淺析檔案管理信息化的發展需求

韓云飛

檔案管理工作是單位建設的重要組成部分，是維護歷史真實面貌、提供社會實踐的最可靠憑證和依據。檔案管理工作在推動社會各個行業規范運轉方面起著不可低估的重要作用。作為行業管理者與檔案管理工作人員，如何緊跟國民經濟與社會發展的信息化步伐，加速實現檔案管理信息化，既是信息時代對檔案管理工作的客觀要求，也是社會信息化建設的重要內容。

一、檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理工作作為一種管理模式，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。而傳統的人工檔案管理模式效率低、存儲空間有限、管理成本較大，紙質文檔隨著時間推移會出現紙張變脆、破損和字跡蛻化等現象，長久性、安全性存在先天不足。信息技術的發展進步，使得檔案管理理論、管理手段及管理模式等技術環境發生了深刻變革。信息一體化的檔案管理模式集各種檔案信息于一體，方便進行綜合管理、開發，具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內容的全面性、信息輸出的綜合性等特點，更加適應時代發展，滿足工作需求。

二、檔案管理信息化建設應注意的幾個問題

（一）隊伍建設有待提升

據有關調查，檔案管理人員系統經過專業培訓的不到30%，參加過相關檔案知識入門培訓的僅有77%，48%的對計算機軟件操作運用不夠嫻熟，還有34%的身兼數職，對檔案管理工作精力投入不夠。部分單位甚至缺少專職檔案管理人員，檔案研究性人才少，檔案管理人員流動性大，業務難以提高，培訓趕不上形勢，導致檔案材料不能及時補充完善，檔案業務水平的提高和信息化建設速度也受到影響。

（二）思想認識存在偏差

檔案信息化是指檔案部門在充分運用現代信息技術的基礎上，通過對檔案信息進行采集、傳輸、整理、開發和利用，提高檔案信息資源的應用和共享程度，從而全面提高檔案信息化和檔案處理的效能、效率。但受限于編制、經費等客觀因素影響，不少部門和管理人員對檔案管理的信息化建設存在看輕、看淡、因循守舊等錯誤認識，在信息化建設方面動作不夠、力度不大。

（三）對新情況新問題研究不夠

除了建立電子檔案、對紙質檔案實行信息化管理外，在推進檔案管理制度改革中也會出現如何確保原始性、真實性、安全性等一系列新情況新問題，檔案工作如何與時俱進，又好又快地發展，充分發揮職能作用，更好地為實際工作服務，都需要給予足夠重視和及時研究。

三、對當前檔案管理工作的建議

（一）注重法治為本，規范檔案管理制度

科學籌劃，努力加強檔案法規體系建設，圍繞中心工作，調研制定相關業務文件，做好配套制度建設，全面推進檔案法治建設，依法加大檔案管理違法違紀案件查處力度，進一步健全完善檔案行政執法機制，注重加強網絡檔案防護力度，大力推進依法行政，制定中長期檔案法制宣傳教育規劃，加強檔案管理人員懂法用法能力，不斷提升法治意識，大力推進檔案治理法治化，基本形成依法行政、有效監督、高效服務的檔案法治體系，努力提升運用法治思維和法治方式治理檔案的能力與水平。

（二）注重安全為要，守住管理安全底線

依法保障和落實檔案工作職責，強化單位負責人對檔案工作和檔案的真實、完整、安全負責的責任機制。要加強檔案館室基礎設施建設，采用先進的安全保密技術、設備和材料，加強科技支撐作用，切實改善檔案保管保密條件；建立健全“三位一體”安全防范體系，推進建立檔案信息系統等級保護、分級保護制度，落實檔案安全風險評估指標體系，加大檔案實體與館庫、檔案網站與信息系統，以及安全保密制度執行情況的專項檢查，規范檔案中介服務，確保檔案安全可靠、可控、可信賴。

（三）注重創新為基，把握正確發展方向

圍繞檔案信息化建設主題，檔案信息服務的深度和廣度都將發生深刻的變化，服務的方式和手段也將由原來簡單的手工操作向更加方便、快捷的網絡化服務轉變。這些變化要求檔案工作人員要適應新形勢、新變化，轉變觀念，在繼續做好檔案傳統業務工作的基礎上，努力實現檔案工作信息化。在檔案鑒定、整理、編目、統計等環節中，積極采用信息化手段，并根據信息化特點，進行流程再造，提高檔案工作的效率和質量。同時，創新檔案服務模式，提供網絡化檔案查詢、利用，全面提升檔案服務水平。

（作者單位：青島市城陽區衛生和計劃生育局綜合監督執法局）