淺析神東煤炭集團公司檔案信息資源的開發利用

孫彩霞

摘 要： 檔案對于企業來說是一種非常重要的信息資源，加強企業檔案信息資源的開發和利用，對企業的未來發展至關重要。隨著近些年煤炭企業的不斷發展，神東煤炭集團公司的檔案管理工作內部條件和外部環境都在發生變化，因此，檔案資源管理工作在很多方面需要進一步完善。通過對神東煤炭集團公司檔案信息資源的開發利用進行研究分析，希望能夠為實際檔案管理工作提供一定的借鑒作用。

關鍵詞：神東煤炭 檔案信息資源 開發

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0097-01

前言

神東煤炭集團比較重視OA系統建設，利用此系統涉及到企業的各種業務，能夠有效解決企業中信息交流問題。同時在企業網站建設中，加強集團內部大量的非結構化數據進行管理，神東煤炭集團通過對大量的檔案信息進行了數字化加工，以此提升各部門文檔使用效率，使各種流程更加具有規范化。

一、煤炭企業檔案資源開發利用方面存在的主要問題

1.對檔案的重視程度不夠

很長一段時間，在煤炭企業內部工作人員對檔案工作都不夠了解，認識不夠充分，甚至部分領導人員認為檔案工作只是簡單的抄寫、保管的日常性事務工作，不是企業集團的主要工作內容，無法為企業帶來經濟利益。此外，個別規模較小的企業由于人員緊張等原因，缺乏設置專門的檔案管理人員和檔案室，進而出現檔案管理混亂無序的情況，給查詢檔案工作帶來很多不便之處。

2.檔案管理缺乏專業性、系統性、前瞻性

主要表現個別煤炭企業中，根本沒有設立專門的檔案管理機構，只有少數的檔案管理人員。同時檔案管理人員由于能力有限，缺乏專業的培訓和系統性學習，對檔案資源管理工作內容不夠了解，因此整體素質難以做到令人滿意；很多檔案管理人員身兼數職，無法全身心的投入檔案收集和管理工作中來，進而影響檔案的歸檔工作，不利于整體工作效率的提升[1]。

3.檔案管理缺乏權威性、統籌性、主動性

在個別煤炭企業中，由于檔案管理不受重視，沒有較高職位的領導對其整體工作進行監管，進而造成檔案管理比較分散，分散在很多職能部門中，比如說辦公室保存文書檔案、財務部保存財務檔案、人力資源部保存人事檔案等等。雖然上述部分都有能力保存檔案，但是由于各部門之間缺乏有效溝通，相對封閉，使檔案管理從整體角度看，處于較為分散的雜亂狀態，進而造成檔案管理缺乏主動性。

4.檔案管理的現代化程度不高

在現階段的檔案管理中，不僅僅要求檔案室具備恒溫恒濕、防火防蛀的條件，同時要求檔案資料能夠實現現代化的檢索、儲存和管理。相比較而言，實現后者比前者更為困難[2]。從根本上講，檔案資源作為一種信息資源，數量眾多，只有利用現代電子化和數字化方式，進行檔案信息的檢索和查找，才能快速找尋到所需資料。

5.滯后的檔案編研，偏低的人員素質

由于檔案信息編研成果層次較低、質量不夠理想、同時實用性不強和利用率較小，導致企業檔案信息資源可利用性不高；此外部分檔案管理人員業務能力欠缺，綜合能力偏低，無法適應現代化的檔案管理措施，因此在很大程度上，對企業檔案信息資源開發與利用工作的開展造成一定限制。

二、企業檔案信息資源開發與利用的有效途徑

1.明確企業檔案信息資源開發與利用的重要地位

神東煤炭集團公司檔案工作人員需要轉變思想，立足于本職工作，積極進行創新改革；同時檔案管理工作的相關領導，需要對檔案信息資源開發與利用工作給予足夠重視和支持，保證其能夠在高起點和高標準的情況下合理開展。現階段的檔案信息資源開發系統，主要是以促進企業檔案信息管理業務的實現為最終目標，具備實用性高一級操作簡單等特點，進而有利于提升公司檔案管理人員的工作質量、改善工作強度[3]。此外，加強開展檔案宣傳教育工作，在公司內部廣泛宣傳檔案信息資源開發與利用的重要作用，進而提升領導和員工的檔案意識，在整個公司內部營造良好和諧的檔案信息開發與利用環境氛圍。

