淺談如何做好檔案管理工作

周德

摘要：在每個公司的發(fā)展歷程中，檔案扮演著十分重要的角色。它記載了一個公司的發(fā)展成長的全過程，真實的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程。本文從檔案保管的重要性，檔案保管人員應具備的素質(zhì)以及檔案保管中存在的問題、建議幾方面來論述。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要性；建議

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）002-0000-01

一、檔案的重要性

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。

二、加強檔案保管的保密工作

保密工作是檔案管理中的一項重要工作，貫穿了檔案收集、整理、利用、保存的各個環(huán)節(jié)，是維護檔案安全的重要手段，是檔案事業(yè)持續(xù)科學發(fā)展的重要保障。檔案管理部門保管著大量檔案材料，涉及了經(jīng)營管理的方方面面，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成商業(yè)秘密的泄露，還影響了檔案管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是檔案管理部門的重要職責。在日常管理中轉(zhuǎn)遞接收檔案時必須密封，收集整理材料由專人負責，檔案傳遞要走機要渠道，檔案不得由個人或非單位持有、保證檔案的完整性。此外檔案保管和查閱使用方面都要有嚴格的保密要求。

三、檔案管理人員應具備的素質(zhì)

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。檔案人員所從事的工作，是一項崇高而光榮的工作，除了要求與其他工作人員一樣具備一定的基礎知識、基本技能、管理能力等基本能力外，我認為，檔案人員還應必備以下四點素質(zhì)。

（一）始終保持政治上的堅定性

檔案人員必須從思想上、政治上、行動上自覺與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問題、辦事情，自覺維護單位的團結(jié)和榮譽，不折不扣地貫徹執(zhí)行領導的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合。

（二）具備良好的道德素養(yǎng)

檔案工作是一項科學性、服務性和技術(shù)性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作。因此，檔案工作者必須有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和敬業(yè)精神，嚴守秘密的工作準則。

（三）忠誠自己的事業(yè)

要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，正確地認識檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責任重大、使命光榮，把工作當成對待生命的一種狀態(tài)，把工作當做實現(xiàn)自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)和人生。

（四）有較高的學習能力

檔案管理人員只有不斷地自我充電，才能從容應對我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心的尷尬局面。為此，牢固樹立“學以立德，學以增才，學以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，不斷開闊眼界胸襟，努力成為服務科學發(fā)展的行家里手，努力成為復合型、全能型人才，提高自身的學習能力。

四、當前檔案管理中存在的問題

近來根據(jù)工作的要求，對本公司保管的檔案進行了清理裝訂，更加體會到了檔案的重要性，同時也發(fā)現(xiàn)了檔案工作中存在的不足。

（一）普遍對檔案管理的重要性認識不夠。大家普遍認為檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，應歸盡歸，部分檔案內(nèi)容不全，少部分紙質(zhì)檔案與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，部分材料未及時入檔。

（二）硬件設施解決不完全到位。由于辦公條件所限，未設立專門檔案室，“六防”設備不完全配套，缺少設施設備。

（三）檔案管理人員管理水平不專，管理手段落后。由于檔案管理人員是兼職，培訓力度不夠，檔案管理水平不夠?qū)I(yè)。

（四）檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時、不全面，比如實物檔案，由于管理人員保管不善，部分實物無從查找。

五、對目前檔案管理的幾點建議

（一）提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。部門領導應高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決意識。

（二）加大投入，進一步夯實檔案基礎工作。在檔案工作上加大投入，特別是對檔案的檔案保管和檔案信息化建設等方面所需費用予以重點保障；要按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，并添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，配置專職檔案管理人員，落實管檔人員待遇。選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（四）注重檔案材料收集，提高檔案管理質(zhì)量。收集檔案材料是檔案工作的基礎，隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化，給檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

（五）健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

總之，加強檔案管理工作，不僅是當前經(jīng)濟建設的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對檔案管理工作的認識，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好的為經(jīng)濟建設和社會服務。