財務共享模式下“會計工廠”探索研究

侯增周

中圖分類號：F830 文獻標識碼：A

內容摘要：隨著企業組織越發復雜和財務信息化進程加快，財務共享服務模式應運而生，然而該模式的運行受多種因素的影響，制約其效率和服務質量的提升。本文通過對某大型國有企業財務共享中心試運行的分析，提出了在財務共享模式下推行“會計工廠”的理念，并設計了會計工廠的運行流程和保障措施。

關鍵詞：財務共享 會計工廠 模式

從財務共享服務到“會計工廠”的提出

財務共享服務源于公司國際化、信息化發展和經營規模高速增長。20世紀80年代初，福特公司在歐洲成立了世界上第一家財務共享服務中心，時至今日，世界《財富》500強企業50%及100強企業80%實施了財務共享服務，國際大石油公司殼牌、英國石油、康菲石油等都已經建立了全球財務共享服務中心。某大型國有企業是一家定位國際化，力爭世界一流的特大型石油石化企業集團。公司業務鏈長，涉及能源化工上中下游，包括石油勘探與開發、石油工程技術、煉油化工生產、煉化工程技術、產品銷售以及各類專業公司等；公司業務分布廣，公司與全球60多個國家有業務往來，全國32省市均有業務分布；公司管理層級多、人員多，全集團共有200多家分（子）公司，90多萬員工，2萬多財務人員。近年來，公司國際化步伐加快，業務轉型擴張加速，財務分散管理模式的弊端凸顯，財務管理已不能適應公司快速發展的步伐，亟需通過管理創新進一步挖掘自身潛力，發揮整體優勢，支撐公司發展戰略。

（一）財務共享服務模式存在的主要問題及表現

人員分工及業務處理方式未能充分發揮生產效率。一是貫穿全過程的會計核算方式降低了業務處理效率。共享服務中心的工作人員在進行賬務處理時，首先要審核發票效力、判斷發票類型、記錄發票金額，然后判斷合同履行是否符合合同規定、履行信息填列是否準確，最后核對發票金額與合同履行結算報告單本次結算金額是否一致。大量的關注點不僅需要工作人員具備強烈的責任心和謹慎性，更需要具備較高的業務素質；對于標準化的業務也耗費了操作人員大量時間，影響了工作效率。二是大量輔助核算信息的維護，增加了業務處理的復雜程度。基于企業管理的內在需要，同類業務在不同公司之間、同一公司的不同業務之間處理存在大量個性化需求，共享服務中心的工作人員在保證核算科目與入賬金額正確的同時，還需要維護大量輔助核算信息。

業務處理標準與核算規范有待進一步統一。由于不同分（子）公司的核算規范和業務處理要求不一致，共享服務中心的工作人員需要對不同企業進行區別核算，不僅影響了共享服務效率，還影響了業務處理的準確性和規范性。

人為差錯影響核算準確性。人為差錯是指由于記賬人員本人的原因所造成的賬務處理差錯，如工作疏忽、責任心不強、會計法規不熟練等。

（二）建設“會計工廠”理念提出的意義

為財務戰略目標提供支持與保障。“會計工廠”模式的研究，有助于從另一個角度重新認識財務核算，建立標準化操作流程，為企業決策和管理提供標準化的、科學的、可對比的依據，提高企業對激烈市場競爭的反應能力和適應能力。實現不同分（子）公司、不同周期的成本管理對比，全面提高企業經濟效益，保障戰略目標的實現。

有利于完善財務管理機制。“會計工廠”引入標準化核算模式，建立以標準化為基礎、以實現戰略為目標的管理體系，在明晰各分（子）公司業務流程的基礎上，對企業業務進行正確客觀的財務反映。這有利于企業建立客觀公正的激勵與約束相結合的財務管理機制，有利于促進生產流程的改進、作業質量和效率的提高，有利于促進企業內部環境的不斷改善和經營機制的完善。

為財務共享服務全面推廣奠定基礎。隨著企業不斷的上線，業務處理的效率瓶頸日益凸顯，而憑證模板化處理模式能夠高效準確的進行賬務處理，降低賬務處理差錯率，提升管理效益，保證資源的合理有效利用和管理決策的科學可靠性。

