會議管理人員應急能力研究

摘 要 處理會議突發事件是會議管理者會中工作的重要組成部分。妥善迅速地處理會中突發事件對于一個會議的正常進行具有十分重要的意義，因而中層管理人員要掌握處理突發事件的基本思路，并熟練掌握各種類型突發事件的應對方案。本文結合了應急管理的相關知識，從總體上介紹了中層管理人員處理突發事件的主要思想，并在對突發事件進行分類的基礎上，為中層管理人員處理不同類型的突發事件提供了具體建議。

【關鍵詞】會議組織管理；突發事件；管理者

會議突發事件是指在會議進行過程中突然發生的，阻礙會議正常進行的，具有不確定性、偶然性、事先隱蔽性和不可預料性等特點的事件，舉辦會議是會議管理人員在從業過程中經常會遇到的情況，在會議過程中包含了許多需要管理者處理的工作，應對會議突發事件就是其中的重要組成部分。通過文獻調查，筆者發現了許會議突發事件處理不善的案例，在現實中許多管理人員沒有很好地掌握處理會議突發事件的方法，而這直接影響到了會議的正常進程。因而筆者以會議突發事件的應對為著眼點，探究管理者在會議進行中應具備的素質與能力，并希望借此總結出應對會中突發事件的基本思想和具體策略。

1 應對會議突發事件的基本思路

筆者認為，應對會議突發事件，可以結合應急管理“一案三制”的相關思想，總結來看，大致可以分為以下幾個方面：

1.1 首要原則

預防為主。應對會議突發事件的最好方式就是將其消滅在源頭，盡最大可能防止其出現，做到防患于未然。且許多發生在會議中的突發事件都可以通過在會議開始前的準備與檢查得以避免，因而要在會議開始前就做好各項準備工作，并對容易出現問題的方面進行檢查，積極預防，做到事先發現問題，提前解決問題。這是應對會議突發事件的首要原則，也是最有效果、最有效率的解決手段。

1.2 做好預案工作

在會議開始前辦會人員要首先參照以往辦會經驗以及本次會議的實際情況，根據評估分析，對潛在的或可能發生的突發事件按類別和影響程度事先制定應急處置方案，從而做到當突發事件發生時不慌亂、有組織、有方法，確保會議的正常進行。為應對會議突發事件，會議管理者最好要做到兩手準備。會議管理者要考慮到會議進行中可能出現的種種突發情況，從而針對這些情況制定第二套方案，當突發情況發生時，及時采用第二套方案，以保證會議的正常進行。

1.3 成立專門技術小組，解決專業問題

這里的專業問題是指需要由具有一定的專業知識或經過專業培訓的人員解決的問題，在會議進行中可能會出現參會人員發病、安全事故或電子設備故障等問題，而這些問題需要由有專業技術的人來進行解決，因而需要成立專門的技術小組，如醫療小組、安保小組、電子設備檢修小組等以解決這些專業性問題，從而保證會議效果。

1.4 重視細節

會議中出現的種種突發事件許多都是由于組織者的細節失誤導致的，因而在舉辦會議時一定要重視對細節的審查。辦會需要細心細致，及時發現細微之處的不足或錯誤并及時加以修補改正，盡可能想到各種意外情況，并做好應對準備，從而令參會人員能夠專心于會議內容，使得會議工作能夠正常順利進行。

1.5 合理分工，團結協作，集思廣益

應對突發事件時，一定要做到分工協作，各司其職。要將應對突發事件的各種工作合理分工，讓每一個辦會人員都明晰自己的工作，從而避免在突發事件發生時出現亂作一團的現象。同時由于會中突發事件涉及方方面面，問題時常表現出錯綜復雜的特點，因而對會議現場可能出現的所有情況都做出準備對于個人來說是一件難以獨立完成的工作，個人并不能保證把所有可能出現的情況都考慮進去。在此時要運用集體的智慧，集思廣益，讓前期準備趨于完善，更為全面地分析會中突發事件，進而采取更有效率的方法加以解決。

