分配的公正性，以勞動成果作為評價的標準，以此保證員工工作的積極性；精神需求一般是人們在滿足了物質需求后會比較重視的事物，在運用精神動力激勵時，可以向員工傳達檔案管理工作與國家發展的關系所在，讓他們意識到自身的價值實現是與國家發展息息相關的，通過這樣的精神激勵，來刺激他們主動性。

四、結語

綜上所述，通過對全文分析我們不難發現檔案管理原理在檔案管理應用的過程中主要是起理論支持的作用。檔案管理原理基本不會有變化，但是信息時代在不斷的發展，走檔案管理現代化的路程，需要相關管理人員對檔案管理原理有深刻地理解，然后順應時代的變化進行靈活性地應用，這樣才可以推動檔案管理現代化的發展。除此之外，由于檔案管理是一項復雜的過程，因此需要建立科學的管理系統，以此報證檔案管理資源的標準性、安全性和規范性，進一步提高檔案管理工作的有效性和多樣性，從而提高檔案管理現代化的水平。

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