“會計工廠”模式構建

（一）“會計工廠”的內涵

“會計工廠”是在財務核算流程標準化和信息化的基礎上，將標準化的會計核算內容按照規則拆分為數個自然語言描述的信息歸集單元，通過信息轉換機制將一般自然語言轉化為會計語言的信息系統。具體來說，就是將一項會計核算服務拆解為憑證日期收集、摘要填寫、發票信息收集、金額填寫、數據校驗、信息審核、憑證生成等無數個細小動作，每一項細小動作都能夠清晰地被標準化，實現會計核算的標準化、智能化、集成化，形成“工廠化”的流水線作業模式制作會計憑證。

（二）會計工廠體系構建

縱向上，“會計工廠”體系由不同“標準化模板”構成，每一個標準化模板對應一類會計業務，標準化模板作為會計工廠的憑證生產流水線，依據會計準則按照一定轉換邏輯將經濟語言翻譯為統一、標準的會計語言，生成會計記賬憑證。

橫向上，系統流程設計上，“會計工廠”模式打破目前一筆會計業務由單人處理的現狀，將一項會計核算業務拆解為數個細小動作，在標準化的基礎上將業務處理過程劃分為“業務分類”、“信息收集”、“預制審核”三個流程處理節點。其中，“業務分類”流程是判斷業務核算性質，確定憑證標準化模板；“信息收集”流程是進行基礎經濟信息采集；“預制審核”流程是對模擬記賬憑證進行審核。在全部三個處理流程中，“業務分類”、“預制審核”兩個流程對人員業務素質要求較高，由具備較高業務素質的專業會計人員處理；“信息收集”流程對人員業務素質要求較低，不具有會計專業背景的人員也能夠勝任，同時還保證了業務處理質量，從根本上解決了日益增長的業務量和業務處理效率瓶頸之間的矛盾。

第一，制定“標準化模板”，實現核算標準化。其一，會計準則是保障核算質量的根本。在“會計工廠”模式下，通過制定標準化模板，將會計準則嵌入標準化模板中，通過規范的業務流程、系統流程，生成統一會計記賬憑證，保證核算質量。其二，業務梳理是保障模板質量的前提。共享中心各運營部骨干用戶對全部應收、應付、成本、資金、資產、總賬業務進行梳理，以提高業務操作規范化程度、自動化程度，減少人為主觀判斷，以改進和提高勞動生產率和工作效率為原則，篩選出重復性高、業務量大、標準化程度高的業務，確定可適用會計工廠化操作的憑證標準化業務，約占全部手工憑證量的70%以上。其三，做好模板審核校驗，把好模板出口關。各類模板制定后，經共享中心專家組審核，由總部有關部門、會計師事務所審定后執行，確保股份公司內部核算的標準、規范、統一，為出具高質量的財務報告提供保障。

第二，業務流程發揮系統優勢，實現智能化。其一，將憑證記賬工作流程固化到系統中，實現流水線工作方式。按照“會計工廠”業務處理模式，將憑證記賬處理過程劃分為“業務分類”、“信息收集”、“預制審核”三個處理流程，并將三個業務處理流程固化到系統中，通過工作流引擎實現工作流程的自動驅動，一項工作流程處理完后，系統自動觸發下一工作流程，并以“待辦清單”的方式展示在下一流程處理界面，使業務相關環節和相關人協同工作，實現工作的流程化、專業化、智能化處理方式；同時系統對每一工作流程的操作設置不同權限級別，分別由不同崗位人員處理，實現工作的專業化分工。其二，引入新手段、新技術，提高系統處理效率。一是在系統中引入影像識別（OCR）技術，實現增值稅發票信息自動采集；二是與中石化合同管理系統（CMIS）進行集成，實現合同信息的自動采集，優化提升了處理效率。其三，與財務共享服務自助平臺（以下簡稱FSS）相集成，方便企業實時了解核算進度。將FSS系統與“會計工廠”記賬系統相集成，把憑證記賬過程轉化為清晰的、方便查詢的進度信息，并按照要求實時呈現在企業面前，方便企業查詢核算進度，滿足管理需求。

