基于知識服務的事業單位檔案管理模式的構建

牟河靈

摘 要：經濟全球化發展背景下，我國將現今經濟社會的發展定義為知識經濟的發展時代。當前，事業單位作為我國重要的組織機構，順應時代社會發展的潮流，在知識的基礎上建立能夠適應自己的以知識服務為基礎的事業檔案管理模式，這一模式是當前事業單位檔案工作的重點同時也是未來重要的發展方向。

關鍵詞：知識服務；事業單位；檔案管理；模式構建

隨著我國現代社會經濟的高水平發展，隨著而來的是與社會經濟發展向相適應的生產生活方式。第三次科技革命的到來，為整個世界的社會進步提供了一種全新的動力支撐，同時產生了一種全新的經濟形態，及知識經濟。知識經濟社會的發展無疑要求“知識”的重要作用，讓知識的力量滲透到現今國民生產生活的各個層面，力圖通過世界的力量改變世界，為社會的可持續發展提供持續的動力支撐。現今，事業單位作為我國社會生產生活中重要的組成部分，在其發展的過程中為了能夠最大限度的發揮其作用，促使其功能的全面化，并且為了保證其持續發展，其有必要在當前社會發展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式，健全檔案管理工作，促進事業單位的高水平發展。

1 知識服務基礎上事業單位檔案管理的介紹及必要性分析

知識服務基礎上事業單位檔案管理是對檔案的收集、整理以及后期的保存管理與現代化信息技術完全結合在一起，利用現代化信息技術創新一種全新的檔案管理模式，這同時也是與傳統的檔案管理模式最大的區別。知識服務基礎上事業單位檔案管理模式的構建指的是檔案管理能夠科學有序的進行，能夠使用配備完善的高新技術，并且在完善的現代化檔案管理制度的范圍內，提高檔案管理工作的水平。

當前知識服務基礎上事業單位檔案管理是非常必要的，其中一方面這是現今知識經濟社會發展的必然結果；另一方面現代化信息技術的告訴發展再加上現今事業單位的工作量及工作的按年度在日益的增大，所以建立一種學、有序的檔案管理模式是非常必要的。在事業單位現實發展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式能夠是檔案管理的流程更加標準化，檔案管理工作的管理力度進一步強化，能夠在繁重的工作中尋找工作正常進行的發展契機，能夠為事業單位檔案管理工作的持續進行奠定重要的基礎。此外，事業單位檔案管理工作本身具有非常重要的作用，其是事業單位今后加強工作的依據憑證，所以改變傳統的檔案管理模式建立一種全新的以知識服務為基礎的檔案管理模式是必要的。

2 知識服務基礎上事業單位檔案管理模式構建應遵循的原則

2.1 目標實現的原則

事業單位在進行檔案管理模式創新構建的過程中，應該在一定的目標指引下進行，力圖通過檔案管理工作的調整促進此目標實現的最大化。對于事業單位來講其最主要的目標并不是實現經濟利益的最大化，而是提供經濟、政治、社會、文化等方面提供幫助的由國有資產出資設置的。事業單位的工作目標一般都是隱形的、潛在利益化的，但是這并不代表其沒有目標而言。雖然檔案管理工作不能直接促成事業單位目標的實現，但是其規范管理可以為事業單位目標的實現提供強大的動力支撐。

2.2 系統集成的原則

事業單位構建以知識服務為基礎的檔案管理模式是一項比較系統的工作，這一工作的進行需要各個方面的協調合作，這就需要其在具體構建的過程中需要遵循系統集成的原則。具體而言這一原則指的是事業單位在具體構建的過程中應該妥善處理管理機制、管理體制以及管理流程三者之間的關系。同時事業單位的上層管理人員應做好指導、支持與監控的工作，檔案管理的具體工作單位接受被指導、被支持、被監督的工作，通過加強事業單位檔案管理人員與管理層的合作與交流，共同促進以知識服務為基礎的檔案管理模式的構建。

