高職院校檔案管理信息化建設(shè)探討

摘要：通常我們會將高職院校中所進行的檔案管理看作是兩部分內(nèi)容，一個是對校史發(fā)展的管理，另一個是針對學(xué)生個人的檔案信息管理。隨著時代的發(fā)展，信息化檔案管理方式已經(jīng)替換了紙質(zhì)檔案管理方式，為了更好地管理高職院校中的各種檔案信息，我們認(rèn)為有必要對信息化在高職院校檔案管理中的應(yīng)用和發(fā)展進行分析。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設(shè) 重要性

引言

時代的發(fā)展，科技水平的迅猛提升，信息技術(shù)已經(jīng)普及，在國內(nèi)大部分高校日常的管理中逐漸開始應(yīng)用信息化技術(shù)，而文章將要探討的是信息化技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀。信息化技術(shù)出現(xiàn)的時間并不長，但其發(fā)展的速度卻是驚人的快，雖然為高職院校日常的檔案管理工作帶來了很多便利，但是經(jīng)過一段時間的觀察，在其中依然有一些問題顯露了出來，這主要表現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)管理人員缺乏，懂得信息化檔案管理的人較少，使得該項工作難以正常展開。為了提升高職院信息化檔案管理水平，我們需要從應(yīng)用其的重要性這方面內(nèi)容著手考慮，以期將有效地一些有建設(shè)性的措施提出來。[1]

一、高職院校中信息化檔案管理的重要性

1.信息化時代的來臨，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到人們工作中的方方面面，在高職院校的信息檔案管理中應(yīng)用到信息化技術(shù)，是時代發(fā)展的必然趨勢。經(jīng)過實踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)在高職院校日常檔案管理中是極重要的工作內(nèi)容，其不僅是高職院校與時俱進的重要體現(xiàn)，還是人類文明進步的重要標(biāo)志。[2]

2.在一定程度上，檔案管理工作的有序進行確保了整個校園管理工作的正常開展。從學(xué)生的角度出發(fā)，他們在校期間的一切成績和個人信息都記載在檔案中，有序的檔案管理保證了學(xué)生信息的安全性，因而學(xué)院檔案信息管理的好壞是學(xué)生所關(guān)注的；通過檔案，學(xué)生能夠及時了解到自己的發(fā)展良好性，針對錯誤的行為和不良的成績記錄能夠及時作出改正，換言之，有效的檔案管理有助于學(xué)生的全面發(fā)展。[3]

3.從高職院校的角度出發(fā)，良好的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是學(xué)校最重視的，這是因為學(xué)校從創(chuàng)辦以來的所有發(fā)展以及歷經(jīng)的歷史大事件均記錄在檔案庫中，我們只需要查看檔案中記載的資料就能夠了解學(xué)校的發(fā)展里程了，并根據(jù)在發(fā)展中所得出的經(jīng)驗和教訓(xùn)，及時對辦學(xué)思想、理念等進行改進，促使學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

4.在檔案信息化管理的過程中，我們需要不斷去完善各種檔案功能，在信息化技術(shù)的帶領(lǐng)下，存在于各個高職院校中的檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)當(dāng)只具備信息登記和錄入的功能，還能夠有更多的現(xiàn)代化、高效的功能體現(xiàn)，如：查詢、自動搜索、系統(tǒng)篩選等。為什么一再強調(diào)高職院校的檔案管理中進行信息化建設(shè)很重要，這是因為在現(xiàn)階段的社會發(fā)展中，信息化已經(jīng)成為了勞力輸出的一種替換形式，在很多需要大量勞力的地方均能夠替換成信息化，對于工作量巨大的檔案管理工作亦是如此，工作人員不再需要一筆一劃的將各種學(xué)生以及學(xué)校資料記錄到紙質(zhì)檔案中，只需要建立專門的信息化檔案庫，重要的信息只需要掃描、打印或輸入便可以長時間甚至永久保存，這樣以來不僅大大節(jié)省了管理者的工作時間，減少工作量，在一定程度上還起到了綠色環(huán)保的作用。

