試論事業單位檔案管理存在的問題及對策

劉原圓

【摘 要】事業單位的檔案具有重要價值，而當前事業單位的檔案管理工作存在不重視檔案管理；檔案管理模式和方法落后從而無法滿足使用者需求；檔案管理人員素質無法勝任檔案管理工作等問題。本文對此提出相關解決對策，即事業單位重視提升檔案管理理念，加大投入，充分利用互聯網數字化技術，加大人員培訓等。

【關鍵詞】事業單位；檔案；管理；問題；對策

一、檔案管理概述

（一）檔案管理概念

檔案管理，又稱檔案工作，是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。事業單位檔案管理是事業單位的檔案部門對工作職責范圍內產生的檔案文獻資料進行收集、整理等管理性活動，通過科學管理為事業單位內外檔案使用者提供便捷的檔案服務的活動總稱。檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，一般認為檔案管理分為：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

（二）事業單位檔案管理的特性

1.管理性

事業單位的檔案管理的一個特性是管理性。所謂管理性是指事業單位的檔案資料交由檔案管理部門后，由檔案管理部門按照國家法律和行政法規規定，以一定的標準進行歸類。事業單位業務部門在處理具體業務時，應當按照檔案歸檔的要求嚴格依照一定的格式和體例進行資料的匯編，檔案管理部門對此具有一定的管理性職責。對現有的檔案資料，事業單位檔案管理部門具有直接管理的責任，對檔案的收集、整理、保持和使用具有法定的職權。

2.服務性

事業單位的檔案管理除了法定的管理性外，主要是為事業單位內部或外部的人員使用，因此具有服務的特性。檔案是對過往的信息的記載，事業單位的檔案絕大部分與人民群眾的生產經營活動和日常生活相聯系，人民群眾和相關單位需要查詢相關檔案時，檔案管理部門須及時按照相關要求合法合規提供給使用者。

3.技術性

事業單位的檔案管理具有技術性的特性。事業單位的檔案信息隨著經濟生活的不斷發展，日積月累，檔案信息將是一個海量的信息。將海量的檔案信息妥善保存，并且讓使用者方便、快速地查找是一個技術含量較高的活動。

二、事業單位檔案管理存在的問題

（一）事業單位不重視檔案管理工作

事業單位的檔案管理工作多不受單位重視。檔案管理工作給外界的印象是收存檔案，所以普遍認為檔案管理是對檔案的保管，只是一種保存工作，對檔案管理的作用和意義視而不見。在事業單位內部認為檔案管理工作簡單，對檔案管理工作輕視的思想嚴重，認為只要不出現檔案丟失的情況，檔案管理工作就足夠到位了，在事業單位經費有限的前提下檔案管理往往得不到有力的支持和保障。并且檔案管理部門相比較事業單位的窗口或業務部門不能產生直接的效益，在各種績效考核和評比中難以獲得上級單位的青睞，反而檔案管理工作需要投入人力和物力，工作業績一時難以直接體現。這些都造成了事業單位對檔案管理工作重視不夠。正是因為事業單位不夠重視，進而造成檔案從業人員工作上的懈怠和得過且過，這會造成檔案工作的停滯不前，進而又造成了事業單位對檔案管理工作的不重視，惡性循環。

（二）檔案管理模式和方法落后無法滿足使用者要求

當前事業單位檔案管理的模式仍然是以紙質檔案管理為主，仍然采用手工查閱的方法，已經無法滿足事業單位內外使用者的要求。當前仍然有相當多的事業單位的檔案管理是紙質管理的模式，紙質檔案一個最大的問題的就是繁重雜亂，容易出現丟失的現象。尤其是一些事業單位是窗口服務行業，除了本單位的人事檔案外，還涉及到大量的業務部門的檔案材料，這部分檔案材料絕大部分需要在事業單位內的多個部門傳遞流動，甚至是跨單位傳遞，而這些檔案材料大部分是紙質的，非常容易被遺漏丟失及損壞。另外，事業單位內外的使用者在查閱檔案時，仍然采用手工查閱的方式，效率低下，并且不利于檔案的保存和管理。事業單位的檔案管理模式和方法以及無法滿足使用者的要求等情況，亟需改變。