2.實現企業檔案管理的多渠道開發

檔案管理的多渠道開發，指的是逐漸提升檔案信息資源的利用性、以及重要價值。也就是說對檔案信息進行多次的深加工，將煤炭集團公司檔案信息逐步收集、濃縮、分類、編輯、分析等多形式加工，以此使檔案信息資源在精準度、純度等方面提升一個檔次，使得檔案信息利用人員能夠及時找尋需要的信息資源，最終促進檔案信息價值的提升，向經濟價值方向轉換。

因此，煤炭集團公司檔案信息編研人員需要對本企業檔案編研的重點服務對象、以及所需要的編研成果形式等內容做好詳細了解工作；同時對豐富編研成果方面和擴展服務群體范圍進行深層次研究，也就是在實踐工作的基礎上，不斷擴展服務范圍，豐富成果。如果提升檔案信息資源的價值，需要充分結合檔案編研成果、煤炭集團公司的企業文化、以及職工活動三者之間的聯系，逐步向公益性方向發展，進而提升企業領導和職工對檔案管理工作的重視程度，對此給予足夠認識，最終真正表現檔案管理工作的深遠作用[4]。

2.1檔案信息資源需要充分同企業文化、企業活動相關聯。企業檔案能夠全方位體現出一個企業的深厚文化，同時也是企業文化的積累和傳承，為企業文化創新提供重要的基礎保障，企業檔案的重要性不言而喻。可以說企業檔案同企業文化緊密相連。企業作為社會成員的重要組成部分，企業檔案信息資源也可以充分借鑒文化的作用，進而促進企業檔案文化和企業文化的整體提升。比如，可以將神東煤炭集團公司的歷屆表彰大會、職工娛樂活動表演、以及代表發言等內容，制作成多媒體形式獎勵給具體個人，可以將此作為檔案中的信息組成部分，有利于提升員工對公司的依賴感和認同感。

2.2注重企業檔案利用效果的宣傳。公司進行檔案管理工作，最終目的是對此進行利用，因此提升檔案資源的利用率勢在必行。對于檔案的利用價值，可以以典型事例進行反映，通過編寫典型事例，能夠幫助公司檔案信息資源開發利用進行有效記錄。在現階段的公司檔案利用工作中，編寫檔案利用效果實例不僅是較為重要的工作內容，同時也能夠提升檔案作用的宣傳效果。檔案利用效果的實例逐漸增多，檔案信息資源的重要價值也會逐漸體現出來，進而引起公司領導的高度重視和認可。

3.建立檔案信息資源數據庫，實現檔案查詢方式現代化

在現階段的公司檔案管理中，可以充分利用現代技術方式，包括光學影像、數字掃描、以及音頻視頻轉換等等，使傳統紙質檔案、音頻視頻、以及歸檔文件資料等不同載體的檔案，向數字化和電子化信息方面轉換；同時成立豐富的檔案信息資源數據庫，逐漸取代傳統人工的檢索管理方式，利用計算機技術的檔案信息資源檢索和管理，能夠在整體上提升檔案信息的服務效率[5]。

4.改善檔案人員知識結構，提高檔案人才綜合素質

檔案信息資源的開發與利用，離不開高素質人才的大力支持，因此神東煤炭集團公司有必要組建一支素質過硬、技術扎實的專業檔案信息人才隊伍。首先，公司可以對檔案工作人員組織培訓工作，以此提升其計算機網絡、數據庫等方面的技能和知識，豐富檔案工作人員的知識框架；其次，在人才選拔方面，重點關注網絡技術、檔案管理方面的人才，通過技能培訓，以此發揮其在數據庫建設、網絡資源開發等工作中的作用，有利于促進檔案信息資源開發利用的信息化方向發展，從而使公司檔案工作緊跟時代步伐，與時俱進。

總結：綜上所述，檔案信息資源的開發與利用，是一項長期的系統化工程，不僅僅是對于企業自身發展，同時對社會的發展都具有重大推動作用。神東煤炭集團公司檔案信息資源管理工作，始終秉持求真務實認真負責的理念，在實踐工作中積極探索檔案信息資源開發與利用的新途徑，以此促進檔案管理工作效率的提升，進而更好的服務煤炭行業的未來發展。

參考文獻

[1]趙振軍.淺析企業檔案信息資源的開發與利用[J].機電兵船檔案，2015（5）：52-53.

[2]申鳳英.淺析企業檔案信息資源的開發和利用[J].黑龍江檔案，2014，（3）：74-74.

[3]劉玲玲.企業檔案信息資源開發利用的影響因素及對策探討[J].現代企業文化， 2015（14）：87-87.

[4]代愛玲.淺析企業檔案信息管理開發與利用的重要性[J].經濟技術協作信息， 2015（22）：27-27.

[5]張巍.企業檔案開發利用工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，（3）：142-142.