第三，制定基礎信息集成規則，支撐自動生成憑證，實現集成化。其一，對生成記賬憑證的信息進行梳理，為實現經濟信息向會計信息轉換提供數據基礎。為實現“會計工廠”記賬流程，將合同、發票、申請單、輔助核算資料中的一般語言信息（金額、稅額、供應商、質保金等）轉化為會計語言信息，對生成會計記賬憑證的借方、貸方全部字段信息進行收集分析，按照信息來源共分為三類，其中：第一類來源于系統的基本信息，包括憑證日期、記賬日期、憑證類型信息、記賬本位幣等；第二類來源于FSS系統中企業申請單、附件清單中的輔助核算信息，包括附件張數、WBS元素號、網絡作業號、訂單信息、成本中心等信息；第三類來源于發票、合同的經濟信息，包括發票金額、發票號、稅額、稅率、保證金等信息。其二，按照生成記賬憑證的信息來源，在系統中定制不同集成邏輯。第一類基本信息通過系統自動生成和模板中定制固定字符的方式進行集成。其中包括：日期信息根據PC服務器日期自動生成；憑證類型、記賬本位幣等信息直接定制在系統中。第二類輔助核算信息通過系統自動采集和手工錄入的方式進行集成。其中包括：附件張數、單項WBS元素號、單項訂單等信息通過從FSS系統中企業申請單自動采集；成本中心、網絡作業號等通過手工錄入方式進行集成。第三類經濟信息通過OCR發票影像識別、CMIS系統采集和手工錄入的方式進行集成。其中包括：增值稅發票信息（包括供應商、金額、稅額、發票號等7項內容）通過OCR影像識別技術自動識別提取發票內容進行集成；合同信息（包括供應商信息、合同履行金額、審批記錄、付款申請金額和質保金金額等），通過與CMIS系統接口進行自動采集；其它普通發票信息、代扣稅信息等通過手工錄入方式集成。其三，根據經濟業務核算特點，在系統中定制不同基礎信息錄入界面。通過對形成記賬憑證的基礎信息中手工采集部分進行梳理，按照來源在系統中定制不同信息錄入界面，包括“基本信息收集界面”、“發票信息收集界面”、“工程結算審查表信息收集界面”、“代扣稅信息收集界面”、“CO分配規則錄入界面”等，分別由不同崗位人員進行信息手工采集。同時，在信息收集界面中，根據信息采集特點，定制了自動記憶、快速復制粘貼、數據模板批量上載、合計金額（稅額）的自動計算等功能，提高手工信息采集效率。其四，定制信息轉換邏輯，將經濟信息轉換為記賬信息，實現憑證自動集成。應收、應付、資金、資產、成本等不同類型經濟業務記賬在系統中是通過不同事物代碼實現的，按照實際業務記賬方式，針對每一個憑證模板在系統中定制不同事物代碼接口和憑證類型，確定信息傳輸接口；同時，將系統收集到的基礎信息與形成記賬憑證的字段信息進行逐一對應，定制系統的信息轉換邏輯，完成經濟信息向憑證信息的轉換，實現憑證自動集成。

第四，定義嚴謹校驗規則，保障核算信息質量。根據不同業務的實際情況，在系統中定義不同界面校驗規則，對各類數據信息分別進行隸屬校驗、界面校驗和整體校驗，保證核算信息質量。其一，隸屬校驗。包括成本中心隸屬申請利潤中心校驗、WBS元素隸屬申請利潤中心校驗、網絡作業號隸屬WBS元素、對使用單位隸屬成本中心校驗等。其二，界面校驗。包括字段必輸項校驗、字段長度校驗、漢字/數字/字母等標準化字符校驗、金額、稅率、稅額間的校驗、摘要自動形成和長度校驗等。其三，整體校驗。包括合同履行金額、發票金額、本次付款金額、稅率、稅額、質保金額間相互校驗等。

（三）“會計工廠”處理流程

本文以“外委修理費”業務為例，對財務共享模式下“會計工廠”業務處理流程進行介紹：

企業業務人員在FSS平臺提交業務申請，并將業務申請單、發票、合同、輔助核算資料等附件寄送到共享中心憑證檔案運營部，憑證檔案運營部人員對原始資料進行掃描、質檢等操作，并將該筆業務派工到應付核算運營部。

“業務分類”處理流程。應付運營部會計人員根據影像資料審核業務的發票、合同等附件內容是否符合要求，輔助核算信息是否提交完整、準確，完成業務單據的初審；同時，會計人員根據發票、合同等經濟內容判斷業務核算分類，將該筆業務分派到“外委修理費”憑證標準化模板。

“信息收集”處理流程。系統根據前端分派結果自動調用“外委修理費”憑證標準化模板，生成基本信息、發票信息、合同信息收集界面，由基礎數據采集人員根據影像資料完成數據錄入工作。其中包括：基本信息收集，按照申請單附件內容錄入“費用項目”、“成本中心”、“WBS元素”、“訂單”、“金額”、“附件數量”等信息，如表1所示；發票信息收集，增值稅發票信息由影像識別（OCR）系統進行自動識別，自動提取發票信息（供應商、金額、稅額等7項內容），人工審核結果無誤后確認完成發票信息收集，如表2所示；合同信息收集，通過與CMIS系統接口，按照申請中的合同序號或合同編號在CMIS系統中自動獲取相關供應商信息、合同履行金額、審批記錄、付款申請金額和質保金金額等核算信息，如表3所示。