（三）檔案管理人員素質無法勝任檔案管理工作

在事業單位人事制度改革和單位改制的大背景下，事業單位的組織結構和人事制度經歷了巨大的變動。相當一部分事業單位在改制后，事業單位檔案管理部門成為人員分流的重點部門，有的檔案管理部門成為事業單位業務崗位精簡人員后的人員安置地方，更有的事業單位為了壓縮編制將檔案管理部門的工作人員改為勞務外派或者臨時工，這些做法無疑使得檔案管理部門的人員素質下降不少。檔案管理是一個極具技術性和專業性的工作，首先需要一定的文化素養，檔案工作初看起來較為瑣碎，無非是歸檔存檔，實際上需要檔案管理人員具有極大的耐心和一定的修養，能夠理解相關業務、人事的基本邏輯和基本知識。其次，檔案管理中的管理性工作中蘊含了研究性規則，尤其是面對社會大眾服務的事業單位，其業務工作中的大量數據和政策法律，需要檔案管理部門分類歸檔并對檔案進行數據分析，為社會公眾提供便捷的服務。這些都需要事業檔案管理部門的工作人員具有一定的素質，而目前事業單位的檔案管理人員的素質難以滿足檔案管理工作的要求。

三、事業單位檔案管理問題的對策

（一）強化事業單位的檔案管理意識

檔案管理對任何一個事業單位來說都具有重要的意義。加強事業單位檔案管理工作首要的是強化事業單位檔案管理意識。首先，根據《檔案法》的規定，事業單位對檔案管理具有法定義務，事業單位加強檔案管理是國家法律賦予的神圣義務，事業單位應當履行。其次，事業單位的人事檔案管理工作在整個事業單位檔案管理中具有重要意義。事業單位的檔案一般可以分為人事檔案和業務檔案。人事檔案是事業單位日常行政管理工作和人事調動的重要依據。最后，事業單位檔案管理部門應當在單位內部組織宣傳檔案管理的重要性，讓單位內部上上下下強化檔案管理的重要性。強化事業單位的檔案管理意識另外一個重要的措施就是制定完善的檔案管理制度。事業單位根據國家法律規定行使職權，事業單位內部都有較為成熟的制度體系來規范事業單位日常運行，檔案管理工作受到忽視一個很重要的原因就是在制度設計上較為落后，致使在事業單位的日常管理和運行中沒有依據。加強檔案管理工作的制度設計和完善能夠極大地提升檔案管理工作的水平。

（二）加大投入充分利用互聯網數字化技術

互聯網數字技術已經滲透到社會生活工作的每一個角落，事業單位的檔案管理工作應當順應時代的潮流，加大投入實現檔案管理和檔案利用的互聯網化和數字化。絕大多數的事業單位已經推行了檔案的數字化管理，但是檔案的數字化管理更多的是單位內部的聯網，沒有形成與社會的聯網，而事業單位大量的業務檔案互聯網化和數字化工作較為落后。因此，應當加大投入充分利用互聯網數字技術，將事業單位的檔案數字化建立電子檔案庫，將不涉密、能夠公開的檔案通過互聯網數據庫向社會公眾開放，方便社會公眾查閱調取檔案材料，提升檔案的利用效率。

（三）加大事業單位檔案管理人員的培訓培養力度

限于目前事業單位改革的大背景，予以事業單位檔案管理部門較多的人員編制短期內是難以實現的，可以加大事業單位檔案管理人員的培訓培養力度，內部挖潛。檔案管理是一個專業性和技術性極強的工作，檔案管理部門應當定期組織工作人員開展業務學習，對骨干分子應當重點培養，加大對青年人的培養力度，加強與其他檔案部門的合作，充分學習其他單位的優秀經驗，實現檔案管理部門人才結構的梯隊合理化和年輕化。（作者單位：貴陽市土地礦產資源儲備中心）

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