建立完善檔案應急預案防患于未然

劉博

摘 要：現階段檔案室中存放了大量紙質檔案，一旦發生火災等事故則后果將不堪設想。為了最大程度地保障人員與檔案的安全，必須建立完善的檔案應急預案以防患于未然。筆者結合工作經驗，在本文中探討了檔案管理應急預案制定與實施對策，供有關人員參考借鑒。

關鍵詞：檔案；應急預案；管理

現階段，檔案種類與數量與日俱增，賦予了檔案管理工作者巨大的壓力，壓力主要來源于檔案分類保存于消防安全保障工作。就目前狀況而言，國內部分檔案管理部門對檔案安全管理工作不夠重視，未能充分做好檔案應急預案制定工作，從而埋下了巨大的安全隱患，可能引發機密信息泄露與檔案受損事故。

一、應急預案制定工作應當遵循的原則

（一）預防災情原則

制定合理的檔案管理應急預案的目的之一在于降低不良因素對檔案安全的威脅，最大程度地確保檔案的完整性與安全性。為此，工作人員在制定應急預案的過程中，必須嚴格遵循預防為主的原則，確保應急預案各類體條款具有前瞻性、應急性，能夠有效地降低事故發生幾率。

（二）檔案優先原則

檔案優先指的是在檔案室發生諸如火災等災害時，優先轉移各類檔案，將檔案的安全放在第一位。在過去，國內發生了多起檔案室失火事件，由于工作人員未充分遵循檔案優先原則，首先轉移檔案室其它物質資產，從而導致大量檔案受損，付出了巨大的代價。所以，檔案管理人員要吸取教訓，時時刻刻以檔案為重，在檔案室發生消防事故時第一時間轉移檔案[1]。

（三）應急聯動原則

檔案管理工作強度較高、工作難度較大，檔案應急工作需要多部門合作、共同維護檔案安全。應急聯動原則是工作人員在檔案應急預案制訂工作中必須要嚴格遵循的一類原則，應急聯動的意義在于充分調動各部門的力量，以制度的形式來落實檔案管理中的多部門協作。事實表明，在應用具有應急聯動內容的檔案應預案后，檔案的安全性獲得了顯著的提升，同時也深化了其他部門人員對檔案管理工作的了解，為檔案管理工作的進步奠定了良好的基礎。

二、檔案管理應急預案的制定與實施

（一）做好應急人員配備工作

消防、公安人員是保障檔案安全的專業力量，在檔案室發生安全事故后，檔案管理人員要及時報警，在后續工作中充分配合公安、消防人員的各項工作。火災是對檔案安全危害最大的一類災害，因此檔案管理人員要積極提高自身的防火意識，從而降低檔案室失火的幾率。

無論是何種工作，在其中發揮最關鍵作用的因素是“人才”，檔案管理工作也不例外。通過調查走訪，發現部分檔案管理人員綜合素質較低，預防風險的意識與能力較差，難以有效地制定與執行檔案應急管理預案。鑒于以上情況，認為檔案管理部門應當采取有效措施以強化檔案管理人員的綜合素質，可以通過定期舉辦行業專家講座以及組織專業技能培訓活動等形式來擴充管理人員的理論知識儲備、提升其專業能力，使其更加適應新時期檔案日常管理與應急處置工作的要求[2]。

（二）做好物資儲備工作

檔案管理人員要時刻繃緊神經，注意防范各類事故的發生。為了最大程度地降低火災的危害性，檔案管理人員必須要做好應急物資儲備工作，準備數量充足、質量合格的滅火器，工作人員要明晰滅火器的操作流程，以求在最短時間內控制火情。檔案室中要配設火警裝置，檔案管理部門要定期組織專業人員檢測報警裝置與消防設施是否處于正常的工作狀態中。

檔案室應設有直通安全地帶的安全通道，應急預案中應強調安全通道的重要性，嚴禁在安全通道上堆放雜物、充分確保安全通道的暢通。安全通道上要配有質量合格的消防指示燈并在墻上張貼安全標志。得益于科技的高速發展，現階段人們已經可以借助計算機與互聯網技術來開展檔案日常管理與安全保障工作。預案中應當指出，檔案室要建立電子數據備份系統，將重要數據備份至硬盤之中，采用實時數據備份的工作方式以保障重要數據的安全。

（三）做好資金準備工作

毋庸置疑的是，檔案日常管理與應急處置工作需要大量的資金，這就需要檔案管理部門做好資金預算工作，確保用于購進消防設施、計算機設備等物資的資金充足。需要特別指出的是，近年來檔案管理資金貪腐現象較為猖獗，因此檔案管理部門應當做好資金流向監督管理工作，制定一系列制度來約束資金經手人員的行為，確保每一筆資金都能落到實處。

（四）明確檔案應急預案啟動條件

檔案管理人員必須要在合理的時機啟動檔案應急預案，如此方能最大程度地削弱災害對檔案安全的威脅性、保障應急預案的應用效果。通常情況下，在檔案室發生險情后，檔案管理部門首先要組織人員進行自救，隨后應在最短時間內分析災情等級、預估災情可能造成的危害。在判斷出災情嚴重程度后迅速制定相關的災情報告，詳盡地描述災情出現的時間與預測災情的影響并在2小時內將報告遞交給上級領導部門。

在確定災情極有可能影響人員與檔案安全、容易造成較大經濟損失后，要迅速啟動檔案管理應急預案，各有關人員要迅速回歸崗位、分析現場災情進展狀況并嚴格依照應急預案相關規定開展救災工作[3]。

（五）應急預案中的獎罰內容

為了最大程度地發揮榜樣的帶頭作用、遏止檔案應急管理工作中不良現象的發生，檔案應急預案中應當含有合理嚴謹的獎罰制度。獎罰制度能夠實現及時表彰在檔案應急管理工作中作出突出貢獻的人員，處分瞞報檔案險情、在檔案應急處理工作中態度散漫的人員的目的。嚴厲處罰阻礙檔案應急管理工作開展的人員，應當將犯事情節特別嚴重的人員移交司法機關處理。

三、結語

新的發展形勢下開展檔案應急預案制訂工作具有重要的現實意義，檔案管理部門要多制定約束性與激勵性制度并予以落實，檔案管理人員應積極提升自身綜合素質、培養隨機應變能力，從而促進我國檔案管理事業的長足進步。

參考文獻：

[1]陳兵.“蘭臺防線·2011”——浙江省檔案與電子文件突發事故與災害應急演練成功舉行[J].浙江檔案.2011（05）.

[2]王洪梅.淺談檔案應急預案管理工作[J].山東檔案.2014（06）.

[3]李霞.檔案應急預案的制定策略[J].黑龍江檔案.2012（06）.