新時期文書檔案管理工作的重要性

李利娟

摘 要：近些年來，中國社會不斷發展，中國經濟也在不斷進步，各行各業都變得更加專業化，各個企業和部門為了保障各項工作的高效性，都十分注重文書檔案的管理工作，本文對新時期文書檔案管理工作的重要性進行了一系列的分析和討論，希望能夠為相關的工作者們提供一定的幫助和支持。

關鍵詞：新時期；文書檔案管理工作；重要性；提升策略

一、文書檔案管理工作的必要性

文書檔案是一個企業或者部門的極為重要的文件，這關系到部門的長遠發展和日常經營，因此，我們必須要加強對于文書檔案管理工作的管理，并且深化研究和總結，不斷完善相關的工作，只有不斷創新工作方式，革新工作思路，才能夠促使各項文書管理工作科學到位，進而協助和組織好各類其他工作，讓公司和企業的發展更加科學和合理，從而提高部門的競爭力，并且有效增強工作人員們的工作效率和辦事效率。在當今時代下，文書檔案管理工作又有了新的時代內涵，這項工作比以往有了更加重要的意義，但是，目前社會上的許多公司和部門并沒有做好相關的文書檔案管理工作，許多工作內容都落后于時代的發展，而且工作效率十分低下，因此，我們必須要對文書檔案管理模式和管理方法進行探討，從而讓各項工作更好地服務于社會。

二、文書檔案管理建設中的問題

（一）管理不規范。在目前社會上的很多機構和組織之中，檔案管理工作都是一項極其重要的工作，而且是一項基礎性的工作，但是，這些部門并沒有做好檔案的相關工作，檔案管理之中存在著一系列不規范的問題，這也是各大社會組織的通病。一般而言，檔號、檔案標題存在著填寫的問題，目錄方面也不科學、不規范，相關的檔案管理條例和檔案管理規章制度也不健全，這些都是導致文書檔案管理效率低下，檔案內容問題頻發的重要原因。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時代的發展，他們仍然采用傳統的文書檔案管理模式，因而也就不能做到管理模式的創新和管理方法的創新，最終導致固步自封，失去了工作上的優勢，致使整個組織的工作效率低下。

（二）管理手段比較落后。隨著科技的發展，人類社會已經步入了信息時代，計算機技術和信息網絡技術已經得到了廣泛的應用，深入到了人們的日常生活之中，在文書檔案管理工作中，我們也應當利用好現代科學技術這個重要助力，為各項資源建立網絡化存儲檔案，從而讓我們更加清晰的存入和取出相關信息，另外，通過計算機網絡技術，我們還可以讓檔案的管理變得更加清晰化和條理化，在我國目前的許多部門和機構當中，工作人員都已經采用了計算機檢索模式，這種做法大大提高了工作人員們的工作效率。然而，仍然后很多文書管理部門并沒有跟上時代的發展，他們沒有在文書檔案管理工作中引入計算機技術和信息管理技術，檔案的管理仍然是以手工檢索為主，這就導致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，長此以往，就會導致組織各項工作的開展與社會脫節，不能夠適應當今社會的發展。

（三）管理工作人員的素質比較低下。在文書檔案管理工作中，有很多工作人員的工作素質比較低下，他們不但缺乏專業的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業素養和敬業心，這對于各項工作的開展是極為不利的。為了保障文書檔案工作的順利開展，各個組織需要一批專業素質過硬，能夠熟練掌握現代工作技術和信息技術的專業性人才，并且他們需要具備豐富的工作經驗和實踐能力。然而，在文書檔案的管理中，人才隊伍的建設并沒有達到要求，許多檔案管理部門招聘了一些臨時工或者兼職人員，造成了文書檔案管理的不規范，從而為以后各項工作的開展造成了一系列的麻煩。

三、文書檔案管理工作質量的提升策略

文書檔案工作對于企業和組織的長遠發展具有著極其關鍵的作用，我們必須要深入研究檔案管理工作的質量提升方法，并且多加實踐，進行相關的總結，必須要科學合理開展各項工作，讓文書檔案能夠真正發揮其應有的價值，而不僅僅是把他們進行簡單收集和堆疊。

（一）健全體制，促進檔案管理的有效性。長久以來，文書檔案的管理工作一直沒有得到有效提高，導致組織的管理出現一系列的差錯和混亂，這其中最為主要的原因就是沒有健全相關的文書檔案管理體制，這就導致各項管理工作變得混亂不堪。因此，我們必須要立足于時代的發展，同時充分考慮企業和組織的內部發展情況，建立起有效的檔案管理體制，幫助文書檔案管理工作走向正規，例如，我們可以設置出檔案責任管理制度、電子檔案存儲制度和檔案定期檢查制度等等，與此同時，必須要深化各項制度的落實工作，不能夠讓制度僅僅淪為一紙空文。

（二）技術創新，促進檔案管理的信息化。在傳統的檔案管理工作中，所涉及到的事情是很復雜的，而且手續繁多，工作人員的工作量十分巨大，這已經不能夠適應當今時代快速發展的步伐，因此，我們必須要把檔案管理工作與計算機網絡技術等現代科學技術進行有機結合，讓文書檔案的管理工作變的更加具有效率，我們必須要把傳統的檔案變得更加信息化和電子化，能夠錄入網絡的檔案和文書需要盡力落實到網絡之中，不但能夠實現永久的保存，而且不用擔心存取不方便的問題，通過這一系列工作，整個社會組織能夠達到高效管理和高效運轉。

（三）大力宣傳相關的法律法規，從而增強員工們的職業素養。為了提高文書檔案管理工作的有效性，我們必須要進行法律法規的宣傳工作，從而幫助員工們建立起相關的法律素養，例如，我們可以組織他們學習《中華人民共和國檔案法》，從而了解檔案法中有關文書檔案管理的相關規定，加強他們的法律意識，讓他們在日常的工作之中提高自覺性和警惕性。

（四）努力提高檔案管理工作人員的業務水平。我們必須要定期對員工們進行培訓，提升他們的業務水平和專業能力，而且應當定期組織文書檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經驗和管理經驗，進而發現自身的不足，改進工作方法，提高工作效率。

總而言之，文書檔案管理工作是一項十分重要的環節，各組織和部門應當加強對于文書檔案管理工作的重視程度，并且需要加強對于這方面的實踐和探索，從而充分發揮單位文書檔案的重要作用，實現單位和組織的現代化發展。

參考文獻：

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