提高檔案查閱效率的幾點思考

摘 要：本文主要對如何提高檔案查閱效率進行了討論。首先對人事檔案管理工作進行了簡單的介紹；然后分析了檔案查閱工作中存在的問題，包括對查閱工作不夠重視、查閱方式單一等；并針對存在的問題，著重討論了提高檔案查閱效率的措施。

關鍵詞：檔案；查閱；效率

1 引言

傳統的檔案管理工作由于其制度和管理人員素質等原因，檔案查閱效率低下，通過對傳統檔案管理方式的改進可以實現檔案查閱效率的提高。

2 人事檔案管理內容及現狀

人事檔案管理是指本行為提高員工人事檔案的管理質量和利用效率，而從檔案資料的收集、整理、鑒別、分類、歸檔以及查閱、轉遞等環節實施一系列規范化管理的過程。人事檔案是指組織人事部門按照黨的干部政策，在人員培訓、選拔、任用等工作中形成的記載員工經歷、政治、思想、品德、作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據，可分為檔案正本和檔案副本。

人事檔案管理的目的是為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據，特制定本管理制度。

人事檔案管理的范圍是員工人事檔案是企事業單位在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據。

我國人事檔案管理現狀可以概括為兩句話，一是大都采用傳統分散式管理方式，導致效率低、信息不流通、部門繁亂；二是現階段我國人事檔案改革起來比較困難，來自各方的阻力比較大。

3 檔案查閱工作中存在的問題

3.1 對檔案查閱不夠重視

雖然人事部門對于檔案管理投入了人力、物力、財力，但是受到傳統觀念的影響，領導對于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對于檔案管理人員的安排也很隨意，大多數是由兼職人員來管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內，附屬于辦公室，工作環境比較封閉，和外界交流較少，容易被領導忽視，檔案查閱效率自然上不去。

3.2 檔案管理人員素質不高

在檔案管理人員你的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長、非檔案管理專業、文化程度不高的人員安排在檔案管理工作上去，他們認為檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業知識。但是在實際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時還要利用計算機去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業知識。

3.3 檔案查閱方式單一

在檔案管理工作中，并不是所有的企業都有一套完整而獨立的人事檔案管理軟件，很多中小型企業還是依靠手工來對檔案進行查閱，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏的現象。

3.4 檔案管理制度不健全

檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統，管理尚未達到規范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規范化的管理，在擺放、查詢流程中出現諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

3.5 檔案管理的信息化水平低

傳統的人事檔案管理，還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求。配套的軟件也跟不上人事檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。在人事檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致人事檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對人事檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致人事檔案的一系列問題。以上情況都會降低檔案查閱的效率。

4 提高檔案查閱效率的建議

4.1 提高對檔案查閱的重視度

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，檔案管理部門的領導應該更加重視檔案查閱工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。檔案查閱工作的是一項非常重要的工作，它是對過去工作的記錄和反映，以供人們參考、利用。是以后工作得以順利開展的強大支撐。

4.2 提高檔案管理人員素質

加強檔案管理員的素質培養迫在眉睫。對檔案員要定期培訓，提高他們的專業知識和對檔案工作的認識，并進行專業繼續教育。除此之外，檔案管管理人員還要學會檔案的立卷與編訂。隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高檔案管理工做的服務質量。

4.3 引入電子化檔案查閱方式

電子化檔案查閱方式要做到軟硬件的保障。在硬件方面，計算機相比傳統人事檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于人事檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于人事檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現人事檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.4 健全檔案管理制度

建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據可查。對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。招聘素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對檔案崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。

4.5 提高檔案管理的信息化水平

人事檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現人事檔案更新的及時性、四是實現人事檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。人事檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

5 總結

本文就我國人事檔案管理中檔案查閱效率這一問題給出了一些改進措施，包括：提高對檔案查閱的重視度、提高檔案管理人員素質、引入電子化檔案查閱方式、健全檔案管理制度、提高檔案管理的信息化水平。通過對檔案管理中存在的問題給出一些針對性的意見，希望能對我國檔案管理工作有所幫助。

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作者簡介

孫暢暢（1984-），女，山東濟南，本科，畢業于山東財政學院，助理館員，研究方向：檔案管理。