如何做好電子文件的整理與歸檔

安艷芳

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的信息化管理成為了檔案工作順利進行的重中之重。雖然在某些特定的環(huán)境中，信息技術(shù)給我們的工作帶來了諸多的困難和不利，但需要我們重新審視和深入思考這項工作，其中一個很重要的問題就是如何做好電子文件的收集、整理與規(guī)范歸檔，以及在歸檔之后該如何保證它的保密性和安全性。近年來，公司對檔案工作越來越重視，并針對電子文檔的一系列工作進行了規(guī)范和系統(tǒng)的研究，努力將原始的紙檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并建立檔案信息庫，便于資源共享和檢索。

關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；檔案保存；檔案管理

中圖分類號：G276 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.033

1 電子文件的收集范圍

電子文件是在特定環(huán)境中生成的數(shù)字信息，它以光盤、磁盤、磁帶等載體形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。電子文件的收集范圍與本單位紙質(zhì)的文件材料收集范圍相同。由于電子文件與紙質(zhì)文件相比有其特性，因此在收集、積累的過程中也有別于紙質(zhì)文件。對于電子文件的收集范圍，主要包括：①本單位用電子計算機起草、打印的公文和用電子計算機編制的各種報表的備份盤等；②草稿性電子文件一般不收集，但法律法規(guī)等重要文件在其修改過程中產(chǎn)生的文件要收集；③技術(shù)含量較高的電子文件，例如存儲設(shè)備驅(qū)動、使用說明等的磁盤、光盤等。

在文書檔案方面，電子文件是指所有經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文件；在會計檔案方面，電子文件是指在會計電算化中形成的所有電子財務(wù)數(shù)據(jù)備份；在科技檔案方面，電子文件是指從申請立項開始，所有經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文件。另外，電子文件還包括設(shè)備儀器箱所帶的電子光盤（驅(qū)動程序、操作說明等）；科技生活中形成的電子文件，例如用數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼錄音設(shè)備拍攝或錄制的數(shù)字格式的電子文件；開發(fā)或購買的各種軟件盤和數(shù)據(jù)備份以及本單位數(shù)據(jù)的OA辦公系統(tǒng)形成的電子文件和收發(fā)的公務(wù)電子郵件等。對于這一系列“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有一套嚴(yán)格的管理制度，必要時，應(yīng)在收集積累中制成硬拷貝或縮微品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外而使文件丟失。

2 電子文件的整理

電子文件的整理是未來電子檔案管理和檢索利用的基礎(chǔ)，電子文件按照檔案管理要求，將收集積累的電子文件進行分類、著錄、標(biāo)引，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。一般情況下，歸檔人員只是對某一份或幾份電子文件進行調(diào)整歸檔后，本單位檔案保管部門還要進行檢查和系統(tǒng)地整理。

電子文件的整理通過對電子文件進行分類、排序，將零散、雜亂的電子文件按照檔案工作信息化規(guī)范管理進行收集、整理、排序、錄入。例如，就本單位電子檔案來說，按其種類可以劃分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、地質(zhì)勘測類、基本建設(shè)類、科學(xué)技術(shù)研究類、設(shè)備類、產(chǎn)品類、會計類和職工管理類。由于不同系統(tǒng)會產(chǎn)生不同的電子文件，所以在整理中，可能會遇到文件格式需要重新編排和重新組合的問題。為了保證電子文件的真實性、完整性，要不斷解決格式的轉(zhuǎn)換問題，定期維護。這部分工作是檔案專職人員和檔案與管理部門整理電子檔案的一項重要內(nèi)容。另外，還要組織建立數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行科學(xué)的分類和編號；按照各門類具體工作，結(jié)合本單位的實際情況制訂分類編號方案，并給每份電子文件編寫一個固定的唯一的號碼。如上所劃分的類別，其代碼由01～08代替，類別代碼由字母代替：T—文本文件，I—圖像文件，G—圖形文件，V—影像文件，A—聲音文件，M—多媒體文件，P—計算機程序，D—數(shù)據(jù)文件，從而使所有的電子文件成為一個有機的整體，為后期歸檔提供了科學(xué)、有效的數(shù)據(jù)。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔是將有保存價值的電子文件向檔案部門移交的一個必要過程，這標(biāo)志著電子文件管理逐步邁向規(guī)范、齊全、完整的道路。需歸檔的電子文件必須先由檔案專職人員確定歸檔范圍，這是保證電子檔案質(zhì)量的重中之重。本單位根據(jù)國家檔案局和省檔案局制定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的規(guī)定以及其它有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定執(zhí)行，同時也可結(jié)合本單位的實際情況擬定適合本企業(yè)和本單位的一套完整、適用的歸檔范圍及分類要求。電子文件具有軟硬依賴，因而，歸檔文件所支持的軟件文檔及電子文件內(nèi)容顯示的基本格式、數(shù)據(jù)信息都應(yīng)屬于歸檔范圍。

3.1 歸檔方式

目前，電子文件歸檔的一般要求是把已分好、排列好的電子文件集中制成歸檔數(shù)據(jù)集，按照年度和保管期限在計算機網(wǎng)絡(luò)上向檔案部門移交，歸檔文件的著錄信息和存儲地址自動保存到數(shù)據(jù)庫中。這樣檔案部門能夠準(zhǔn)確掌握歸檔文件信息，使歸檔的電子文件可通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱、查詢和檢索，使之達到提供檢索和利用的目的。

3.2 歸檔要求

電子文件的歸檔工作是由各單位業(yè)務(wù)部門掌握管理，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性確定密級和保管期限，然后按照歸檔要求轉(zhuǎn)入檔案部門。檔案專職人員審查后，加上檔案管理信息，例如檔案載體-類目號-年度-盤號，Dg為光盤，Dc為磁盤，Dd為磁帶。光盤的檔號為Dg1.2015-1，磁盤的檔號為Dc102016-1.為了確保電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，并建立各門類檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件進行查找。筆者所在的科技管理科中科技電子文件檔案種類較多，分別可以按照地勘、基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等項目工序流程進行歸檔。例如，基建類電子檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出，所以在對紙質(zhì)文件實體進行掃描、整理時，一定要規(guī)范有序，按時間、工序前后進行排序，按照科技檔案構(gòu)成的一般要求進行整理、歸檔，使之能夠有效地被檢索和利用。我處近年來針對此類工作每年進行三期的業(yè)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)，每次都邀請國家檔案局和省檔案局幾位知名專家進行授課指導(dǎo)，我處多位業(yè)務(wù)骨干也給各二級單位實際工作中遇到的問題進行了解答，互相交流，推動了此項工作的順利進行，并為集團公司解決了若干個實際問題。

總之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，電子檔案管理已是一項重要而復(fù)雜的工作。筆者作為一名檔案工作人員、一名優(yōu)秀黨員、一名合格的領(lǐng)導(dǎo)干部，要在今后的工作中要更加嚴(yán)格要求自已，在業(yè)務(wù)上不斷進取，不斷提高自身素質(zhì)，爭取能夠在現(xiàn)代化檔案管理的各個環(huán)節(jié)中起到帶頭領(lǐng)軍作用，為檔案工作的不斷發(fā)展、為同煤事業(yè)的騰飛奉獻出自已的光和熱。

參考文獻

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〔編輯：王霞〕