1.6 靈活應變，吸取以往經驗教訓

由于突發事件具有不確定性、偶然性、隱蔽性、不可預料性等特點，因而對于預案沒有預計到的情況和問題，在辦會者沒能事先有所準備的情況下，會議中層管理人員就需要發揮才智，靈活應變，根據發生事件的具體情況作出相應的應對策略。組織者也可以在會議前期就預先接受相關培訓，參考以往成功經驗，并總結失誤這有利于從業人員了解整個會議的情況，在培訓中掌握相關技能，并通過培訓中模擬突發事件的處理提高應變能力，從而在正式會議的現場應對自如。

2 各類會議突發事件的具體應對策略

針對不同類型的會議突發事件，具體應對策略如下：

2.1 安全問題

為應對自然原因或人為原因導致的安全問題，要在會議開始前確認疏散通道的位置，以保證出現安全問題時第一時間安全妥善地疏散人員。客觀條件允許的情況下，會議前要建立保障參會人員安全的、專門的安保部門。當影響參會人員安全的突發事件發生時，要及時穩定現場人員情緒，帶領大家前往疏散通道或避險場所；遇群眾示威等人為原因導致的安全問題時，要及時通知安保部門加強保護，必要時通知警方，維護現場秩序，保證參會人員人身安全。

2.2 身體健康問題

當遇到參會人員突發疾病或受傷時，要穩定現場秩序，并及時撥打急救電話；客觀條件允許的情況下，要在會議籌備階段成立醫療小組，在參會人員出現身體健康問題時馬上通知在會議現場外的醫療小組。管理者可以提前學習一些簡單的急救知識和方法，在第一時間對患病的參會人員進行急救。

2.3 會議設備問題

針對這一問題，管理人員要做到以下兩點：會議現場設備檢查和備用設備的準備。要按照會議流程，加強會前檢查，逐一對照落實，所有會議用品要親眼見到，避免忙中出錯，發現故障要及時通知有關單位修理或更換。在有條件的情況下，要準備備用設備，以防現在使用的設備出現問題。在會議進行中發現設備出現故障無法使用時，要及時更換上備用設備。

2.4 會議資料問題

管理者首先要做好保密工作，妥善保管會議資料，以防遺失；同時為防止會議當天與會人員臨時增加的情況，秘書人員在準備資料時要多準備出一定量的資料。當會議當天出現部分參會人員沒有資料的情況時，管理人員要將備用資料及時送到參會人員手中。對于領導講話、會議主持詞等會議資料要提前打印三份，一份交給使用者，一份放在主席臺相應的領導座位上，一份自己隨身攜帶進人會場備用；要根據日常觀察和經驗，及時提醒領導一些字的正確讀音，對于一些生僻字還可以在講話稿中標出讀音或同音字，避免領導出錯。若會議結束后備用資料沒有被使用，管理人員要對其統一保管或加以銷毀，以防泄密。

2.5 財物問題

會議現場要加強安保，做好進入會場人員的審查與登記，當出現財物被盜的情況時要及時通知警方，并馬上組織在場人員保護現場。當發現有參會人員的財物遺失在會議現場時，管理者要將財物妥善保管，并及時通知所有參會人員，等待失主前來領取。

2.6 會場安排問題

管理者要在會議籌備階段對準備好的會場進行實地考察，結合參會人員的預估數量進行分析，當發現此會場不能夠滿足會議使用時要及時聯系新的會議場地；當會議十分重要時，可以在會議的籌備階段就提前準備一個備用會議場地，以防會議當天發生變故。

3 結語

總而言之，應對會議突發事件需要會議管理人員提高自己的綜合能力，不僅在會議開始前要做好充分準備，在會議進行之中也要時刻保持機警，靈活應變。妥善合理地將會議突發事件處理好，是一名會議管理人員必備的能力，筆者希望本文可以有助于會議從業人員掌握處理會議突發事件的藝術，從而在工作中更好地應對突發情況，更為有效地處理會中工作，使得會議得以成功地舉辦。

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作者簡介

王建利（1990-），男，河北省邯鄲市人。現為河北經貿大學碩士研究生。研究方向為土地資源可持續利用。

作者單位

河北經貿大學 河北省石家莊市 050001