“預制審核”處理流程。系統根據后臺配置分配轉換規則，自動將基礎信息轉換為會計信息，生成預制會計憑證；同時，系統根據配置的校驗邏輯對業務基礎信息進行校驗，生成校驗結果；憑證審核人員在確認系統校驗結果無誤后，對照影像資料審核預制憑證，審核憑證的記賬科目、成本中心、金額、稅額、供應商、質保金等信息是否正確，審核通過后進行確認，系統自動通過接口寫入ERP（或AIC）系統生成正式記賬憑證，并將記賬憑證號回寫至FSO系統中對應的服務請求，結束該筆業務。

“會計工廠”的優勢

財務共享實施后，我們在試運行階段對全部業務流程進行再改造，建立了標準化、規范化會計產品的輸出工廠，與傳統的財務信息系統相比，會計工廠的優勢有以下幾點：

（一）提高了核算準確性，降低核算風險

會計工廠模式下，不同企業的輔助核算差異配置在憑證模板中，核算人員不再需要考慮企業個性化核算需求，僅需按照流程節點進行標準化操作，即可完成不同企業、不同類型憑證制作，保障了核算的準確性。憑證模板設計時還充分考慮了流程規范、崗位設置、制度制定方面內部控制的要求，依托系統固化了財務管理和風險控制的要求，從源頭上加強了系統的嚴謹性、安全性和合規性，使會計核算風險得到有效降低，為決策者提供的財務數據質量更高。

（二）靈活模板配置，滿足不同企業核算需求

會計工廠模式下，在標準的會計模板中定制了靈活、可變的客制化字段信息，可以根據不同企業核算要求、核算特點設定不同會計模板內容，滿足不同企業區域化、個性化核算需求。

（三）規范統一會計核算流程，為公司統一財務核算標準的貫徹執行提供保證

會計工廠模式下，所有經濟業務都將嚴格按照核算的標準流程進行業務處理，將統一的會計制度、核算方法和標準編碼貫穿到系統中去，標準化的過程能夠使各分公司和子公司將各具差異的業務用統一的標準處理，為公司統一財務核算標準的貫徹執行提供保證。

（四）降低運營成本，提高工作效率

會計工廠模式下，財務共享中心對業務流程和規則進行了標準化管理，從而優化消除了多余的協調以及重復的、非增值的作業，同時專業化分工的實現最終將使從事該項工作的員工技能要求降低，從而能夠將高素質財務人員置換為更低成本的人員，以達到降低財務共享成本的目的。另外，將分散的會計業務集中在“會計工廠”處理，把復雜的工作變得更簡單、更標準，更明細，有利于會計工作質量和效率的提高。

研究方向

（一）構建風險控制點，加強風險管理

系統風險點控制。一是源頭上加強系統訪問權限控制，通過用戶權限管理，來確定各企業用戶可以使用的功能權限，記錄用戶操作的日志，以備跟蹤；建立數據備份策略，當數據庫出問題時，保證企業管理信息數據盡可能得以恢復。二是加強系統運行安全控制，安裝入侵偵測設備，隨時檢測企業網絡中的數據，檢查是否是攻擊的數據包，然后報警或停止對方的訪問請求，從而保護系統不受攻擊；同時通過安全掃描軟件，定時對企業信息管理系統進行掃描，及時發現系統安全漏洞。

業務風險點控制。一是在系統中增加自動校驗邏輯，對供應商、發票金額、稅額、稅率等信息建立多維度的校驗邏輯，確保錄入信息準確性。二是在系統中增加人工審核節點，對會計模板的準確性、會計產品的正確性進行審核，確保系統安全運行。

（二）豐富會計產品內容，提供多樣化服務

一是根據企業管理需求定制個性化的會計模板，豐富會計核算內容。二是在系統內建立多種類型的經濟活動分析模板，比較業務收入與各種費用之間的收支差額，繪制數據曲線，分析問題，查明原因。三是拓寬分析角度，統計包括物料管理、價格趨勢等多元化信息，做好生產經營預算、分析、風險管控等價值管理工作。

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