人事檔案管理中存在的問題及對策

苗桂平

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘要 當今社會對人才需求極高，因而機關事業、企業等部門都極其惜才，對于人才信息開始進行合理管理，既人事檔案，人事檔案是承載人才信息的重要載體，人事檔案分為歸集與立卷，而人事相關部門對于人事檔案的歸集與立卷制定了規范的程序，總而言之，在進行人事檔案歸集與立卷時需依照規范的程序進行，從而實施人才資源開發。本文通過研究分析人事檔案管理中存在的問題，總結出相應的對策。

關鍵詞 人事檔案 管理 問題 對策

人事檔案管理具有專業性、機密性、政治性，而對于人事檔案管理要求就相對嚴格，但做好人事檔案管理與應用可全面發揮人事檔案資源的價值。我國對于人事檔案管理制定相對應的規章制度，應用在各類公共管理中，并有利于我國經濟建設發展。為了適應時代需求，人事檔案工作從實際出發，開展大量探索，并取得顯著的成果，但由于過往經濟計劃的形成，使得如今人事檔案管理存在局限性。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案的內容

人事檔案管理從模式上而言已形成陳舊形式，而這種模式滿足不了時代的需求與發展。而在其檔案內容是導致人事檔案管理出問題之一，一般而言檔案記錄內容匱乏、表現形式蒼白無力；從而導致方案管理單一、缺乏意義。

就內容而言，人事檔案記載的個人歷史資料不全且較為膚淺，基本人事檔案記載有學歷、政治面貌、職稱、職務等一些外在條件。因此，人事檔案只能單純了解個人外在資料而缺乏對內在能力的掌握，這會導致正真人才流失，影響到企業公司等公眾場所發展。而從形式上而言，如今文檔資料歸檔依舊實施傳統模式，其模式缺乏對信息化管理的體現，同時滿足不了時代需求，而且其模式不僅成本方面浪費較大還缺乏文檔歸檔的統一性，對于個人能力而言就存在不公平性。

（二）檔案利用?

通常情況下，為了更好的做好保密，我國對人事檔案管理采用封閉式管理模式，而這樣模式過于重視政治性、保密性，從而忽視人事檔案管理的社會價值與其應用，使得人事檔案得不到真正的發揮。由于對檔案的社會價值意識較低，而且人事檔案管理屬于封閉式，導致檔案服務缺乏宣傳力，降低服務效率。在進行人事檔案閱讀時一般只能閱讀到自身的人事檔案，而需要進行大量人事檔案閱讀時需進過繁瑣的程序，這種模式使得相關人員缺乏耐心，從而造成人才流失。人事檔案的政治神秘感使得人事檔案一般入檔就成歷史，無人翻閱也就缺乏人事檔案的價值。

（三）人事檔案管理手段存在的問題

基于傳統的文檔管理制度，其管理手段就顯然屬于落后，而且作為信息管理量較大的項目，人事文檔信息化程度偏低。信息在于交流，而人事文檔由于過分注重保密性使得部門之間缺乏合作，不利于人才發掘與使用。

目前人事檔案的管理方式存在以下問題：重管理輕服務、程序繁瑣不宜操作、反應偏慢缺乏信息化，因此導致人事檔案管理水平下降。如今各部門人事檔案管理都要求應用現代化設備，但現較多單位的文檔管理設備屬于落后、陳舊，與現代化信息不符，使得部門浪費大量人力、物力，同時損失人才。

二、解決人事檔案管理中存在問題的對策

（一）更新觀念是做好管理工作的前提

有古代歷史為例，封閉式模式不利于國家發展，因此我國在經濟發展中采用全面開放模式，同理而言，人事文檔管理也應當放棄傳統的封閉模式采用嚴謹的交流，對文檔進行有效利用。從思想觀方面人事文檔管理部門應當注重服務方面。才能發揮穩定價值，提高人才應用，將人事文檔管理提升到新臺階。具體方法可以通過開展活動方式，給工作人員樹立服務為重點的觀念；通過媒體宣傳傳遞人事文檔的改革思想等，從而從根本上解決文檔管理問題。

（二）改進和完善檔案功能

大多數部門進行人事檔案管理均有干部執行，而檔案的內容缺乏實質考察性，只是單純的反映個人外在能力，但人才卻是因事而異，不同事對于不同人而言可能屬于擅長，因此目前人事文檔管理存在不公平現象，檔案功能需要完善，才能利用好人才。

三、結語

綜上所述，由于我國人事文檔注重政治學性、保密性，而形成人事文檔封閉式管理，其管理模式嚴重缺乏信息化，不能滿足時代需求，降低發揮人事文檔的實質價值，因此人事文檔管理工作中存在問題。對于人事文檔中存在的問題本文總結出了相對應的解決方案，其中包括更新管理觀念、改進完善檔案功能，全面提高文檔利用價值。

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