如何提升事業單位檔案管理工作水平及創新工作

徐勤斐

摘要：檔案記錄了單位的發展歷史和重要信息資料，對于單位的管理和發展具有重要的價值意義。本文主要針對事業單位檔案管理工作進行探討，并提出了提高檔案管理水平的創新思路，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；管理創新

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-000-01

一、引言

事業單位是以社會公益為目的的重要服務組織，隨著我國各項事業改革的不斷推進，事業單位作為重要的組成部分，對于檔案的管理也做出重大的轉變。在當前經濟發展迅速的背景下，事業單位要進一步規范檔案管理工作，更好地發揮檔案管理的作用，事業單位必須要有針對性采取有效策略，加快檔案管理工作創新，以提升事業單位檔案管理水平和效益，加快檔案現代化管理實現的進程。

二、事業單位檔案管理目前現況

1.檔案管理基礎業務相對薄弱

從當前事業單位的管理情況來看，檔案管理沒有作為重點工作引起事業單位的關注，導致在工作實踐中，對國家相關法律學習和貫徹不力，這樣就使檔案管理工作的開展缺乏有力的理論基礎，導致管理混亂情況的出現。當前事業單位對于檔案的管理，沒有清晰的管理機制，缺乏合理的工作流程即工作標準，這樣就算是制定了檔案管理制度，也無法得到有效落實，并且缺乏監督、監管，使得檔案沒有規范性可言，檔案雜亂無章、私自處理等情況成為了常見現象，嚴重違反了檔案管理的目的和原則，還為事業單位管理工作增加了負擔，造成了巨大的資源浪費。

2.檔案管理模式相對滯后

提高事業單位檔案管理工作的效率，就需要從根本上改革檔案管理模式。在職能日益清晰、責任更加明確的背景下，事業單位日常檔案信息處理，也逐漸變得繁瑣和復雜起來。但是，由于受傳統觀念的影響，事業單位的檔案管理模式，卻未有明顯的改變。事業單位缺乏建立健全的檔案管理機制，僅依靠傳統流程根本無法及時完成對檔案信息的處理，還由于事業單位內很多都不配備先進的管理設備，因此檔案管理就一直沿用傳統的管理方式，這使得檔案管理工作不僅效率低下，還使的很多資料資源受到了破壞。

3.檔案管理相關資源利用不足

目前，信息科技已經廣泛應用到社會生活、工作等各個領域，并日益成為推動發展的重要工具。盡管檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，但由于一直對其沒有正確認識，并且沒有足夠的重視，因此根本沒將現代信息化手段引入到檔案管理中，導致檔案管理效率和效益比較低。甚至在很多單位，檔案管理室不僅簡陋，而且必要的配置也沒有備齊，更不用說現代化的檔案管理工具了。雖然有些單位的檔案管理進行了計算機的處理和儲存，但并未得到有效的利用。很多事業單位對檔案資源僅僅視為是存檔的資料，工作的開展也只停留在對資料的真理和存儲上，沒有開展后期的分析和利用，很多具有價值的資料就被埋沒其中了，浪費了有效信息的利用價值，也使得檔案管理工作進入了相當被動的狀態之中。

4.從事檔案管理的人員缺乏應有的專業技能和素質

對當前事業單位從事檔案管理的人員隊伍進行分析，我們可以看出，很多事業單位從事檔案管理工作的人員并不是專業人員，其往往都身兼多職，對于檔案的管理不僅缺乏專業性，也缺乏應有的責任心，這就對檔案管理工作的有效開展造成很大的影響。另外，事業單位對檔案管理工作不夠重視，沒有組織相應的專業培訓和工作指導，這也使得檔案管理人員在處理文件資料時，缺乏有序性、規范性，保存也不夠及時和標準，導致后期檔案的查閱及使用都受到限制。

三、新形勢下提高事業單位檔案管理水平的創新思路

1.創新檔案管理制度，促進檔案管理工作的發展

制度是工作開展的依據，更是提升效率的有效工具，因此要改變事業單位檔案管理的現狀，提升工作的整體效率，首先就是要制定完善的檔案管理制度。第一，明確檔案管理制度的方向，清晰管理內容，對機構崗位設置制定相應的標準和規范；第二，要突出制度的管制作用和地位平等性。在對檔案制度進行變革時，一定要從管理者和員工兩個方面進行約束設置，保證檔案管理制度具有獨立性以及規范性；第三，制度中設置嚴格的界線，獎罰分明。對于負責、工作積極的員工一定要給與獎勵，為了自己利益擅自惡意更改檔案資料、出現非法行為的員工，一定要給與適當的懲罰，保證事業單位檔案管理工作的順利、健康發展。

2.創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

事業單位在當前經濟發展迅速的大環境下，要尋求穩定的發展，就必須對當前的形勢有正確的認識，看到當前信息技術的優勢，并充分將其利用，不斷提升檔案管理的效率。事業單位要從軟硬件方面進行改進，不僅實現計算機、掃描儀等硬件設備的配備，保證文字類、圖片類資料的紙質化和數據格式的并存，保證信息資料的完備性。同時，檔案管理工作還要重視對技術的改進和創新，并通過網絡，實現信息的共享，從整體上提升檔案資料的管理質量。

3.改革單位內檔案管理的服務手段，提升信息資料利用率

事業單位對檔案管理沒有給與足夠的重視，因此檔案管理工作的開展缺乏有效性。針對這點，事業單位必須做出理念上的轉變，除了對檔案管理引起重視，還要通過檔案管理服務手段的不斷改革，提高檔案開發的力度，使有價值的檔案資料得到充分的開發和利用。可以設置單位內局域網，強化信息的檢索功能，使單位能可以創建起自己的小型圖書館，不僅方便了各部門資料的查閱和利用，還使檔案服務手段得到了升級，促進了檔案管理工作的發展。

4.建立健全培訓機制，強化技能，增強管理人員的業務能力

數字化的趨勢不斷加強，對于檔案管理工作亦是如此。從事檔案管理的人員必須認清當前的情況，加大業務能力的培養和提升。事業單位也要創立健全的培訓機制，結合事業單位本身的實際情況，針對管理人員開展有效的專業培訓。培訓應將結合網絡知識，強化實體培訓。對管理人員的專業基礎理論知識開展引導性學習，通過不斷的實踐，增強他們的技能操作能力，不斷促進檔案管理工作水平的提升。

四、結語

綜上所述，在新形勢下，事業單位檔案管理工作的重要性更加凸顯。在日常管理實踐中，事業單位只有立足單位檔案管理實踐，從多個方面加強對人才的培養，并強化創新培養，開展有針對性地有效策略，才能不斷提高檔案管理水平，使其經濟效益和社會效益得到最大化發揮。

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