文書檔案管理中存在的問題與措施

靳書文

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）08-000-01

摘要文書檔案管理工作是單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)工作，是單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是各單位對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行客觀記錄的依據(jù)，同時(shí)，也是對(duì)單位進(jìn)行管理水平評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求。

關(guān)健詞文書檔案 管理 問題 措施

一、文書檔案管理的含義

（一）含義

文書檔案是各個(gè)企業(yè)團(tuán)體或社會(huì)組織在行政管理活動(dòng)中具有一定價(jià)值的，可以作為資料保存的具有一定價(jià)值的文件的總稱，一般作為通用文書的具體體現(xiàn)。文書檔案管理是將企業(yè)活動(dòng)中已經(jīng)非常完備的可以做為未來活動(dòng)參考的有價(jià)值的文件進(jìn)行歸納和管理的一系列活動(dòng)過程。

（二）文書檔案管理的特點(diǎn)

首先，文書檔案管理是以文書工作為基礎(chǔ)進(jìn)行的下一步整理工作。文書檔案管理工作過程需要文書進(jìn)行文件的采集、記錄和立卷等全部記錄過程作為前提，可以說文書工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因此文書工作是否做的認(rèn)真細(xì)致，直接導(dǎo)致了文書檔案管理工作是否能有效的高質(zhì)量的完成。此外，因?yàn)槲臅鴻n案管理涉及到企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密，所以對(duì)文書和管理工作的保密性和完整性都有很高的要求。其次，有很廣泛的涉及面。因?yàn)槲臅鴻n案工作中涉及到本單位的方方面面的工作，如財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等，從這些來看，文書檔案內(nèi)容更加復(fù)雜多樣化，尤其是現(xiàn)代企業(yè)利用電子科技使各項(xiàng)工作已經(jīng)達(dá)到了一定的水平，辦工設(shè)備也完成了從人工化到電子化的轉(zhuǎn)變。這種向高科技轉(zhuǎn)換的工作方式也對(duì)文書工作人員的工作能力要求更高了。

二、問題的存在

（一）企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)

我國(guó)現(xiàn)階段由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)，企業(yè)發(fā)展一定程度上都是由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)來調(diào)節(jié)，也就是說企業(yè)是否能夠更好的發(fā)展下去需要看企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的如何，而文書檔案管理工作不會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來任何可調(diào)性的經(jīng)濟(jì)來源，也不會(huì)推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，而文書檔案管理工作的投入?yún)s很大。因此，文書檔案管理工作并不受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求是只要將企業(yè)文件能夠完好保存，在需要的時(shí)候可以拿出來作為參考就行了。對(duì)文書檔案管理工作的質(zhì)量不做過多要求和不重視的態(tài)度使從事文書檔案管理工作的人員的積極性受到了打擊。

（問）各部門之間協(xié)調(diào)工作做的不好

文書檔案管理工作貫穿企業(yè)的各個(gè)部門，但是很多企業(yè)的部門之間配合的并不理想，這使文書檔案管理工作受到了很大的束縛。因?yàn)榈钠髽I(yè)的文書檔案管理工作中，需要工作人員收集大量的文本資料，而部門為了各自工作的便利拒絕提供這些文檔資料。因?yàn)榈貌坏礁鲉挝黄笫聵I(yè)相關(guān)部門的配合使很多有價(jià)值的資料流失，為文書檔案管理工作帶來了一定的困難。

（三）文書與檔案管理工作銜接不好

在文書檔案管理工作中，很多文案管理人員無法做到將文書與檔案管理工作有機(jī)的聯(lián)合起來。因?yàn)閺膬烧叩年P(guān)系來看，文書工作可以做為檔案管理的前提和基礎(chǔ)，而檔案管理則是文書工作的進(jìn)一步延伸，兩者是相輔相承的。但是由于現(xiàn)在的文書檔案管理工作卻總是將檔案管理與文書工作分開進(jìn)行，使文書工作在一定程度上無法達(dá)到緊密結(jié)合的程度，使本來聯(lián)系很大的兩個(gè)方面分開來進(jìn)行，文書不管文書檔案管理工作，文書檔案管理不過問文書工作，使兩者在一定程度上出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象。

三、提高文書檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視不夠是因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不夠。如果想要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作加強(qiáng)重視必須先對(duì)這項(xiàng)工作加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，保證管理工作能夠積極有效的開展。想要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性還需要文書檔案管理工作者進(jìn)行有效的宣傳工作，如果領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作有所了解和認(rèn)識(shí)，就會(huì)提高重視程度，連帶還會(huì)加強(qiáng)文書檔案管理的物質(zhì)性投入，文書檔案管理工作的地位就會(huì)相應(yīng)的提高。

（二）做好文書與檔案管理工作的聯(lián)接工作

文書與檔案管理工作的聯(lián)接工作的好壞直接影響到檔案管理工作的好壞，因?yàn)槲臅ぷ魇菣n案管理工作的基礎(chǔ)，所以加強(qiáng)文書工作質(zhì)量勢(shì)在必行。只有將文書管理工作高質(zhì)量的完成了才會(huì)使檔案管理工作高質(zhì)量的有序的完成。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作人員的工作質(zhì)量

科學(xué)技術(shù)就是生產(chǎn)力，因?yàn)楝F(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，檔案管理工作也開始運(yùn)用大量的信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理工作，這就需要工作人員能夠不斷的提高自身的素質(zhì)，要求工作人員能夠不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力運(yùn)用高新科技完成各項(xiàng)任務(wù)，使文書檔案管理工作在新的信息技術(shù)下更好的完成各項(xiàng)檔案管理工作。同時(shí)還需要更好的與各部門溝通，使各部門在了解檔案管理工作的同時(shí)支持檔案管理工作，使各部門的信息統(tǒng)計(jì)和收集能夠更加全面和完整。因?yàn)闄n案管理工作在企業(yè)管理中的作用很重要，它可以為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供可靠的、科學(xué)的、完整的資料，所以無論是文書檔案管理工作人員、各部門工作人員還是單位領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作重視起來。

參考文獻(xiàn)：

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