關于建設單位對工程檔案管理有效措施的探討

許青艷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-02

摘要建筑工程檔案是從建設工程項目的申報、立項、施工、竣工驗收整個過程中直接形成的，必須進行整理歸檔、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，反映建設項目管理工作的真實過程，為企業(yè)的發(fā)展提供重要依據(jù)。因此，作為一項建筑工程，其工程檔案必須得到正確有效的管理和充分利用，使之發(fā)揮最大的作用。

關鍵詞建筑工程 檔案 有效管理 措施

由于建筑工程檔案的價值，因而，對工程檔案的正確管理和有效利用變得十分重要；但是，在管理建筑工程檔案的過程不是一帆風順的，管理者在對其進行管理的過程中通常會遇到很多問題，例如，員工提交竣工檔案材過晚、提交的檔案材料不夠真實完整、沒有先進的制度和方法來管理檔案資料，以及檔案管理人員業(yè)務素質不高等等。對于這些問題，管理者必須采取有效的措施進行改進和提高。本文對在管理建筑工程檔案遇到的問題進行了詳細探討及分析，并針對這些問題提出了有效的措施。

一、建筑工程檔案管理的必要性

建筑工程檔案是在建筑建設活動中形成的建設活動的實際反映和真實記錄，對于企業(yè)來說，它的依據(jù)作用、憑證作用和信息儲備作用具有非常重要的意義。這些反映和記錄與建筑物實物相符，是建筑物最原始的反映，保存價值很高。建筑工程檔案記載著許多建設活動，例如建筑用料的檢驗、工序工藝、隱蔽工程質量檢驗以及其地下管線的敷設等等。建筑工程的管理內容主要包括建筑物的建設工期、建筑物的總體造價以及建設工程的質量。由于建筑工程的檔案管理是建筑工程項目的不可或缺的一部分，因而，其工程檔案管理的好壞，與建筑工程本身質量具有直接聯(lián)系。建筑工程檔案管理不當，在很大程度上導致企業(yè)的經(jīng)濟效益降低，由此看來，規(guī)范地管理企業(yè)建筑工程檔案不僅是建筑工程本身的需要，也是檔案管理部門應該且必須的工作內容。這就是建筑工程檔案管理的必要性。

由于建筑工程的質量是在感受的過程中進行評價的結果。它是對建筑工程進行的包括工程性能、安全以及品質的一種比較綜合性的表述。隨著社會發(fā)展，人們對于建筑的審美觀也迅速提升；這種審美觀同時體現(xiàn)在建筑質量上，這就要求建筑具有一定的特性。建筑的這些特性從建筑工程質量方面來說，指的是建筑工程本身首先應當滿足業(yè)主的需要；其次是符合國家法律、法規(guī)；然后是建筑必須擁有規(guī)范標準的技術；最后是建筑應當專注于文件的設計和滿足建筑合同中所包含的條款。這些所有的建筑工程的特性，都是通過建筑工程檔案呈現(xiàn)出來的，由于在檔案管理過程中的精細化的管理模式和量化分析的采用，才使得在評價建筑工程質量方面有了一套精確的體系。

建筑工程檔案對于建筑工程質量的作用總結起來就是：它使我們對于建筑質量的評價從感觀化的經(jīng)驗模式上升到以現(xiàn)狀圖紙和數(shù)據(jù)為依據(jù)的體系化模式。它可以是使我們在評價建筑工程的時候以建筑工程檔案為基礎，對建筑質量進行量化統(tǒng)計分析，從而對建筑質量進行綜合測評。這種方法與以往到工程現(xiàn)場視察相比，其發(fā)展可以說是一個質的飛躍。

由此可見，建筑工程檔案的有效管理對于建筑工程的實施意義十分重大。

二、建筑工程檔案管理中存在的問題

雖然建筑工程檔案對于建筑工程項目十分有用，甚至可以說是不可或缺的。但是，建筑工程檔案的管理卻存在很多問題：

（一）建設工程檔案工作滯后。建設工程具有涉及單位復雜、周期長、階段多和流程多的特點，使得建設工程具有工程周期復雜性和成套性等特點，由于看重經(jīng)濟效益，人們往往更重視工程實體，而輕視檔案管理，因此，建設工程文件的收集、整理和歸檔工作往往不能同步進行、協(xié)同發(fā)展，再加上施工單位和獨立分包單位往往為了經(jīng)濟效益的最大化而趕工期追進度，造成了檔案工作的滯后，影響了工程各方面對檔案資料的利用，工程項目管理文件和技術文件分散、損毀和遺失的情況下，更是制約了建設工程管理工作和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案材料不完整不真實。建筑工程檔案管理中最大的問題就是建筑工程檔案不完整、不真實。有的建筑企業(yè)單位的工程項目歸檔率低，通常情況下，他們所負責的很多工程項目在竣工后就找不到工程的檔案資料了，有的只能找到工程的主體檔案，卻沒有與其配套的分包工程檔案。這些配套的工程檔案材料包括建筑的電梯工程、消防工程、燃氣工程、園林綠化等等。甚至，有些工程信息出現(xiàn)了較大的偏差或是造假。在工程實施過程中，為了使工程盡早竣工驗收，早點拿到工程款取得個人效益的最大化，某些人員會相互勾結，一起隱瞞和造假，甚至出現(xiàn)蓋”蘿卜章”的現(xiàn)象。