二、信息化檔案建設(shè)的有效措施

1.首先我們應(yīng)當(dāng)采取數(shù)字化措施對相關(guān)的檔案信息即進行管理，在信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，以電子檔案儲存的形式來替換原有的聲像和紙質(zhì)檔案儲存的形式，在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置系統(tǒng)自行排序，這樣儲存于電子檔案中的文件便能夠在系統(tǒng)中有序編號了，最后便形成了信息化的檔案庫，工作人員只需要在系統(tǒng)主頁面輸入關(guān)鍵字詞，便能夠快速將與之相對應(yīng)的資料信息搜索出來。如：需要查找某個學(xué)生的個人信息，只需要在主頁面中輸入名字或?qū)W號，便能夠?qū)⒃撁麑W(xué)生的所有信息資料都搜索出來。[4]

2.建立網(wǎng)站和公眾號已經(jīng)是大勢所趨，無論是用于學(xué)校的宣傳，還是用于學(xué)校內(nèi)部的交流都是極好的。正如我們所知，數(shù)字化的檔案信息管理并不全面，因為這一建設(shè)只向內(nèi)部工作人員開放，而工作人員又是整個校園群體的一小部分，因而難以將檔案資源最大的利用效率發(fā)揮出來，并且檔案管理者手中握著校內(nèi)師生所有的信息資料，學(xué)生無法自主查詢，一旦涉及到信息查詢就需要找到值班的檔案管理人員，這樣以來不僅會增加管理者的工作量，而且會增添信息查詢的繁瑣行，并不能體現(xiàn)工作的高效性。轉(zhuǎn)而在校內(nèi)建設(shè)了檔案管理網(wǎng)長后，學(xué)生們只需要登錄獨立的賬號和密碼便能夠?qū)⑾嚓P(guān)的信息查找到，如：學(xué)生想要了解自己的期末成績，只需要登陸網(wǎng)站的主頁面，輸入學(xué)號和密碼，便能夠進入自己的主頁面，查看本次期末成績。[5]

3.在信息化檔案建設(shè)的進程中，我們需要明確的是信息化檔案管理并不能夠完全取代傳統(tǒng)形式的檔案管理，其只是在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上作出進一步優(yōu)化，簡而言之，信息化管理和傳統(tǒng)檔案管理之間就像“嘴唇和牙齒”的關(guān)系，“唇亡齒寒”，二者只能共同進步，切不可相互抑制。另外，為了防止校內(nèi)網(wǎng)站以及學(xué)院師生的個人信息被不法分子利用，在正式運行校園網(wǎng)站之初，必須設(shè)置檔案信息查詢個人權(quán)限，如：在登陸校園網(wǎng)站主頁面的時候，應(yīng)當(dāng)分成教師或?qū)W生兩個部分。

結(jié)語

綜上所述，信息化技術(shù)進行檔案管理已經(jīng)成為了新時代背景下各個高職院校發(fā)展的重心，在信息化建設(shè)的過程中需要將規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系構(gòu)建出來，針對校內(nèi)信息檔案的管理情況，建設(shè)出適應(yīng)本校師生共同使用的信息檔案查詢軟件，并做好隱私保護工作，防止校內(nèi)師生個人信息被不法分子使用。信息化的檔案管理工作并非是全能型的，其僅是傳統(tǒng)管理的過渡，因而我們必須結(jié)合傳統(tǒng)和信息化的管理工作，確保高職院校的檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定安全的發(fā)展。

參考文獻

[1]于淼. 淺析高職院校檔案信息化建設(shè)[J]. 遼寧師專學(xué)報（社會科學(xué)版），2011，04：130-131.

[2]陳小芳. 初探高職院校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，04：80-82.

[3]王磊，喬永會. 高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實踐及改進對策[J]. 黑龍江科技信息，2012，27：138-139.

[4]王燕. 高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué)，2014.

[5]卓小柳. 高職院校檔案管理與信息化建設(shè)綜合探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，08：87+89.

作者簡介

張亞玲，新疆巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館館員，1973年1月出生，研究方向：檔案管理，女