淺析檔案管理信息化的發(fā)展需求

韓云飛

檔案管理工作是單位建設(shè)的重要組成部分，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、提供社會(huì)實(shí)踐的最可靠憑證和依據(jù)。檔案管理工作在推動(dòng)社會(huì)各個(gè)行業(yè)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)方面起著不可低估的重要作用。作為行業(yè)管理者與檔案管理工作人員，如何緊跟國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的信息化步伐，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，既是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的客觀要求，也是社會(huì)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理工作作為一種管理模式，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。而傳統(tǒng)的人工檔案管理模式效率低、存儲(chǔ)空間有限、管理成本較大，紙質(zhì)文檔隨著時(shí)間推移會(huì)出現(xiàn)紙張變脆、破損和字跡蛻化等現(xiàn)象，長(zhǎng)久性、安全性存在先天不足。信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，使得檔案管理理論、管理手段及管理模式等技術(shù)環(huán)境發(fā)生了深刻變革。信息一體化的檔案管理模式集各種檔案信息于一體，方便進(jìn)行綜合管理、開發(fā)，具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內(nèi)容的全面性、信息輸出的綜合性等特點(diǎn)，更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足工作需求。

二、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

（一）隊(duì)伍建設(shè)有待提升

據(jù)有關(guān)調(diào)查，檔案管理人員系統(tǒng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的不到30%，參加過相關(guān)檔案知識(shí)入門培訓(xùn)的僅有77%，48%的對(duì)計(jì)算機(jī)軟件操作運(yùn)用不夠嫻熟，還有34%的身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作精力投入不夠。部分單位甚至缺少專職檔案管理人員，檔案研究性人才少，檔案管理人員流動(dòng)性大，業(yè)務(wù)難以提高，培訓(xùn)趕不上形勢(shì)，導(dǎo)致檔案材料不能及時(shí)補(bǔ)充完善，檔案業(yè)務(wù)水平的提高和信息化建設(shè)速度也受到影響。

（二）思想認(rèn)識(shí)存在偏差

檔案信息化是指檔案部門在充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、傳輸、整理、開發(fā)和利用，提高檔案信息資源的應(yīng)用和共享程度，從而全面提高檔案信息化和檔案處理的效能、效率。但受限于編制、經(jīng)費(fèi)等客觀因素影響，不少部門和管理人員對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)存在看輕、看淡、因循守舊等錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，在信息化建設(shè)方面動(dòng)作不夠、力度不大。

（三）對(duì)新情況新問題研究不夠

除了建立電子檔案、對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理外，在推進(jìn)檔案管理制度改革中也會(huì)出現(xiàn)如何確保原始性、真實(shí)性、安全性等一系列新情況新問題，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，又好又快地發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為實(shí)際工作服務(wù)，都需要給予足夠重視和及時(shí)研究。

三、對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的建議

（一）注重法治為本，規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)籌劃，努力加強(qiáng)檔案法規(guī)體系建設(shè)，圍繞中心工作，調(diào)研制定相關(guān)業(yè)務(wù)文件，做好配套制度建設(shè)，全面推進(jìn)檔案法治建設(shè)，依法加大檔案管理違法違紀(jì)案件查處力度，進(jìn)一步健全完善檔案行政執(zhí)法機(jī)制，注重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案防護(hù)力度，大力推進(jìn)依法行政，制定中長(zhǎng)期檔案法制宣傳教育規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理人員懂法用法能力，不斷提升法治意識(shí)，大力推進(jìn)檔案治理法治化，基本形成依法行政、有效監(jiān)督、高效服務(wù)的檔案法治體系，努力提升運(yùn)用法治思維和法治方式治理檔案的能力與水平。

（二）注重安全為要，守住管理安全底線

依法保障和落實(shí)檔案工作職責(zé)，強(qiáng)化單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作和檔案的真實(shí)、完整、安全負(fù)責(zé)的責(zé)任機(jī)制。要加強(qiáng)檔案館室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采用先進(jìn)的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，加強(qiáng)科技支撐作用，切實(shí)改善檔案保管保密條件；建立健全“三位一體”安全防范體系，推進(jìn)建立檔案信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)、分級(jí)保護(hù)制度，落實(shí)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，加大檔案實(shí)體與館庫(kù)、檔案網(wǎng)站與信息系統(tǒng)，以及安全保密制度執(zhí)行情況的專項(xiàng)檢查，規(guī)范檔案中介服務(wù)，確保檔案安全可靠、可控、可信賴。

（三）注重創(chuàng)新為基，把握正確發(fā)展方向

圍繞檔案信息化建設(shè)主題，檔案信息服務(wù)的深度和廣度都將發(fā)生深刻的變化，服務(wù)的方式和手段也將由原來簡(jiǎn)單的手工操作向更加方便、快捷的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)轉(zhuǎn)變。這些變化要求檔案工作人員要適應(yīng)新形勢(shì)、新變化，轉(zhuǎn)變觀念，在繼續(xù)做好檔案?jìng)鹘y(tǒng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化。在檔案鑒定、整理、編目、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)中，積極采用信息化手段，并根據(jù)信息化特點(diǎn)，進(jìn)行流程再造，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提供網(wǎng)絡(luò)化檔案查詢、利用，全面提升檔案服務(wù)水平。

（作者單位：青島市城陽區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局綜合監(jiān)督執(zhí)法局）