2.3 資源整合的原則

事業單位檔案管理構建以知識服務為基礎的模式不僅僅是實現檔案管理科學有序的進行，而且同時要實現資源的整合。事業單位在檔案管理模式的全新構建中要能夠對檔案資源順利的實現科學的轉化、創新，通過檔案的收集、管理、服務等多方面工作的調整提高事業單位檔案管理的水平。檔案管理本身作為一個比較系統的部分，其存在本身就含有矛盾，如果檔案管理人員不能夠對這些矛盾加以處理，那么將會造成檔案管理資源的浪費，所以新模式的構建要能夠從環節檔案管理內部、外部的矛盾，實現資源的整合，促進檔案管理工作的順利進行。

3 知識服務基礎事業單位檔案管理模式構建的具體實施步驟

3.1 知識服務基礎事業單位檔案管理體制的完善建立

事業單位以知識服務基礎的檔案管理模式的構建首先應該在原有管理體制存在的基礎上建立一種適合知識型管理模式存在的管理體制。管理體制指的是事業單位管理層各級系統之間的組成方式和構成關系。事業單位以知識服務為基礎的檔案管理模式構建主要從文化理念、人員組織結構以及管理制度三方面進行的。其中文化理念在事業單位檔案管理單位中的弘揚是非常重要的，努力的在事業單位形成一種知識型管理的檔案文化，使工作人員在知識文化理念的熏陶下做好檔案管理工作，在大檔案管理理念的指導下，積極的創新，而人員組織結構的科學構建是整個事業等單位的核心組成部分，知識型檔案人員組織結構的構建主要是通過專職檔案管理工作人員隊伍的建立，這部分人員并應同時具備檔案管理的專業知識和一定的科學文化知識；其次是對散落在其他管理部門的檔案管理人員，這部分管理人員應熟知新型檔案管理模式的流程和基本工作理論，強化其檔案保存價值的認識，從人員組織結構加強組織人員的知識服務能力與工作水平；此外，對于管理制度的構建主要是在以檔案收集為主要目標的情況下，制定檔案適合事業單位檔案陳本核算和質量控制的制度，同時強化建立以服務為導向的檔案歸檔后的制度建立，增強檔案存在的知識服務的作用。

3.2 知識服務基礎上檔案管理機制的強化完善

在知識服務型檔案管理體制構建的基礎上，建立與其相適應的知識服務型檔案管理機制是必要的工作環節。知識服務型檔案管理機制的建立主要是通過運行機制和監控機制兩個方面進行的。其中運行機制的知識服務化是要在現代化信息技術的發展基礎上構建的，通過利用信息化技術手段在事業單位內部建立依靠計算機網絡系統為主的檔案管理運行機制，大部分工作依靠網絡系統進行工作，提高檔案管理的知識化傾向，知識服務基礎上檔案管理模式的構建在電子化檔案使用的基礎上不能完全的放棄紙質檔案管理模式的運用，通過現代化信息技術構建監控、反饋機制加強對以知識服務為基礎的電子檔案管理運行機制的監督，同時構建完善的監控機制。

3.3 知識服務基礎上檔案管理流程的科學規劃

知識服務基礎上檔案管理流程是貫徹以知識服務為導向的管理體制及管理機制的重要環節，管理流程的的科學規劃最重要的就是體現在管理流程的標準化建設及使用檔案資源從生成、收集、保存利用給管理過程加強檔案知識資源的整合使用。檔案知識資源的整合并不是單純的對檔案進行歸檔與整理，更重要的是實現檔案資源的“創新利用”，提高利用效率。此外，能夠利用現代化信息技術條件構建專門的檔案引擎搜索系統及檔案服務系統，這樣可以促使檔案工作人員通過操作計算機系統調出自己需要的檔案，這一環節的建設是實現檔案管理知識服務型的關鍵內容。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理模式的構建在以知識服務為基礎上進行此項工作是當前進一步提高事業單位工作水平和工作效率的重要做法。所以，相關事業單位應從管理體制、管理機制及管理流程等方面全方位的促進事業單位以知識服務為基礎的模式的構建。

參考文獻

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