（三）檔案管理模式和體制不健全。如今，工程文件的形成和檔案的管理已經(jīng)全部或部分實現(xiàn)了電子化，但在檔案的安全備份和保存過程中，由于缺乏延續(xù)和統(tǒng)一性，使得工程檔案的管理和數(shù)據(jù)庫混亂，各參建單位工作標準不統(tǒng)一，各管理部門缺乏相互溝通，導致歸檔的工程資料質量不一，格式不同問題，使工程文檔在價值挖掘方面的能力被削弱。也就是說，工程檔案沒有得到的充分和有效的利用。

（四）檔案管理人員素質不高。工程檔案管理人員的素質不高主要從以下幾個方面體現(xiàn)：（1）基層單位、監(jiān)理單位、總包及分包單位的檔案管理人員沒有較高的專業(yè)素質，他們在檔案管理業(yè)務方面缺乏專業(yè)的知識，在相關的業(yè)務方面的技能也十分欠缺。

（2）有些參建單位檔案管理人員流動性大，檔案管理意識淡薄，主要體現(xiàn)在：一是他們十分輕視檔案的價值；、

三、建筑工程檔案管理的有效措施

針對建筑工程管理中出現(xiàn)的一系列問題，我們必須采取有效的措施，予以回應：

（一）增強檔案意識，在系統(tǒng)內開展檔案法律法規(guī)及相關規(guī)范的學習。正確認識工程檔案的重要性，讓系統(tǒng)內檔案相關人員變被動為主動，與各級領導達成共識，齊抓共管，提高建設工程檔案管理水平。

（二）完善管理體制，建立健全相應的檔案管理規(guī)章制度。要求各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備具有專業(yè)水準的專職檔案人員，明確各自的管理職責，建立項目檔案管理網(wǎng)絡體系，加強聯(lián)系和業(yè)務交流，促進生成文件的規(guī)范和歸檔整理的規(guī)范。

（三）加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案資料管理技術水平。在建筑業(yè)不斷發(fā)展的今天，建筑檔案的管理也有了新的特點。因此，提高管理人員的管理工作的重要性也隨之增大。增強管理人員的責任意識和服務意識，使之認清自身工作的意義和重要性勢在必行。此外，必須培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，從而提高檔案資料管理的技術水平。

（四）充分利用現(xiàn)代檔案管理手段，強化檔案材料規(guī)范編制工作。科學技術是第一生產(chǎn)力，在科學技術發(fā)展如此迅速的今天，在檔案的管理方面，我們必須摒棄那些陳腔濫調，采用新型的管理手段；此外，針對檔案資料的規(guī)范與編制工作，我們必須加以強化，一個整潔規(guī)范的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫可以使從業(yè)者的工作效率大大提高。

四、狠抓關鍵節(jié)點，進行全過程管理，促成管理合力

（一）項目前期，建設單位應該根據(jù)檔案工作的需要，明確檔案工作分管領導和部門，建立檔案管理機構，并配備具有專業(yè)素質的檔案工作人員，健全檔案管理規(guī)章制度，檔案相關人員建立管理網(wǎng)絡，暢通溝通和學習交流渠道。

（二）施工階段，項目開工后，進行檔案工作交底，制定檔案工作規(guī)劃，在施工過程中，定期開展檔案專業(yè)檢查和指導。

（三）竣工階段，在項目竣工驗收前3個月內進行檔案專項驗收，提出審查意見，敦促各參建單位完成整改，在檢查確認整改完成后向檔案管理機構提請檔案移交。

五、結語

我國當前的建筑行業(yè)機遇與挑戰(zhàn)并存，建筑業(yè)的發(fā)展空間十分廣闊，采用建筑工程檔案是我國建筑業(yè)的一大提高，是一個質的飛躍。但是，我國的工程檔案的管理存在很大的問題，在建筑行業(yè)競爭如此激烈的今天絕不是一個好的勢頭。因而，我國建筑行業(yè)管理階層必須采取有效措施使我國工程檔案的管理更加完善。只有這樣，我國的建筑行業(yè)才能擁有更好的經(jīng)濟效益，同時促進社會和諧。

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